Однодневная командировка

Обычно оформление командировки выполняется по стандартным лекалам, и ничего сложного в нём нет.

Но иногда может возникнуть необычная ситуация. К примеру – однодневная командировка. Её оформление в первый раз иногда вызывает затруднения, ведь непонятно, чем именно оно должно отличаться от обычного. Разбираемся с тем, как такая командировка оформляется, что делать с документацией, какие предписания у законодательства по поводу оформления, а главное – как она оплачивается.

Командировка на один день

Как устанавливает трудовое законодательство, командировкой является поездка в другой город или страну, предпринятая по указанию руководства, чтобы выполнить рабочее задание. Она должна быть оформлена, расходы зафиксированы и оплачены. Если же работник отправляется по собственной инициативе, то это не будет командировкой, соответственно, и его расходы не оплачиваются.

Помимо этого, есть профессии, подразумевающие работу в пути. К примеру, водители-дальнобойщики, экспедиторы, экипажи судов – морских, воздушных и так далее. Для всех них – то есть людей, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, и во многом состоит именно из них, командировка не оформляется.

Работник с чемоданом

Для всех остальных она должна оформляться, даже если является однодневной – а среди работодателей бытует заблуждение, что если поездка совершается в течение одного дня, то её можно не оформлять и не считать командировкой. Но, согласно законодательству, рабочая поездка не имеет минимального срока.

Кто может быть в неё отправлен

Есть определённые ограничения относительно лиц, отправляемых в однодневную командировку. Так, нельзя отправить человека, не имеющего трудового договора с компанией, значит не являющегося её сотрудником. Запрещено отправлять в командировки беременных.

Имеются также категории, которых можно посылать в рабочую поездку лишь в случае острой необходимости и невозможности заменить другими, при этом обязательно заранее получить их письменное согласие. Это:

  • несовершеннолетние работники;
  • трудящиеся по ученическому договору;
  • женщины с детьми младше трёх лет;
  • родители либо опекуны, осуществляющие воспитание ребёнка без супруга;
  • работники, осуществляющие уход за недееспособными родственниками;
  • инвалиды, для которых командировки нежелательны по состоянию здоровья.

Нарушение указанного является деянием, наказуемым в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Однодневная командировка совместителя

Ещё один важный момент – оформление командировки для совместителя. В нём есть определённые нюансы, потому опишем сразу краткий алгоритм:

  • получить его письменное согласие;
  • выдать справку о направлении в командировку;
  • он договаривается на другой работе об отсутствии – берёт отгулы либо отпуск за свой счёт;
  • дальнейшее оформление проходит как обычно – а о том, как оно проходит обычно, ещё будет рассказано.

Основное отличие ясно: необходимо заручиться согласием самого работника, поскольку поездка повлечёт для него определённые неудобства.

В связи с этим необходимо заранее договариваться с принимаемым по совместительству относительно командировок, если они предполагаются, и подписывать соответствующие документы.

Сроки

Трудовой кодекс не ограничивает служебную поездку по срокам, нет никаких особых рекомендаций по этому поводу со стороны юристов – то есть командировка вполне может быть однодневной и всё равно должна оформляться соответствующим образом.

Календарь

Интересно, что в отличие от минимального, по максимальному сроку с недавних пор появилось чёткое ограничение: командировка не должна длиться более 40 дней, причём сюда входят и нерабочие дни, которые оплачиваются в двойном размере. Впрочем, если есть необходимость продержать работника в командировке дольше, проблема решается довольно просто: по истечении максимального времени рабочая поездка закрывается, после чего сразу же оформляется вторая. Но вернёмся к однодневным командировкам – как осуществляется их оформление?

Документальное оформление

Пусть срок рабочей поездки и составляет всего день, но она тоже должна быть правильно оформлена. А по этапам процесс оформления выглядит так:

  • Начальник департамента объясняет руководителю организации, что сотрудника требуется отправить в рабочую поездку, для чего заполняется служебное задание (форма № Т–10а, её образец прилагается к статье), отражаются цели и задачи командировки.
  • Выпускается приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9, либо Т-9а, если их направляется несколько. Образцы также прилагаются. Допускается и использование другой формы, принятой на предприятии.
  • На основании приказа осуществляется выдача сотруднику авансовых средств на оплату командировочных расходов.
  • Специалист отдела кадров отмечает отбытие в табеле специальным кодом.
  • После возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт, отражающий произведённые затраты. При поездке на личном транспорте составляется служебная записка, в которой указывается маршрут и затраченное на неё топливо.

Оформлять командировку, начиная с 2017 года, стало существенно проще. Раньше было необходимо оформить для дальнейшего предоставления в контрольно-проверяющие органы при необходимости множество документов, во многом дублировавших друг друга. Например, обязательно было оформлять командировочное удостоверение, что вызывало сомнения в его необходимости для случаев, когда длительность командировки составляет всего день. Теперь обязательные командировочные удостоверения отменены.

Единственным обязательным документом, который может быть подвергнут проверке, является приказ.

К тому же нет единой формы приказа, и каждая компания может использовать свою вариацию. Служебное задание и командировочное удостоверение можно теперь не оформлять, впрочем, в некоторых компаниях они по-прежнему продолжают использоваться – тогда то, что они обязательны, необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах.

Оформление

Перестал быть актуальным журнал учёта командированных. Раньше велись сразу два журнала, в одном нужно было учитывать отбывающих сотрудников, а в другом – прибывающих из иных организаций. Теперь вести их не нужно, а чтобы учитывать выбывших требуется лишь вносить в табель соответствующие отметки. А именно: под датой поездки для командированного сотрудника ставится К либо 06 – код, обозначающий отбытие в рабочую поездку. Количество часов даже для однодневных командировок указывать не нужно.

Предоставление отчета

Образец отчёта приложен к статье, кратко разберём его содержание. Отчёт состоит из трёх листов. На первом указываются реквизиты, далее работник указывает, какие суммы были им потрачены, также делается бухгалтерская запись. На втором листе даются итоговые цифры, он подписывается бухгалтером после проверки. Третий лист – детализация расходов. Здесь необходимо зафиксировать все документы с подтверждением расходов, после чего отчитывающийся ставит подпись, подтверждая произведённые расходы, а также то, что суточные ему были выданы. В качестве приложений к отчёту выступают документы, подтверждающие сделанные траты.

Заполняется отчёт вернувшимся из командировки сотрудником и бухгалтером. Если всё оформлено верно, руководитель ставит на него подпись и тем самым заверяет его. Если из отчёта следует необходимость возместить средства сверх выданных авансом, они покрываются компанией. Иногда часть средств оказывается так и не потраченной, тогда необходимо сдать излишек в кассу компании.

Оформляется отчёт в одном экземпляре, прилагающиеся к нему чеки, квитанции и другие документы приклеиваются на лист А4. Отметим, что отчёт необязательно должен составляться в соответствии с прилагающимся образцом, иногда на предприятии имеется собственная утверждённая форма. Более того, с 2015 года он не является необходимым. Согласно законодательству, каждая компания вправе сама определять, нужен ли он. Отчёт может использоваться как обоснование того, почему командировка была необходима, а если её цель не достигнута, то в нём следует указать причины, по которым это произошло.

Суточные за один день командировки

Если командировка всего на один день, как она оплачивается? Бывают командировки на небольшое расстояние, при которых сотрудник имеет полную возможность возвращаться домой каждый день – и если он делает это, то суточные выплачиваться не должны. Однако при единоразовой поездке длительностью в сутки (то есть не менее 24 часов) суточные должны выплачиваться, равно как и производиться оплата расходов.

Монеты в руках

Бухгалтеров часто волнует, необходимо ли взимать НДФЛ из суточных за командировку, длившуюся всего лишь день? И здесь нельзя дать однозначного ответа. С одной стороны, известны судебные решения о выплате НДФЛ за такие командировки, поскольку суточные были признаны источником дохода, с которого, соответственно, физическое лицо должно платить этот налог. А с другой стороны – выносились и прямо противоположные решения, и требования налоговой инспекции признавались неправомерными. Словом, полной определённости в этом вопросе нет.

Интересен и вопрос страховых взносов с суммы суточных.

Нужно ли их начислять при однодневной рабочей поездке? Нет, такой необходимости нет, в пределах установленных Налоговым кодексом сумм они не выплачиваются (до 700 рублей для командировок по стране, до 2 500 рублей – за границу).

Командировочные расходы

Помимо выплаты суточных, работодатель должен будет возместить расходы, понесённые сотрудником в поездке. Какие именно расходы квалифицируются, как командировочные и должны быть возмещены?

  • Затраты на поездку как к месту работ, так и обратно.
  • Расходы на аренду номера либо квартиры.
  • Суточные.
  • Иные траты, которые оказались необходимыми для выполнения поставленной задачи, сделанные с разрешения работодателя.

В последнюю категорию может попасть много всего разного, вплоть до представительских расходов, если предполагается ведение деловых переговоров. Кроме этого, иногда по договорённости могут оплачиваться и другие расходы – к примеру, питание в командировке.

Относительно затрат на поездку могут возникать разные толкования того, попадают ли в них и затраты на проезд по самому городу – в частности, затраты на такси. Эти затраты не входят в данную категорию, и работодатель их оплачивать не обязан, но может делать это по согласованию с сотрудником, при этом должны быть предъявлены подтверждающие расходы документы.

Есть и расходы, которые обычно оплачиваются работодателем заранее, но иногда могут быть оплачены и после. Сюда входят суммы на составление виз и иных документов при командировке за границу, сборы за въезд, транзит транспортных средств и тому подобные затраты.

Точный порядок, в котором должны возмещаться расходы, а также размеры, в которых производится возмещение, устанавливаются, согласно локальным актам, действующим в компании.

Если поездка будет совершена на личном либо служебном транспорте, то подаётся служебная записка с обоснованием необходимости его использования, указанием маршрута и определением примерной стоимости. Чтобы подтвердить траты, затем должны быть предъявлены чеки, полученные на заправках, после чего работодатель должен будет компенсировать стоимость топлива.

Все документы и чеки необходимо подать в бухгалтерию для расчёта в течение трёх дней после возвращения из командировки.

Что касается оплаты дней, проведённых в командировке, то если это поездка на один день, всё равно действуют стандартные правила. То есть, если этот единственный день является обычным рабочим, то работник получает за него среднюю заработную плату. Если же он выпал на выходной или праздник, то сотрудник получит удвоенную сумму. Речь идёт именно о средней заработной плате, а не об однодневной. Если текущий однодневный заработок ниже среднего за период, то его выплата вместо среднего будет нарушением законодательства, за который организация может понести ответственность по статье 5.27 КоАП.

Образцы документов

Форма АО-1 бланк
Бланк формы Т-9
Бланк формы Т-9а
Форма Т10а

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Подписывайтесь на нас в Fecebook

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург