Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация за отпуск, если тот не был использован, выплачивается как при увольнении, так и по желанию самого работника, если он продолжает трудиться в компании.

При определении того, в каком размере выплачивать эту компенсацию, есть немало нюансов. Существуют установленные правила расчёта и формулы. Давайте разберем методику на конкретных примерах.

Право на получение выплаты

Чаще всего необходимость компенсировать неиспользованный отпуск возникает при увольнении работника, так как у него есть право на компенсацию за все дни, что он не использовал, относящиеся как к основному отпуску, так и к дополнительному. Есть и исключение: если работника увольняют в связи с его виновными действиями, то претендовать на выплату он не сможет. В обычном же случае начисление отпускных при увольнении должно быть ему сделано непосредственно в последний день работы. Даже если работник увольняется в порядке перевода, компания всё равно должна будет компенсировать дни отпуска, которые уходящий сотрудник не успел отгулять.

Однако, есть и другой вариант – не только при увольнении выполняется компенсация неиспользованного отпуска, но по соглашению сторон все, что свыше 28 дней также может быть заменено деньгами. С такой инициативой должен выступить сам работник, у компании же есть право как принять это предложение, так и отклонить его. В любом случае начинается всё именно с письменного заявления работника, до появления которого данный вопрос не может рассматриваться работодателем.

Здесь нужно обратить внимание на то обстоятельство, что не каждой категории работников позволено проводить такую замену – она не допускается для:

несовершеннолетних;
беременных;
занятых на вредном или опасном производстве.

Всем этим категориям нельзя менять свои выходные на деньги. Для последних речь идёт о дополнительном отпуске.

Правила расчета компенсации

Параметры для расчета

Первое затруднение, которое может появиться – как определить, на сколько именно дней может претендовать сотрудник. В первую очередь это актуально, если ведётся расчет отпускных при увольнении, а значит, необходимо сделать компенсацию лишь за часть отпуска.

В ТК чётко указано, что временным работникам, подписавшим договор не более чем на два месяца, полагается по два дня за каждый месяц работы (статья 291) – а вот про остальных таких же точных указаний не дано. Потому применяется следующее правило, чтобы рассчитать количество дней отдыха, заработанное сотрудником: следует общее количество дней, положенное за год, разделить на 12 месяцев, из чего будет выведено, сколько дней он зарабатывает за месяц труда. Так, если всего работник за год получает 36 дней отпуска, то в месяц добавляется 36 / 12 = 3. А значит, если он устроился в январе и уволился в конце сентября, ему положено компенсировать то, что накопилось за 9 месяцев работы. За них сотрудник заработал 9 x 3 = 27 дней. Отметим также, что поскольку двенадцатый месяц – непосредственно сам отпуск, то если он проработает 11 месяцев, то считается, что год отработан целиком, то есть он получит право не на 11 x 3 = 33 дня, а на все 36.

Больше того, даже если не было отработано полных 11 месяцев, а лишь 10 и более половины одиннадцатого, всё равно они считаются за полный год.

Кроме того, на полную компенсацию имеют право и работники, уволенные из-за ликвидации предприятия или его подразделения, или призыва на военную службу, если они проработали хотя бы более пяти с половиной месяцев.

Ещё один важный нюанс – подсчёт числа месяцев, за которые даются дни. Включаться в них должен каждый месяц, в течение которого работник отработал более половины, а вот если он болел либо брал отпуск без содержания или по ещё каким-либо причинам отсутствовал столь долго, что проработал менее половины, то этот месяц будет исключаться из расчёта. Для примера можно дополнить приведённый ранее пример с сотрудником, работавшим с января по сентябрь: допустим, он брал больничный в феврале на неделю, и в апреле на три недели. Это значит, что февраль будет включён в расчёт наравне с другими месяцами, а вот апрель полностью из него исключен, и получить компенсацию этот сотрудник сможет лишь за 8 месяцев.

Когда известно число положенных сотруднику дней, нужно будет узнать второй параметр – его среднюю заработную плату за сутки. После этого останется перемножить два этих значения, и будет получена полная сумма компенсации, которую должно выплатить предприятие.

Чтобы узнать среднедневную заработную плату, необходимо:

Определить общую сумму оплаты за последний год. Если сотрудник не проработал столько времени, то берётся тот период, в течение которого он работал.
Определить общее количество отработанных дней за данный период. Для полностью отработанного месяца берётся значение 29,3, а для не полностью – проводится отдельный расчёт: нужно вычесть не включаемые в расчёт дни из общего количества дней в месяце, после чего умножить полученную сумму на 29,3 и разделить на количество дней в том месяце, для которого выполняется расчёт.

Формула расчета

Формул будет несколько, потому что необходимо сначала отдельно рассчитать средний заработок и количество дней отпуска, заработанных сотрудником, а затем уже на основе этих двух параметров вычислить сумму компенсации. Отметим: зная все параметры, вы можете воспользоваться одним из калькуляторов для расчёта отпускных онлайн, которых сейчас немало в интернете, но всё же рекомендуем делать это самостоятельно.

Начнём с формулы для расчёта среднего заработка, у которой, в свою очередь, важны два главных параметра – общий заработок и количество отработанных дней – именно из них будет выводиться средний заработок. Общий заработок обычно просто устанавливается по документам, а вот количество отработанных дней необходимо рассчитать по месяцам.

Если месяц отработан полностью, то с ним всё ясно, но вот для не полностью отработанного месяца понадобится отдельный расчёт.

Его формула будет выглядеть так:

До = (Дм – Дп) x 29,3 / Дм

Дм здесь – общее количество дней в месяце, к примеру, 30 для апреля и 31 для мая.
Дп – дни, которые были пропущены, и не должны включаться в расчёт.
До – отработанные дни, которые затем будут использоваться в основной формуле.

Теперь осталось вывести средний заработок:

Зср = З / (M x 29,3 + До)

Здесь:

Зср – собственно, средний заработок.
М – число отработанных полностью месяцев.

Готово, мы узнали, каков средний заработок. Теперь нужно установить второй компонент для итоговой формулы – а именно, сколько дней заработал сотрудник. Здесь всё просто – общая продолжительность его отпуска за год просто делится на 12, то есть количество месяцев в году, а затем умножается на количество отработанных им месяцев:

Оз = О / 12 x М

О здесь отпуск за год работы, Оз – заработанный отпуск, а М – число отработанных месяцев.

Теперь оба параметра выведены, и чтобы высчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск к выплате остаётся перемножить их:

К = Зср x Оз

Но это формула для случаев, когда работник не использовал ни дня из своего отпуска. А иногда он мог по ходу года взять его часть, и тогда формулу следует дополнить:

К = Зср x (Оз – Ои)

Ои здесь использованные дни отпуска. То есть, сначала из заработанного отпуска вычитается уже использованный, и выводится, какова продолжительность неотгулянного отпуска, а затем всё так же. На этом всё – К, то есть компенсация, подсчитана, осталась выплата отпускных.

Примеры расчета

Теперь нужно лишь проиллюстрировать приведённые формулы на конкретных примерах расчёта. Начнём с самого простого примера расчёта того, сколько дней положено сотруднику – в примере продолжительность отпуска за год минимальная по закону, а месяцы отработаны целиком. Если работник всего отработал семь месяцев, то расчёт будет основываться на одной из приведённых формул (Оз = О / 12 x М). Подставим цифры: 28 / 12 x 7 = 16,33.

Как видите, число получилось с дробями. Для дальнейшего расчёта его нужно будет округлить, и здесь возникает интересный нюанс – согласно правилам арифметики, оно округляется до 16, однако, согласно указаниям Министерства здравоохранения и социального развития, при вычислении количества дней в заработанном отпуске округление проводится исключительно в пользу работника. Следовательно, необходимо округлять до 17. Вместе с тем округлять до целых – необязательно, главное требование – чтобы в дальнейшем расчёте не было периодических дробей, а в нашем случае ситуация именно такая – потому можно округлить число лишь до сотых, то есть 16,34.

Теперь необходимо рассчитать средний заработок. Если общий заработок сотрудника за эти семь месяцев составил 195 000 рублей, то нужно будет применить уже приводившуюся формулу – Зср = З / (M x 29,3 + До)

Подставляем цифры и считаем: 195 000 / (7 x 29,3) = 950 рублей 76 копеек.

Теперь остаётся лишь умножить средний заработок на число дней, за которые нужно сделать выплаты:

950,76 x 16,34 = 15 575 рублей 42 копейки – итоговая сумма, которая должна начисляться работнику.

Теперь усложним расчёт. Что, если в одном из месяцев было пропущено 15 дней (предположим, в мае)? Необходимо будет применить первую из приведённых ранее формул. Выглядеть это будет так:

(31 – 15) x 29,3 / 31 = 15,12 – и это число будет подставлено в следующую формулу – ту, по которой ранее мы вели расчёт Зср. Получится следующее:

195 000 / (6 x 29,3 + 15,12) = 1 021,37 – как видите, результат изменился.

Проведём ещё одно изменение – пусть работник по ходу года уже брал 4 дня отпуска. Тогда дальнейший расчёт будет таким:

1 021,37 x (16,34 – 4) = 12 603 рубля 71 копейка – именно таким окажется возмещение при изменённых параметрах.

Как видите, на деле подсчитать всё правильно далеко не так сложно, как может показаться на первый взгляд.