Печать в трудовой книжке

Печать в трудовой книжке при увольнении должна быть поставлена в обязательном порядке. Перед тем как стороны трудовых отношений подписывают договоренность о профессиональном сотрудничестве, претендент на должность обязан предъявить ряд документов. Одним из таких является трудовая книжка.

Указанный документ является основным источником информации, который отражает всю биографию профессиональной деятельности человека. Подлинность книжки может быть удостоверена только подписью должностного лица, наделенного полномочиями соответствующего характера. В сфере трудовых отношений таким лицом в большинстве случаев является руководитель компании. Его подпись всегда заверяется печатью организации.

Не исключение здесь и отметка об освобождении от занимаемой должности и исключении из штата компании.

Запись в трудовой книжке

В трудовую книжку вносятся все отметки, которые относятся к профессиональной деятельности, осуществляемой тружеником.

Здесь имеются в виду:

• дата назначения человека на должность;
• название профессии, по которой работающий будет трудиться;
• переводы на другие места;
• увольнение из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
• основание для внесения записи, то есть номер и дата оформления соответствующего приказа руководителя.

В личную рабочую книжку также вносятся отметки о мерах поощрительного характера, которые применялись к человеку. Исключением являются лишь сведения о примененных к труженику мерах воздействия дисциплинарного характера. Они в книжку не вносятся.

Любая отметка производится с соблюдением определенных обязательных условий. Прежде всего, каждая запись вносится в хронологическом порядке, то есть при наступлении тех или иных обстоятельств. Каждая отметка имеет свой порядковый номер. Запись производится сотрудником, который наделен определенными полномочиями. На практике таковыми чаще всего являются кадровые специалисты.

Заполняется документ канцелярскими ручками синего, черного или фиолетового цветов.

Основанием для записи является приказ руководителя организации. Внесенные отметки по своему содержанию должны точно соответствовать формулировкам распоряжения начальника. Какие-либо сокращения, исключения и дополнения не допускаются.

Заверение записи об увольнении

Безусловно, в большинстве случаев все записи в трудовой заверяются подписью руководителя компании. Это касается и заверения записи об увольнении.

Однако в организациях с большой численностью такими полномочиями может быть наделен и другой труженик, например, кого-либо из заместителей директора. Такое должностное лицо назначается приказом руководителя. Для такого сотрудника должна быть оформлена доверенность.

Для реализации своих полномочий работающий должен проставить свою личную подпись под отметкой в трудовой. Такая подпись в обзяательном порядке заверяется печатью компании.

Проставление печати

Согласно требованиям, в рабочей книжке всегда ставится печать компании.

Следует отметить, что процедура такого характера действующим законодательством подробно не описана. По сложившейся практике правильным будет выполнить ряд обязательных действий.

Прежде всего, необходимо применять печать, которая используется для заверения документации, касающейся внешних отношений, например, договорного сотрудничества с другими компаниями. В данном случае оттиски для внутренних документов либо угловые штампы неприменимы.

Указанная печать не должна быть проставлена плохо, то есть должна быть читаема. Если по каким-то причинам оттиск получился неразборчивым, проставлять другой поверх предыдущего или рядом не допускается.

Чтобы решить такую проблему лучше всего отменить запись, сославшись на нечеткость оттиска, и сделать другую отметку с нормальной печатью. Некачественный оттиск подлежит немедленной замене.

Правильным будет, чтобы печать проставлялась не тем тружеником, который подписывает отметку, а другим специалистом. Такой подход позволит избежать риска фальсификации сведений. На практике печать хранится у помощника руководителя либо ответственного за делопроизводство.

Подпись ответственного лица

Согласно действующим общим положениям, печати ставятся на подпись руководителя или другого уполномоченного должностного лица. То есть сначала должна быть поставлена подпись, а только после этого проставлен оттиск.

Стоит обратить внимание на тот факт, что уполномоченный сотрудник должен соответствовать следующим требованиям:

• в отношении его должен быть издан приказ руководителя, который наделяет человека такими возможностями;
• необходимо дополнительно оформить доверенность.

Указанные условия не распространяются на самого руководителя, поскольку последний такими полномочиями наделяется при назначении на должность вышестоящей организацией. Это правило всегда указывается в уставе компании.

Однако подписывающий не просто ставит свою подпись. Кроме этого, в обязательном порядке необходимо указывать полное название занимаемой должности. В этом случае сокращения или какие-либо неточности не допускаются. В противном случае возникает риск признания отметки недействительной в случае возникновения разногласий по такому поводу.

Случаи, когда печать не проставляется

Действующие нормы обязывают руководителя любой организации поставить печать в трудовую книжку. Даже указаны обстоятельства, когда ставится оттиск.

В то же время определены случаи, когда выполнять указанное требование нет необходимости.

Хотя общие правила указывают на необходимость использования оттисков компании. В некоторых случаях такая возможность объективно ограничена и соответственно обязанность не может быть использована.

В данном случае речь идет о тех, кто осуществляет свою деятельность, не изготовив штампов и печатей, например, индивидуальный предприниматель, который осуществляет свою деятельность без образования юридического лица.

Последние достаточно часто своих печатей не имеют. Соответственно и проставить в трудовой книжке человека их тоже не смогут. Однако это может повлечь за собой определенные проблемы. Все дело в том, что, если человек оформляется на работу впервые, именно работодатель обязан завести на него трудовую и проставить печать на первой странице указанного документа.

На практике, чтобы избежать проблем, необходимо под любой отметкой указывать, что компания работает без печати.