Материальная помощь при расчете отпускных

Материальная помощь сотруднику – это выплата организации, выполняемая, если одному из её работников срочно нужна поддержка.

Запрос на материальную помощь может сделать каждый сотрудник – но вот будет ли она получена, и полагается ли она, согласно действующим в организации локальным актам и законодательству в целом? Выделяется материальная помощь к отпуску – нередко на предприятиях предусмотрена такая выплата, и стоит знать, каковы особенности её учёта и оформления.

Кто может претендовать на материальную поддержку?

Начать следует с того, что законы РФ не оговаривают случаи предоставления материальной помощи, то есть руководству предприятия даётся возможность самостоятельно определить основные её параметры и указать их в локальных актах.

Она может быть либо системной, либо выборочной. Это зависит от того, каковы финансовые возможности компании. Что до материальной помощи именно к отпуску, то при анализе того, каким из сотрудников она может быть доступна, обнаруживаем следующее: в числе обязательных выплат о ней ничего не говорится (ТК, статья 136), зато есть упоминание о надбавках и доплатах (135, 144). Строгих ограничений не установлено, это значит, что она может быть доступна каждому сотруднику при наличии желания руководства. Работники бюджетных организаций здесь не являются исключением, и материальная помощь тоже доступна каждому. Более того, оказывать помощь им бюджетные организации даже обязаны.

Основные параметры материальной помощи, такие как её размер, случаи, в которых она выплачивается, какие документы надо будет представить – следует зафиксировать в локальных актах. Относительно помощи к отпуску нужно также добавить, что если он разделён на несколько частей, то материальная помощь может быть выдана лишь к первой из них, то есть один раз за год.

А вот отказывают в выплате материальной помощи к отпуску обычно если:

запросивший её сотрудник слишком мало времени провёл на этой работе (как правило, менее полугода);
запрашивается материальная помощь к отпуску при увольнении;
отпуск берётся по беременности и родам, а значит, продлится долго, и организация понесёт большие расходы.

Отдельной строкой вновь про бюджетные организации: в отличие от частных, где всё будет зависеть от принятых на предприятии норм, у бюджетных существует обязательство: материальная помощь к отпуску должна выплачиваться как поощрительная мера к отпускным, выплачевыемым согласно статье 135 ТК РФ, – на это указывает ФЗ №79 статья 50, часть 6 пункт 5. Размер помощи при этом определяется не финансовым положением организации, а чёткими нормами – согласно Приказу Минтруда №163н, материальная помощь к отпуску должна составлять два оклада.

Условия получения материальной помощи

В приказе обычно используют понятие не «материальная помощь», а единовременная выплата.

Она может быть либо поощрительной, либо социальной. Соответственно, в первом случае она оформляется как поощрение за некие заслуги либо просто отрезок времени, проработанный в компании, во втором же необходимо указать определённые обстоятельства, позволяющие претендовать на получение помощи, то есть почему сотрудник нуждается в этих деньгах.

Многое зависит от того, что указано в документах компании. Обычно рекомендуется не прописывать материальную помощь обязательным видом выплат, равно как и не осуществлять её жёсткую привязку к заслугам (на это есть премии). Нежелательно обращаться к фонду оплаты труда – лучше использовать как источник для выплаты прибыль, причём с включенными налогами. Если применяется такая схема, то нет прибыли – нет помощи.

Как получить материальную помощь?

Составление заявления

При оформлении материальной помощи в качестве поощрения не потребуется составлять отдельное заявление.

Вместо этого, непосредственно в заявлении на отпуск формулируется просьба о предоставлении материальной помощи к нему. Если же речь идёт о социальной матпомощи, то необходимо составить отдельное заявление – оформляется оно на имя директора.

Иногда может потребоваться приложить документы, подтверждающие необходимость её предоставления, например, понесённые сотрудником траты. Отдельно можно указать в заявлении сумму, которая необходима – лучше заранее осведомиться о том, в каком объёме помощь может быть предоставлена, и запросить именно эту сумму.

Не установлено единого стандарта, так что заявление на материальную помощь к отпуску можно писать в свободной форме, если на предприятии нет собственного стандарта. Всё же образец такого заявления, чтобы было на что ориентироваться, прилагаем к статье. Везде есть свои нормы, и содержание заявления зависит от стандартов предприятия. Но так как речь идёт о помощи к отпуску, обычно не требуется излагать проблему, из-за которой потребовалось выделять средства, как в случае, если они понадобились, например, в связи с дорогостоящим лечением.

Обращение к работодателю

Как правило, личного обращения к руководству не требуется: тем более, это единовременная выплата к отпуску, и никаких особенных обстоятельств для её получения обычно нет. Так что заявление после составления отдают секретарю, в отдел кадров или в бухгалтерию – смотря по тому, как заведено в компании. После этого оно будет передано директору, который и поставит на него резолюцию: либо выдать в полном объёме, либо удовлетворить частично, с указанием суммы, либо отказать. Если есть особые обстоятельства, которые сотрудник считает нужным изложить, возможно и личное обращение к работодателю.

Если у руководителя нет права принимать решение самостоятельно, либо же он не желает этого делать, собирается комиссия. Обычно она состоит из троих представителей: сам руководитель, главный бухгалтер и председатель профсоюза.

Иногда состав может быть иным. Проводится заседание комиссии, после чего составляется протокол о его итогах и фиксируется принятое решение.

Если оно положительное, то затем составляется приказ. Его образец прилагается к статье, здесь же отразим основные составляющие, которые должны в нём содержаться:

кому будет выплачена материальная помощь;
её сумма;
дата выплаты;
на кого возлагается контроль исполнения приказа;
на каком основании должна быть выплачена (обычно заявление работника);
иногда отдельно указывается, из каких средств необходимо провести выплату – это может быть как прибыль, так и зарплатный фонд или средства профсоюза.

Выплата

Выплата материальной помощи к отпуску производится после того, как в бухгалтерию попадает соответствующий приказ. Следует обратить внимание: несмотря на то, что сама выплата матпомощи чаще всего необязательна (если указания на обратное не содержится в локальных актах предприятие), но после того, как решение о ней уже принято и приказ подписан, необходимо строго выдерживать те сроки, что фигурируют к приказе. Если они не будут соблюдены, то сотрудник получит право на пени за время просрочки, а при долгой невыплате возможно судебное разбирательство, чреватое ответственностью по статье 236 ТК.

Потому не следует обещать сотрудникам матпомощь к отпуску, если нет гарантий того, что её удастся выплатить без всяких проблем. При наличии сомнений в этом следует прибегнуть к созыву комиссии. Если средств нет или сотрудник не заработал право на материальную помощь, при этом действующие на предприятии правила не обязывают предоставлять помощь – рекомендуется просто отказывать в ней.

В каком размере возможна материальная помощь?

Первым вопросом, важным при расчёте размера материальной помощи, будет её налогообложение.

По законодательству (Налоговый кодекс, статья 217) облагаться налогами не будут выплаты по уходу за ребёнком и единовременная выплата женщинам при раннем сроке беременности, а также выплаты менее 4 000 рублей.

Если материальная помощь не подпадает под указанные виды, то она будет обложена НДФЛ по стандартной ставке в 13%. Помимо этого, удерживаются также и страховые взносы в размере 22% – тоже только с суммы свыше 4 000 рублей.

Приведём пример расчёта. Инженер Петров уходит в отпуск, и при этом в соответствии с коллективным договором ему предполагается единовременная выплата в размере 40% от оклада, составляющего 40 000. Следовательно, он должен получить 16 000 рублей. Какая же сумма ему положена в итоге? Для этого нужно рассчитать налоги, которые придётся с неё заплатить.

Сначала вычтем из налогооблагаемой базы вычет в 4 000 рублей – эта сумма не будет облагаться налогами. Из оставшихся 12 000 нужно вычесть сначала 13% НДФЛ:

12 000 – (12 000 x 0,13) = 10 440 рублей – НДФЛ составил 1 560 рублей.

Если бы мы считали заработную плату, то это означало бы, то именно эту сумму и получит на руки сотрудник, в то время как предприятие заплатит за него ещё 22% страховых взносов, то есть:

12 000 x 0,22 = 2 640 рублей.

Но так как речь идёт о материальной помощи, то страховые взносы тоже вычитаются непосредственно из суммы, выплачиваемой сотруднику, а это значит, что получит он в итоге:

10 440 – 2 640 + 4 000 = 11 800 рублей – вместо 16 000, которые выплатило предприятие. Отметим, что материальная помощь при расчете отпускных не учитывается.