Недостача в магазине

Недостачей называют нехватку товаров или денег по сравнению с расчётным количеством.

Недостача в магазине – ситуация крайне неприятная, она может испортить отношения между работодателем и сотрудниками, ведь первая же мысль со стороны работодателя часто относит недостачу именно на счёт сотрудников, за чем могут последовать соответствующие меры.

Возможные причины образования недостачи

Помимо очевидного варианта, что в недостаче виноваты работники, присвоившие себе товары или средства, на деле она может возникнуть ещё по множеству иных причин, так что, прежде чем огульно кого-то обвинять, нужно провести детальную проверку. Что ещё может привести к образованию недостачи?

Снижение цен – если в магазине делаются скидки, то иногда случается, что не все они вовремя попадают в расчёты, в результате чего может возникнуть «недостача», которой при проверке не окажется.
Низкий уровень безопасности – если кассиры недостаточно внимательно относятся к покупателям, то некоторые из тех могут попросту красть часть товаров. Помимо этого, товар может потерять товарный вид, из-за чего его приходится списать, а то и быть съеден на месте. Бороться с этим помогает повышение уровня защиты товара, однако при слишком большом увлечении этим падают продажи. Потому обычно в магазинах делается определённая поправка на потери, связанные с покупателями.
Недобросовестность персонала – это всё же тоже важный фактор. Здесь и просто низкая квалификация, из-за которой портится товар, и хищения. При этом пострадать может совершенно другой сотрудник, неповинный в потерях магазина, либо весь коллектив. Способы борьбы с этим понятны – прислушиваться к мнению коллектива о причинах недостачи и формировать стабильный костяк добросовестных и опытных сотрудников.
Неоптимизированная логистика – часто вопросы логистики остаются на втором плане, и в результате они могут сказываться, приводя к недостаче. Здесь стоит упомянуть отсутствие зон приёмки, малые объёмы складов, плохую работу холодильного оборудования, некачественные расходные материалы – всё это приводит к тому, что товары портятся.
Несвоевременное списание – товары, ушедшие на нужды магазина, иногда не списываются вовремя и из-за этого оказываются включёнными в недочёт. Это же относится и к списанию повреждённых или просроченных товаров.
Ошибки при инвентаризации – иногда проводящий её сотрудник не учитывает некоторые товары, имеющиеся в магазине. В результате на полках они есть, а по документам их нет – вот и недостача.
Проблемы с контролем поставок – происходит оплата нового товара, но подсчёт и инвентаризация не проводятся, в результате чего возникает похожая на предыдущую ситуация – на складе товар есть и за него заплачено, но по документам он куда-то исчез.
Ошибки с инвентарным номером и закупочной стоимостью.
Неверные нормативы списания – процент списания формируется исходя из множества различных факторов и должен устанавливаться отдельно для каждого магазина. Если он занижен, то недостача может образоваться именно из-за этого. Устанавливая норматив нужно учитывать, например, уровень износа техники и оснащённость ею, а они могут постепенно меняться.
Слабый уровень коллектива в целом и отсутствие работы с ним – это ведёт к потерям на каждом этапе начиная от приёмки, когда принимается товар, часть которого можно было отсеять из-за дефектов, малого оставшегося срока годности и тому подобных проблем, заканчивая ошибками при маркировке, взвешивании и непосредственно продаже товара. Суммарные потери при выполнении всех этапов по приему, фасовке, хранению и так далее в случае низкой квалификации сотрудников будут существенно большими, чем при высокой. Из-за этого возникает недостача в продуктовом или иного профиля магазине.

Порядок проведения инвентаризации

Недостача может выявиться при плановой проверке, но иногда все происходит ровно наоборот – её проводят из-за того, что данные отчётности разошлись с фактическим положением дел.

Для проведения инвентаризаций создаётся инвентаризационная комиссия, которая проводит детальную ревизию товара, после чего составляет инвентаризационную опись. Результаты инвентаризации обязательно оформляются документально.

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации по этапам:

Подготовка и сбор комиссии – в ходе подготовки руководителем издаётся приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего создаётся комиссия, которая и будет заниматься её проведением.
Проводится инвентаризация и фиксируются результаты – выполняется инвентаризационная опись по форме ИНВ-3, товар пересчитывается. данные заносятся в опись, после чего члены комиссии подписывают её.
Результат инвентаризации сверяется с данными учёта – формируется сличительная ведомость по форме ИНВ-19, проводится заполнение документов, поясняющих те расхождения, которые можно объяснить.
Подводятся итоги инвентаризации – руководитель, ознакомившись с выводами комиссии, определяет, с кого должен быть взыскан ущерб, и издаёт соответствующий приказ, на основании которого в регистры бухучёта вносятся записи. Составляется ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26.

Документирование и взыскание недостачи

Недостача документируется так:

Проводится ревизия.
Результаты фиксируются документально (перечень документов приведён выше).
У допустившего недостачу сотрудника берётся объяснительная записка. Помимо этого, от других работников иногда запрашиваются докладные записки.
Работнику направляется уведомление о необходимости возместить убытки, если он признан виновным.

При отказе делать это со стороны работника составляется соответствующий акт, и работодатель может подать на него в суд. Если начинается судебный процесс, то важно будет представить на нём все документы, фигурировавшие в предыдущем разделе, а также письменное прошение о возмещении убытка.

Производится взыскание – либо по приказу руководства, если сотрудник согласился с решением, либо по постановлению суда.

Действия работодателя

Он должен инициировать инвентаризацию, а по итогам работы комиссии и оформления всех необходимых документов им должно быть принято решение о возмещении ущерба и издан приказ с указанием виновных и размеров удержаний с них.

Ответственность за принятые решения всегда лежит на начальнике.

Все документы перед тем как применять взыскания, необходимо тщательно оформить и подготовить на случай, если сотрудники, в отношении которых были приняты меры, будут не согласны с ними и решат защищать свою позицию в суде.

Действия работника

У сотрудника магазина, если он фигурирует в числе лиц, которым было предписано возместить убыток, есть два варианта действий:

согласиться с решением;
отказаться возмещать убыток.

Во втором случае возникает необходимость составляения заявления в суд. Если руководство начало откровенно давить на непричастного сотрудника и угрожать, требуя возместить убыток, занимается фальсификациями или ещё как-либо нарушает законодательство, то можно обратиться также в полицию, чтобы она пресекла это.

Если же работник несёт материальную ответственность за определённый товар или секцию, то он должен наблюдать за ходом инвентаризации, и если будет нарушена её процедура указать на этот факт. При игнорировании нарушения работодателем и требованиях возместить убыток также обратиться в суд и указать на то, что инвентаризация была проведена не по правилам.

Ответственность за недостачу

Cогласно 248 статье ТК, работник должен нести материальную ответственность и возмещать нанесённый им материальный ущерб. Эта статья применяется в отношении материально ответственных лиц при выявлении недостачи в тех ценностях, что были им вверены.

Размер понесённого ущерба при этом выявляется путём установления расхождений между тем, сколько имущества есть фактически, и сколько должно быть, согласно данным бухучёта. Когда размер ущерба будет установлен, необходимо определить, кто виновен в том, что он возник, для чего проводится служебное расследование. Чтобы провести расследование, приказом руководителя собирается комиссия. Им же устанавливаются и остальные детали, такие как сроки проведения расследования и порядок его оформления.

Комиссия изучает документы, проводит пересчёт, опрашивает работников и выполняет все остальные необходимые мероприятия, после чего составляет акт служебного расследования, в котором излагаются установленные факты и выводы. Иногда отдельно составляется заключение, кратко отражающее информацию о расследовании. С этими документами затем необходимо ознакомить лиц, на которых возложена ответственность.

При обнаружении недостачи сотрудник, подписавший договор о возложении материальной ответственности, должен написать объяснительную записку.

Затем нехватающая сумма будет удержана с его зарплаты, но максимально 20% от неё в месяц. В судебном порядке может быть установлена более высокая компенсация.

Но даже если указанный договор не был подписан, всё равно с сотрудника не снимается материальная ответственность, однако работодатель должен будет доказать, что были допущены нарушения именно со стороны этого сотрудника и, если он откажется возмещать убытки, урегулировать вопрос можно будет только в суде.