В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.
При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.
Случаи, когда составляется акт
ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.
При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:
- Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
- Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
- Акт о недостаче, в случае недопоставки.
- Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.
Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.
Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:
- Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
- Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
- Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.
Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.
Кто составляет документ
Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:
- В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
- С ним заключен договор о полной материальной ответственности.
При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.
Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.
Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:
- Кладовщик.
- Кассир.
- Специально назначенная ревизионная комиссия.
В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.
Правила оформления
Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.
Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:
- Распечатать нужную форму документа.
- Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
- Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
- Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные пути решения проблемы.
- Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.
При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.
Форма и содержание
Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:
- ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
- ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
- ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень недостающих ценностей.
Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.
При заполнении бланка необходимо указать:
- Название принимающей организации, от имени которой документ составляется.
- Юридический и фактический адрес, телефоны для связи.
- Основание для приемки, указывается номер и дата ТТН, по которой осуществлялась приемка.
- Номер формы и дата ее заполнения.
- Место приемки.
- Реквизиты фирмы-поставщика, грузоотправителя или иных посредников.
- Данные договора поставки.
- Откуда прибыл товар.
- Дату и время прибытия ТМЦ.
- В таблицу сначала вносят все данные с ТТН, а затем прописывают расхождения, с обязательным указанием упаковки и количественного исчисления.
- На второй странице фиксируются методы, которые позволили обнаружить несоответствия, например взвешивание, замер и т.д.
- Указать все обнаруженные дефекты, если речь идет не только о полном отсутствии.
Сам бланк подписывается кладовщиком и представителем поставщика, а затем утверждается подписями главного бухгалтера и директора предприятия.
Добавить комментарий