Недостача в магазине

Недостачей называют нехватку товаров или денег по сравнению с расчётным количеством.

Недостача в магазине – ситуация крайне неприятная, она может испортить отношения между работодателем и сотрудниками, ведь первая же мысль со стороны работодателя часто относит недостачу именно на счёт сотрудников, за чем могут последовать соответствующие меры.

В магазине

Рассмотрим, насколько разнообразными могут оказаться её причины в действительности, как нужно проводить инвентаризацию, а затем фиксировать её документально, и что делать обеим сторонам при обнаружении недостачи.

Возможные причины образования недостачи

Помимо очевидного варианта, что в недостаче виноваты работники, присвоившие себе товары или средства, на деле она может возникнуть ещё по множеству иных причин, так что, прежде чем огульно кого-то обвинять, нужно провести детальную проверку. Что ещё может привести к образованию недостачи?

  1. Снижение цен – если в магазине делаются скидки, то иногда случается, что не все они вовремя попадают в расчёты, в результате чего может возникнуть «недостача», которой при проверке не окажется.
  2. Низкий уровень безопасности – если кассиры недостаточно внимательно относятся к покупателям, то некоторые из тех могут попросту красть часть товаров. Помимо этого, товар может потерять товарный вид, из-за чего его приходится списать, а то и быть съеден на месте. Бороться с этим помогает повышение уровня защиты товара, однако при слишком большом увлечении этим падают продажи. Потому обычно в магазинах делается определённая поправка на потери, связанные с покупателями.
  3. Недобросовестность персонала – это всё же тоже важный фактор. Здесь и просто низкая квалификация, из-за которой портится товар, и хищения. При этом пострадать может совершенно другой сотрудник, неповинный в потерях магазина, либо весь коллектив. Способы борьбы с этим понятны – прислушиваться к мнению коллектива о причинах недостачи и формировать стабильный костяк добросовестных и опытных сотрудников.
  4. Неоптимизированная логистика – часто вопросы логистики остаются на втором плане, и в результате они могут сказываться, приводя к недостаче. Здесь стоит упомянуть отсутствие зон приёмки, малые объёмы складов, плохую работу холодильного оборудования, некачественные расходные материалы – всё это приводит к тому, что товары портятся.
  5. Несвоевременное списание – товары, ушедшие на нужды магазина, иногда не списываются вовремя и из-за этого оказываются включёнными в недочёт. Это же относится и к списанию повреждённых или просроченных товаров.
  6. Ошибки при инвентаризации – иногда проводящий её сотрудник не учитывает некоторые товары, имеющиеся в магазине. В результате на полках они есть, а по документам их нет – вот и недостача.
  7. Проблемы с контролем поставок – происходит оплата нового товара, но подсчёт и инвентаризация не проводятся, в результате чего возникает похожая на предыдущую ситуация – на складе товар есть и за него заплачено, но по документам он куда-то исчез.
  8. Ошибки с инвентарным номером и закупочной стоимостью.
  9. Неверные нормативы списания – процент списания формируется исходя из множества различных факторов и должен устанавливаться отдельно для каждого магазина. Если он занижен, то недостача может образоваться именно из-за этого. Устанавливая норматив нужно учитывать, например, уровень износа техники и оснащённость ею, а они могут постепенно меняться.
  10. Слабый уровень коллектива в целом и отсутствие работы с ним – это ведёт к потерям на каждом этапе начиная от приёмки, когда принимается товар, часть которого можно было отсеять из-за дефектов, малого оставшегося срока годности и тому подобных проблем, заканчивая ошибками при маркировке, взвешивании и непосредственно продаже товара. Суммарные потери при выполнении всех этапов по приему, фасовке, хранению и так далее в случае низкой квалификации сотрудников будут существенно большими, чем при высокой. Из-за этого возникает недостача в продуктовом или иного профиля магазине.

Порядок проведения инвентаризации

Недостача может выявиться при плановой проверке, но иногда все происходит ровно наоборот – её проводят из-за того, что данные отчётности разошлись с фактическим положением дел.

Для проведения инвентаризаций создаётся инвентаризационная комиссия, которая проводит детальную ревизию товара, после чего составляет инвентаризационную опись. Результаты инвентаризации обязательно оформляются документально.

Инвентаризация

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации по этапам:

  • Подготовка и сбор комиссии – в ходе подготовки руководителем издаётся приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего создаётся комиссия, которая и будет заниматься её проведением.
  • Проводится инвентаризация и фиксируются результаты – выполняется инвентаризационная опись по форме ИНВ-3, товар пересчитывается. данные заносятся в опись, после чего члены комиссии подписывают её.
  • Результат инвентаризации сверяется с данными учёта – формируется сличительная ведомость по форме ИНВ-19, проводится заполнение документов, поясняющих те расхождения, которые можно объяснить.
  • Подводятся итоги инвентаризации – руководитель, ознакомившись с выводами комиссии, определяет, с кого должен быть взыскан ущерб, и издаёт соответствующий приказ, на основании которого в регистры бухучёта вносятся записи. Составляется ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26.

Документирование и взыскание недостачи

Недостача документируется так:

  • Проводится ревизия.
  • Результаты фиксируются документально (перечень документов приведён выше).
  • У допустившего недостачу сотрудника берётся объяснительная записка. Помимо этого, от других работников иногда запрашиваются докладные записки.
  • Работнику направляется уведомление о необходимости возместить убытки, если он признан виновным.

Документирование

При отказе делать это со стороны работника составляется соответствующий акт, и работодатель может подать на него в суд. Если начинается судебный процесс, то важно будет представить на нём все документы, фигурировавшие в предыдущем разделе, а также письменное прошение о возмещении убытка.

  • Производится взыскание – либо по приказу руководства, если сотрудник согласился с решением, либо по постановлению суда.

Действия работодателя

Он должен инициировать инвентаризацию, а по итогам работы комиссии и оформления всех необходимых документов им должно быть принято решение о возмещении ущерба и издан приказ с указанием виновных и размеров удержаний с них.

Ответственность за принятые решения всегда лежит на начальнике.

Все документы перед тем как применять взыскания, необходимо тщательно оформить и подготовить на случай, если сотрудники, в отношении которых были приняты меры, будут не согласны с ними и решат защищать свою позицию в суде.

Действия работника

У сотрудника магазина, если он фигурирует в числе лиц, которым было предписано возместить убыток, есть два варианта действий:

  • согласиться с решением;
  • отказаться возмещать убыток.

Во втором случае возникает необходимость составляения заявления в суд. Если руководство начало откровенно давить на непричастного сотрудника и угрожать, требуя возместить убыток, занимается фальсификациями или ещё как-либо нарушает законодательство, то можно обратиться также в полицию, чтобы она пресекла это.

Судья

Если же работник несёт материальную ответственность за определённый товар или секцию, то он должен наблюдать за ходом инвентаризации, и если будет нарушена её процедура указать на этот факт. При игнорировании нарушения работодателем и требованиях возместить убыток также обратиться в суд и указать на то, что инвентаризация была проведена не по правилам.

Ответственность за недостачу

Cогласно 248 статье ТК, работник должен нести материальную ответственность и возмещать нанесённый им материальный ущерб. Эта статья применяется в отношении материально ответственных лиц при выявлении недостачи в тех ценностях, что были им вверены.

Размер понесённого ущерба при этом выявляется путём установления расхождений между тем, сколько имущества есть фактически, и сколько должно быть, согласно данным бухучёта. Когда размер ущерба будет установлен, необходимо определить, кто виновен в том, что он возник, для чего проводится служебное расследование. Чтобы провести расследование, приказом руководителя собирается комиссия. Им же устанавливаются и остальные детали, такие как сроки проведения расследования и порядок его оформления.

Комиссия изучает документы, проводит пересчёт, опрашивает работников и выполняет все остальные необходимые мероприятия, после чего составляет акт служебного расследования, в котором излагаются установленные факты и выводы. Иногда отдельно составляется заключение, кратко отражающее информацию о расследовании. С этими документами затем необходимо ознакомить лиц, на которых возложена ответственность.

При обнаружении недостачи сотрудник, подписавший договор о возложении материальной ответственности, должен написать объяснительную записку.

Затем нехватающая сумма будет удержана с его зарплаты, но максимально 20% от неё в месяц. В судебном порядке может быть установлена более высокая компенсация.

Но даже если указанный договор не был подписан, всё равно с сотрудника не снимается материальная ответственность, однако работодатель должен будет доказать, что были допущены нарушения именно со стороны этого сотрудника и, если он откажется возмещать убытки, урегулировать вопрос можно будет только в суде.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризации
Инвентаризационная опись
Бланк формы инвентаризации

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Подписывайтесь на нас в Fecebook

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург