Расчетная ведомость по зарплате

Заработная плата начисляется ежемесячно и отражается в специальных ведомостях. Ведение этого бухгалтерского документа обязательно на предприятиях, оно регламентировано Госкомстатом России и производится исключительно на специализированных бланках.

Ведомости по отражению заработной платы на предприятии делятся на три типа, каждый из них имеет строгие границы применения. Разберемся в том, какая ведомость заполняется, в каком случае, а также каких правил стоит придерживаться при заполнении бланков.

Оформление выплаты заработной платы

Заработная плата – это не просто начисление вознаграждения, это величина, которая напрямую влияет на налоговые выплаты в государственный бюджет, а также отражающаяся на себестоимости продукции. Кроме того, данные о начисленных и выплаченных суммах фигурируют в различных сводках как локального, так и внешнего уровня. Поэтому ежемесячно бухгалтерия не только производит расчеты заработанных сумм, но и оформляет их соответствующими ведомостями.

Трудовое законодательство устанавливает правила расчета и выплаты заработанных наемными лицами вознаграждений.

Так в статье 136 ТК РФ оговорено, что:

1. Оплата труда должна производиться работодателем не реже чем два раза в месяц, с разделением всего заработанного на авансовый платеж и основное начисление.
2. Все произведенные расчеты в письменном виде предоставляются сотрудникам индивидуально.
3. Порядок выплат – наличный или безналичный, определяется работодателем.

Каждая произведенная выплата, будь то аванс, компенсация за дни отпуска или основная зарплата, оформляется документально при помощи обязательных форм ведомостей.

Расчетная ведомость по зарплате

Существует три установленных типа ведомостей, которые заполняются предприятиями в зависимости от цели и надобности:

1. Расчетная ведомость формы Т-51. Воспользоваться ею можно только для фиксирования расчетных сумм, или для их выплаты посредством перевода сумм на банковские счета сотрудников.
2. Бланк платежной ведомости по форме Т-53 дает основания для выдачи зарплаты на руки. Используется для наличных выплат зарплаты работникам из кассы организации.
3. Расчетно-платежный бланк по форме Т-49 объединяет две функции в одну.

Организация может использовать либо два отдельных бланка (расчетный и платежный) одновременно, либо вместо них заполнять форму Т-49.

Если расчеты по зарплате производятся безналичным способом, то заполняется исключительно форма Т-51. Этого бланка будет достаточно для ведения безналичных расчетов, именно он передается в банковскую организацию для зачислений указанных сумм.

Расчетная ведомость по заработной плате утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. Заполнять отчетность в произвольном виде нельзя, как недопустимо разрабатывать локальные формы бланков учета начисленных доходов.

Назначение

В отличие от платежной и расчетно-платежной документации расчетная ведомость по зарплате не предусматривает необходимости сбора  индивидуальных подписей работников. Графа, предназначенная для подписи, в этом документе не проставлена.

Это обосновано и понятно, ведь этот бланк используется только в двух случаях:

1. При необходимости внесения отчетно-информационных сведений, которые не влекут непосредственную выдачу средств по данному документу.
2. При зачислениях безналичных денежных сумм посредством банковской организации на расчетные счета сотрудников.

В иных случаях используется дополнительно платежная ведомость на выдачу зарплаты или две этих бумаги заменяются одним расчетно-платежным бланком.

Правила заполнения

При заполнении титульного листа ведомости Т-51 необходимо внести следующие данные:

1. Юридическое название предприятия.
2. ОКПО.
3. Порядковый номер бланка.
4. Дата написания. Существуют строго установленные сроки для заполнения таких бумаг, они ориентируются в первую очередь на сроки налоговой отчетности и на даты выдачи зарплаты, утвержденные колдоговором организации.
5. Указание периода, за который производится начисление.

Остальные данные вносятся на оборотную сторону бумаги:

1. Порядковый номер строки.
2. Присвоенный работнику табельный индивидуальный номер.
3. Фамилия и в сокращенном варианте имя-отчество работника.
4. Должность наемного лица.
5. Размер установленного оклада или тарифной ставки.
6. Общее количество отработанных дней/часов за указанный период.
7. Суммы начислений с разбивкой по типам и указанием итогового результата.
8. Размеры удержаний из начисленного объема и совокупная их сумма.
9. Размер выдачи на руки. В этой строке может быть проставлено и минусовое сальдо, если у сотрудника образовалась задолженность перед нанимателем.

Каждый бланк ведомости может увеличиваться на нужное количество листов, которые оформляются по описанному типу.

Лица, ответственные за оформление

Формы Т-51, Т-49 и Т-53 заполняются в двух вариантах – электронном и бумажном. Электронное ведение производится в рамках специальных бухгалтерских программ, в которых уже забиты нужные бланки.

Именно с электронных систем производится распечатка бумажной версии, которая подшивается в журналы и хранится установленное количество лет в архивном помещении.

За проведение расчетов и внесение корректных сведений отвечает бухгалтерия, а конкретно бухгалтер-расчетчик, на которого возлагается обязанность по произведению правильных подсчетов. В должностной инструкции такого работника будет прописана данная функция и ответственность за ее выполнение.

Несмотря на то что оформление возлагается на рядового бухгалтера, основная ответственность за правильность расчетов возлагается на главного бухгалтера, который проверяет данные и подтверждает правильность начислений. Но главным ответственным лицом остается именно руководитель организации, он отвечает не только за корректность начисления, правильность оформления, но и за дальнейшую сохранность документа.

Все три ответственных лица обязаны подписывать каждую заполненную карточку формы Т-51, Т-49 и Т-53 в порядке возрастания должности.

Выплата зарплаты по ведомости

Выплата сумм, указанных в бланке, производится по-разному. Когда речь идет о безналичных расчетах по документу Т-51, то данные направляются в банковскую организацию, которая обслуживает предприятие. На основе указанных сведений производятся зачисления на индивидуальные карт-счета.

Если речь идет о ведомостях платежных и расчетно-платежных, то они позволяют выдавать наличные суммы на руки работающим.

При таких выплатах соблюдается следующий порядок действий:

1. К установленному дню выдачи зарплаты подготавливаются наличные средства, которые заказываются из банка.
2. Бухгалтерия распечатывает ведомости и выдает их кассиру.
3. Кассир выдает указанные суммы лично в руки получателю с обязательным получением его подписи в графе «получил».

Такие бланки без подписи получателя считаются недействительными.

Образцы документов