Порядок удержания из заработной платы

Существует немало поводов удержать средства из зарплатных средств работников.  Это довольно распространенный вид вычетов, и для бухгалтера лучше единожды уяснить схему действий, чтобы впоследствии не сталкиваться с проблемами при возникновении такой необходимости.

В каких случаях возможны удержания с зарплаты?

Виды удержаний из зарплаты работающего человека подразделяются на несколько групп:

1. Основные, те, что носят регулярный характер.
2. Удерживаемые по желанию самого сотрудника. Характерной особенностью таких вычитаний является наличие заявления от работающего.
3. Высчитываемые по желанию нанимателя.

Каждый из перечисленных видов подробно описан в законодательных актах РФ. Основной законодательный документ, регулирующий данный вид деятельности, — Трудовой кодекс РФ. Также разъяснения по некоторым видам даны в Налоговом кодексе и в иных Федеральных законах.

К основным вычетам относят, прежде всего, налог для физических лиц или НДФЛ. Этот вид налогообложения носит фиксированную ставку 13% для всех трудящихся, но имеет некоторые ограничения и нюансы при вычитании. В большинстве случаев НДФЛ удерживается из общей суммы насчитанной заработной платы, но некоторые категории работников имеют право на вычеты. Размер вычета варьируется в зависимости от условий. Чаще всего вычеты даются тем, кто имеет несовершеннолетних детей или детей, которые учатся в высших учебных заведениях.

Еще одним основным видом является вычитание сумм по исполнительным листам. Это могут быть алиментные выплаты, штрафы иные компенсации. Главное, что такие выплаты могут быть вычтены только по полученному судебному документу от приставов, в котором указана общая сумма и процент ежемесячного вычета, когда речь идет об алиментных платежах.  С начисленной зарплаты сначала вычитается НДФЛ, а уж затем удержания производятся по исполнительным листам. Если речь идет об алиментах, то размер удержания из заработной платы равен указанному в судебном документе проценту. Когда погашать приходится скопившуюся задолженность, то можно удержать из зарплаты 50% чистого дохода. Максимальный размер удержаний не должен превышать 70%, вне зависимости от типа задолженности и ее размера.

Из зарплаты можно удерживать различные суммы по инициативе работника. Удержать из зарплаты работника по его желанию можно суммы без ограничения и на любые нужды.

Чаще всего заявление пишется для регулярных выплат:

1. На страховые нужды, которые являются не обязательными, а дополнительными и выплачиваются лишь по личной инициативе.
2. Для погашения членских взносов в профсоюзный комитет.
3. Для оказания благотворительной помощи организациям или частным лицам.
4. С целью погашения кредитов, займов, рассрочек на товары, взятых непосредственно у нанимателя или в других торговых и финансовых учреждениях.

Заявление на удержание из заработной платы пишется в произвольном порядке, но должно содержать информацию об общей сумме выплат и размерах ежемесячного вычета.

Удержания из заработной платы по инициативе работодателя это самый сложный вид вычитаний. Каждый отдельный случай заслуживает особого внимания, потому что имеет ряд ограничений и правил.

Виды удержаний из заработной платы по желанию работодателя подразделяются на:

1. Вычет излишне выплаченных сумм. Подразумевается выявленная бухгалтерская ошибка при расчете предыдущих заработных плат.
2. Возмещение нанесенного работником ущерба имуществу нанимателя.
3. Удержание средств, которые были выданы авансом, но не были отработаны.
4. Размер удержаний из заработной платы увольняющегося, который отгулял отпуск авансом и еще не отработал его.

Все указанные действия производятся без согласия работника.

Излишне выплаченные деньги вследствие счетных ошибок

Излишне выплаченная зарплата может быть возвращена работодателем без предварительного уведомления самого сотрудника только в некоторых случаях. Ошибочно начисленные суммы могут быть выплачены по двум основным причинам:

1. Переплата была произведена вследствие банальной счетной ошибки. Бухгалтер указал неправильные исходные данные для расчета, указала не то количество дней или иную ставку для расчета. Хотя на сегодняшний день большую часть работы выполняет компьютерная программа, это все равно не защищает от совершения чисто автоматических ошибок.
2. Сотрудник, в ходе рассмотрения трудового спора, был признан виновным в невыполнении необходимого объема работ или простое. Как правило, такие споры занимают определенное время, а между тем оплата труда производится своевременно. В таком случае получается, что заработная плата излишне переплачена. Эта переплата считается излишне выплаченной заработной платой, ее должен высчитать бухгалтер в счет нанимателя. Эти ситуации регламентируются статьями 155, 157 ТК РФ.

Если ошибочные зачисления носят:

1. чисто арифметический порядок, например, неправильно было произведено действие умножения, деления или прибавления;
2. либо сумма была зачислена дважды;
3. ошибка произошла из-за неправильного заполнения табеля.

В этом случае работодатель не может по своей воле инициировать возврат средств с того сотрудника, который их получил.

По закону возместить ущерб руководство может за счет того работника, который собственно допустил данную ошибку, то есть с бухгалтера-расчетчика, кассира или инженера-табельщика. Такой возврат классифицируется, как нанесение ущерба имуществу работодателя.

При условии, что ошибка была обнаружена в течение одного месяца можно произвести исчисление неправильно выплаченной суммы, но размер возврата не может превышать 20% от общего объема единоразового дохода. Такие выплаты могут быть произведены только в случае, если сам сотрудник, получивший ошибочную сумму, не имеет возражений к таким вычетам.

Никто не запрещает обратиться к сотруднику, которому средства были переведены, с просьбой о возврате ошибочной суммы самостоятельно. Такие удержания из заработной платы, можно произвести только по добровольному заявлению работника.

А вот неправильно выплаченные компенсации за время болезни возврату не подлежат. В этом случае наказанию будет подвергнут именно тот, кто неправильно исчислил среднедневную зарплату и страховой стаж.

Возмещение причиненного работодателю ущерба

Ущерб, нанесенный работником, может быть возмещен денежной компенсацией, только при условии соблюдения нескольких пунктов одновременно. Это правило регулируется главой 39 ТК РФ.

Удержание штрафа за причиненный ущерб из заработной платы работника производиться если:

1. Установлено, что работник виновен в совершении данного проступка.
2. Действие, совершенное сотрудником, классифицируется как противоправное. Это может быть как неправильно совершенное действие, так и халатное бездействие.
3. Само действие или бездействие повлекло измеримый материальный ущерб.

Важно также, чтобы сам виновник не оспаривал законность применения к нему штрафных санкций. В противном случае наниматель сможет произвести вычет только после соответствующего постановления организации по решению трудовых споров или получению судебного постановления.

Все работающие в организации несут ограниченную материальную ответственность, в ее рамках руководитель может взыскать с сотрудника не более одной заработной платы, за нанесенный вред. С отдельными категориями работающих заключаются договора о несении полной материальной ответственности. Это люди, которые имеют доступ к финансовым средствам (бухгалтер, кассир), материальным ценностям (кладовщик, работник по хознуждам), оборудованию, инструментам (начальники участков, специалисты разных категорий). Если договор о несении полной материальной ответственности не заключен, то взыскать всю сумму ущерба довольно сложно. Итак, чтобы произвести максимальное удержание из заработной платы, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Заключен договор о материальной ответственности, который носит постоянный или разовый характер, как в случае с выдачей одноразовой доверенности.
2. Нанесенный урон был умышленным.
3. Убытки случились по причине нахождения ответственного сотрудника в алкогольном или наркотическом опьянении.
4. Судом было вынесено постановление о преступности деяний работника.
5. Работник разгласил производственную тайну, вследствие чего организация понесла материальные убытки.
6. Урон был причинен во время, когда человек не исполнял свои трудовые обязанности.

Во всех случаях предварительно издается приказ об удержании из заработной платы.

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен лишь с теми сотрудниками, которые входят в перечень профессий, подлежащих такому виду обязательств. Если документ заключен с теми, кто не входит в данный перечень, то его можно оспорить в законном порядке.

Возмещение неотработанного аванса

По правилам российского законодательства заработанный человек ежемесячный доход должен быть выплачен двумя суммами – авансом и зарплатой. Авансовые выплаты производятся наперед, до того как они фактически были заработаны.

Учет удержаний из заработной платы причисляет к авансовым выплатам такие суммы:

1. Ежемесячный аванс, выданный в счет зарплаты. Максимальная сумма аванса не должна превышать 70% оклада работающего.
2. Командировочные выплаты. В статье 168 ТК РФ указывается, что командировочному руководство компании должно выплатить деньги на расходы заблаговременно, то есть до самой поездки. К командировочным расходам относят оплату проезда в ту и другую сторону, оплату проживания на месте, суточные расходы на питание. По согласованию с руководством могут быть возмещены и иные расходы.
3. Подъемные деньги, выплачиваемые заблаговременно при переезде сотрудника на работу в другую местность.

Чаще всего возврат излишних денежных сумм производится именно после возвращения из командировки. Сколько удерживают с зарплаты этих самых средств, решается в каждом случае индивидуально.

Порядок удержания в этом случае имеет особую последовательность:

1. После возвращения из командировки сотрудник представляет полный авансовый отчет своему работодателю. Сделать это необходимо в трехдневный срок. К авансовому отчету прилагаются оригиналы договоров, чеков, билетов и иных платежных документов. Кроме документального подтверждения, даются письменные разъяснения.
2. Бухгалтерия на основе предоставленных документов делает окончательный расчет. В результате, которого высчитывается разность выданного аванса и потраченных средств.
3. Полученная разница возвращается с согласия командировочного в кассу наличными или безналичным методом из зарплаты.
4. Для вычитания указанной суммы из заработной платы недостаточно лишь основания. В обязательном порядке издается приказ руководства.

Если повод для возврата иной, например, увольняющемуся был выдан аванс, после которого он спешно рассчитался, то расчет удержаний из заработной платы должен быть произведен в ином порядке. Рассчитывается сумма расчетной компенсации и от нее отнимается выплаченный авансовый платеж.

Неотработанный отпуск при увольнении

Первый год работы такое право возникает после отработки шести месяцев, во второй и последующие годы его можно брать авансом в любое удобное время. Перед тем как сотрудник отправляется на законный отдых, ему выдается полный расчет за предоставляемые дни отпуска. Расчет производится путем вычисления среднедневного заработка человека и умножения полученной цифры на количество календарных отпускных дней.

Взятый наперед отдых при увольнении должен быть компенсирован работником. Излишне выплаченные отпускные при увольнении вычитаются из общей суммы начисленных выплат. Для произведения правильного расчета периода к возврату, необходимо обратиться к графику учета отпусков и рассчитать за какое количество дней производить вычитание.

Максимальный размер удержания в этом случае не имеет ограничений, просто производится вычет полной суммы. Работодатель обязан знать, как правильно вычесть излишне выплаченные деньги:

1. Забрать излишки можно только по приказу руководства.
2. Для расчета неотработанного периода и размера возврата принимается к расчету тот же среднедневной заработок, который был рассчитан при выплате отпускных. Нельзя производить новый расчет среднего дохода увольняющегося.

Существует целый ряд категорий увольняющихся, которые могут на законных основаниях не возвращать выплаченные за отпускной период денежные средства. Применение удержания невозможно в следующих случаях:

1. Работающему по медицинским показаниям было предписано сменить трудовую деятельность. Наниматель не может предоставить человеку иное место труда, либо предложенная вакансия не удовлетворила сотрудника. По изложенной причине человек увольняется.
2. Организация ликвидируется полностью как юридическое лицо.
3. Производится вынужденное сокращение штата.
4. Из-за смены собственников фирмы произошло увольнение, инициированное новым нанимателем или самим работником.
5. Работник призван служить в армейское подразделение.
6. Увольнение происходит по причине восстановления в правах предыдущего сотрудника.
7. Получение нетрудоспособности работающим.
8. В случае наступления смерти.
9. При иных форс-мажорных обстоятельствах.

Во всех описанных случаях уменьшение компенсации при расчете не производится.

Порядок и размер удержания

Разберемся, какое ограничение удержаний из заработной платы существует. И сколько процентов по максимуму может быть удержано в счет возврата.

Любой возврат производится из суммы чистого дохода, то есть изначально бухгалтер должен вычесть НДФЛ из начисленных денег, а уж потом производить другие вычитания.

По трудовому законодательству в принудительном порядке наниматель не имеет права забрать назад больше 20% начисленной зарплаты. Но в случае выраженного работником добровольного желания вернуть ошибочно начисленные средства, никаких процентных ограничений не ставится.

Когда требуется произвести несколько различных видов вычитаний, то соблюдается следующая очередность:

1. Сначала налоги с физических лиц.
2. Затем алиментные выплаты в пользу несовершеннолетних.
3. Потом иные выплаты по исполнительным листам.
4. Лишь в конце возмещение ущерба нанимателю или возврат ошибочно начисленных сумм.

Существует перечень доходов, из которых вычеты производить запрещено:

1. Компенсации ущерба здоровья работающего, которая выплачивается нанимателем или иным юридическим или физическим лицом.
2. Материальная помощь, которая выдается из-за смерти кормильца.
3. Финансовые компенсации за ранения, производственные травмы, профессиональные заболевания самому работнику или его родственником по причине преждевременной кончины сотрудника.
4. Выплаты, которые производятся для погашения командировочных расходов.
5. Суммы, уплаченные для помощи в переезде на работу в иную местность.
6. Компенсации стоимости рабочего инструмента, который должен быть заменен по причине износа.
7. Сумма, выданная на погребение.
8. Единоразовые материальные компенсации.

Все указанные доходы не подлежат изъятию из них средств на погашение сумм, выплаченных ошибочно или авансом. А вот при оплате алиментов исключаются не все перечисленные доходы.

Образцы документов