Расчет удержания за отпуск при увольнении

Его минимальная продолжительность 28 дней, именно такой срок установлен трудовым законодательством, и уменьшать его работодатель не имеет права. Некоторые категории работающих имеют право рассчитывать также и на дополнительные отпускные периоды различной продолжительности.

По закону ограничения на предоставление отпускных периодов действует лишь в первый год работы и то далеко не для всех категорий. В последующие же годы работы сотрудник может планировать свой отдых в любое время, согласовывая свои желания с производственными нуждами. Обязательным является тот факт, что время отдыха должно быть распланировано заранее и занесено в график отпусков.

Отпускной период можно брать сразу весь или делить на части, а расчет отпускных сумм производится до того, как человек пошел отдыхать. Все перечисленное является обязанностью работодателя. Работник, взяв отпуск авансом, обязан его отработать впоследствии или вернуть деньги за неотработанный период из заработной платы. Обеим сторонам трудовых взаимоотношений необходимо знать, когда должно быть произведено удержание за неотработанные дни отпуска, а также как производится расчет количества дней и суммы к возврату.

Когда возникает необходимость удержания?

Практически все работающие знают, что при увольнении работодатель обязан им начислить расчетные суммы. Но не все углубляются в данный вопрос, и далеко не каждый человек может ответить, из чего собственно состоят расчетные выплаты увольняющегося. Для некоторых людей и вовсе становится открытием, что у увольняемого что-то могут удержать, а не начислить. Чтобы таких сюрпризов не было, попробуем разобраться, из чего состоят расчетные выплаты и как производится их начисление.

Итак, при расчете увольняемому выплачивается:

1. Зарплата за отработанный, но еще не оплаченный период. Если предварительно был выплачен аванс, то он отнимается из общей суммы начисленной заработной платы.
2. Компенсация неиспользованного отпускного времени.

Эти две выплаты и составляют сумму окончательного расчета. Никаких компенсационных сумм организация не платит своим работникам, если речь, конечно, не идет о сокращении штата или ликвидации предприятия, когда уволенные получают дополнительные выплаты.

С расчетом заработной платы при расторжении трудовых взаимоотношений все понятно, а вот с компенсацией за отпуск при увольнении не все так просто. По закону каждый человек имеет право на положенное количество отпускных дней в году. Когда говорится «год», то подразумевается не календарный срок, а рабочий год. У каждого это своя индивидуальная дата расчета, которая идентична первому рабочему дню на предприятии. То есть если человек устроился на работу 10 сентября, то его расчетный год считается от этой даты.

Законодательство не заставляет человека сначала заработать дни отдыха, а уж потом идти гулять. Дни отдыха предоставляются авансом, и главное, оплачиваются также наперед. Только первый год установлен некоторый ограничительный барьер. Вновь принятому сотруднику устанавливается срок в полгода, отработав которые он сможет беспрепятственно взять свои положенные дни. Через шесть месяцев, то есть с 11 февраля, он может отгулять как весь отпускной период, так и его часть. А вот начиная со второго года работы и все последующие годы, работник может брать дни отдыха наперед, начиная с 11 сентября каждого последующего года.

Если работник отгулял положенный ему оплачиваемый период наперед, то это не значит, что он попадает в кабалу и обязан работать до конца срока, пока взятый авансовый отдых не будет отработан.

Но суммы, которые были начислены наперед, но не отработаны, должны быть возвращены работодателю. Именно в этом случае возникает необходимость удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении. При описанной ситуации увольняющийся не только не получит компенсации за неотгулянный отдых, но еще и будет вынужден отдать часть заработной платы, которая начислена за отработанный период. Но существует случаи, когда выданный авансом отпускной период не будет удерживаться с увольняемого.

В каких случаях удержание невозможно?

Выплаченные заблаговременно суммы могут носить характер авансовых, как в случае с авансом и выплатой отпускных. Но могут быть и ошибочно перечисленными, например, был неправильно произведен расчет заработной платы или дважды зачислена одна и та же сумма. Удержание этих выплат имеет различные нюансы, далеко не все из них наниматель может вернуть без добровольного желания самого работника. Об этом говорится в статье 137 ТК РФ.

Ошибочно начисленные деньги вернуть можно только при согласии на данную процедуру увольняющегося, а вот если он не изъявит такого желания и не напишет заявления с просьбой на вычет этих средств, то возмещать потери предприятию придется сотруднику, который данную ошибку совершил.

А вот удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работодатель вправе произвести без предварительного согласования с увольняемым сотрудником. Для этого в приказе об увольнении пишется распоряжение, о необходимости произвести удержание за неотработанный отпуск. Чисто теоретически руководство компании может принять решение о прощение долга и не производить удержание за использованный авансом отпуск при увольнении. Но такой шаг потребует дополнительного документального оформления для предприятия, произведения расчетов, заполнения бланков. Все это создает слишком много финансово-правовых проблем, поэтому практикуется крайне редко.

Существуют несколько категорий лиц, которые имеют право  уволиться без удержания выплаченных авансом отпускных. Эти категории оговорены в статье 137 ТК РФ.

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не производится если:

1. Сотрудник по медицинским показаниям не может далее трудиться на данном рабочем месте. Обычно при наличии медицинских противопоказаний работодатель обязан предоставить работнику иное место работы, которое будет отвечать требованиям его здоровья. Но не всегда такие вакансии имеются у нанимателя в наличии, либо они есть, но заняты. При наличии соответствующих вакансий для работника подготавливается их список и предоставляется к ознакомлению. Сотрудник должен изучить список и дать свое согласие на перевод или отказаться от него. Если человек отказался от предлагаемых вариантов или наниматель не смог предоставить ему альтернативное место работы расторжение трудовых взаимоотношения производится без возврата авансовых сумм, выплаченных за отгулянные дни отпуска.
2. Организация ликвидируется как юридическое лицо. В этом случае не только не производится вычетов за отгулянные периоды, но еще и выдается компенсация в размере средней зарплаты, каждому оставшемуся без работы.
3. Производится частичное сокращение штата. Сокращенные люди будут рассчитаны в соответствии с законодательной базой РФ, с компенсацией нанесенного ущерба в виде среднемесячного заработка за период от одного до трех месяцев.
4. Произошла смена собственника юридического лица и руководство расторгло договора с некоторыми работниками.
5. Уход сотрудника для несения воинской службы в армии или альтернативной службы на гражданке.
6. При восстановлении ранее уволенного сотрудника. То есть человек, который работал после того, как был уволен предыдущий работник уже отгулял отпускной период, а после этого судом был восстановлен на своей должности предыдущий работающий.
7. По медицинскому заключению признана полная недееспособность трудящегося.
8. Одна из сторон трудовых взаимоотношений умерла либо числится без вести пропавшей.
9. Деятельность предприятия дальше невозможна из-за чрезвычайных обстоятельств.

В остальных случаях увольнение во время отпуска или после него требует обязательного возврата полученных средств.

Как произвести расчет размера удержания?

Когда увольняемый использовал отпуск наперед, а ни в одну из групп, позволяющих не возвращать полученный аванс, не входит, бухгалтерии придется рассчитать сумму возврата.

Для корректных расчетов необходимо определиться с базовыми понятиями, которые обязательны для произведения вычета.

Важно уяснить следующие параметры:

1. Как производится расчет дней отдыха, положенных увольняющемуся на данный момент.
2. Среднедневная заработная плата, которая принимается за базовый показатель расчета при высчитывании авансом выплаченной суммы.

Чтобы рассчитать положенные к возврату дни отпуска необходимо произвести следующие манипуляции:

1. Считаем положенное для конкретного лица количество отпускных оплачиваемых дней. По закону это обязательно 28 дней. К тому же работодатель может увеличить этот период на свое усмотрение, что предварительно прописывается в коллективном договоре и трудовом контракте. Некоторым категориям работников полагается еще и дополнительное отпускное время, принимаются в учет только те периоды, которые должны быть оплачены нанимателем.
2. Высчитываем, сколько дней фактически было отгуляно.
3. Из оплаченного количества отдыха отнимаются те дни, которые отработаны. В результате остается то, количество суток, которое было оплачено, но не было отработано.

На примере это выглядит следующим образом:

Анисов А.М. был принят на работу 10 января 2010 года. 25 января 2017 года он взял весь положенный ему оплачиваемый период, размером 28 дней, авансом. Дата увольнения 15 августа.

За 12 месяцев положено 28 дн.

Отработано 8 месяцев, за 4 месяца должна быть возвращена авансовая оплата.

28 / 12 = 2,33 дня отдыха положено за каждый месяц.

2,33 * 8 = 18,64, что округляется по закону до 17 дн.

Из оплаченных 28 дней 17 отработано, а за 9 (28 – 17) необходимо произвести возврат.

Обратите внимание, что сотрудник отработал 8 полных месяцев и пять дней. По законам расчета отпускного времени, периоды до 15 дней не принимаются в расчет, а начиная с 16 дня округляются до месяца. То есть если бы он уволился не 15, а 26, то он бы вернул деньги лишь за 7 дней.

Теперь рассчитаем среднедневную зарплату, которая будет приниматься для расчета суммы к возврату. Напомним, что при выплате отпускной компенсации производился подсчет среднего дохода за день. Он рассчитывается исходя из доходов работника за последние 12 месяцев. При возврате неиспользованного времени нельзя производить новые расчеты среднего дохода, а необходимо брать тот который был рассчитан для оплаты отдыха. То есть никаких дополнительных действий производить не следует.

Итак, высчитать сумму к удержанию с сотрудника, использовавшего отпускной период наперед можно следующим образом:

1. Определяется индивидуальный рабочий год. За точку отсчета принимается дата приема на работу увольняемого.
2. Подсчитывается сколько дней за последний отработанный рабочий год ему положено отдыха.
3. Высчитывается разность между положенными днями и отгулянными фактически.
4. Количество авансом отгулянных дней умножается на среднедневной доход, рассчитанный перед отдыхом.

Анисов А.М. должен вернуть деньги за 9 дней, его средний доход равен 435,56.

9 * 435,56 = 3920 рублей сумма к возврату.

Произвести подсчет удержаний можно, воспользовавшись онлайн-калькулятором.

Порядок удержания отпускных при увольнении

Подсчитав положенную сумму к возврату, не всегда можно вернуть ее полностью.

В статье 138 ТК РФ дается четкое указание, что удерживать из заработной платы суммы можно в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы.

К примеру, у работника при увольнении зарплата равна 18 000 рублей. 20% от 18000 — это 3600, а удержать необходимо 3920 рублей. По закону бухгалтер не сможет взыскать больше 3600 рублей.

Данное ограничение не касается тех случаев, когда удержание производится в счет оплаты исполнительных документов. По исполнительным листам удерживается до 50%, а при наличии задолженностей законно удерживать до 70%.

Когда у увольняемого существуют иные задолженности к погашению, кроме авансовых выплат, то общая сумма удержаний не должна превысить законно установленный барьер в 50% или 70%. Если авансовая выплата не может быть погашена законным путем, то ее можно закрыть следующими способами:

1. Попросить работника добровольно произвести выплату долговой части. В этом случае бухгалтер обязан будет произвести перерасчет НДФЛ.
2. Простить остаток задолженности и не возвращать ее организации. Этот путь также потребует дополнительных перерасчетов. В частности, бухгалтерии необходимо будет пересчитать налог на прибыль.
3. Обратиться в суд для истребования невыплаченной суммы. Данный метод не всегда оправдан в смысле размера долга и из-за непредсказуемости принятого решения судом.

Удержание пособия, выплаченного ранее, хоть и правомерно, но не всегда позволяет вернуть авансовые средства полностью.