Статья 62 Трудового кодекса РФ – Выдача копий документов, связанных с работой, и их копий

В статье 62 Трудового кодекса РФ закреплено обязательство руководителя выдавать работающему ряд сведений и данных, которые имеют отношение в осуществляемой человеком профессиональной деятельности.

При приеме на работу и назначении на должность, человек должен представить некоторые обязательные документы, без которых прием в штат компании будет невозможным.

Такие бумаги организация принимает и хранит у себя. За их сохранность отвечает не только сам руководитель, но и назначенные должностные лица. В процессе исполнения обязанностей по занимаемой должности специалистами компании периодически оформляются необходимые бумаги, которые имеют отношение к трудовой деятельности работающего. Некоторые из таких документов могут потребоваться труженику для решения вопросов личного характера.

С этой целью работающий обращается к руководителю за передачей необходимых данных во временное использование.

Начальник, в свою очередь, обязан выполнить возложенное на него обязательство. Отказ в этом случае не допускается.

Какие документы выдаются при увольнении?

В статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что по просьбе труженика руководитель обязан предоставить требуемые документы.

Такое правило распространяется в том числе и на случай освобождения от занимаемой должности, и исключения из штата компании.

Согласно общим действующим положениям и правилам, в день ухода работающему не только должен быть выплачен окончательный расчет, но и выданы положенные бумаги. Следует отметить, что один документ должен быть выдан в обязательном порядке. Таковым является личная рабочая книжка.

Другие сведения и данные передаются увольняемому только в случае его личной просьбы. При отсутствии таковой выдача производиться не будет, а бездействие руководителя не будет носить характер нарушения.

Трудовая книжка работника

Согласно ТК, личная рабочая книжка является основным документом. Все дело в том, что она содержит в себе исчерпывающую информацию обо всей профессиональной трудовой биографии человека. В ней указываются данные о том, где, в какой временной период и в качестве кого трудился специалист, по каким причинам был уволен, какие меры поощрительного характера и в связи с чем применялись к нему.

Не всегда указанная книжка передается труженику в связи с уходом из организации.

В некоторых случаях она может быть выдана во временное пользование для решения вопросов личного характера. К таковым отнесены случаи обязательного страхования. Книжка должна быть возвращена в течение трех трудовых дней, в случае её получения в бюджетной страховой инстанции.

Однако иногда люди используют свои рабочие книжки, для поисков нового места труда, либо для прохождения предварительного собеседования. В подобных ситуациях выдача оригинала книжки не будет являться обязательством руководителя. Для этого достаточно будет выдать копии некоторых страниц.

Иные документы, связанные с работой

В процессе труда постепенно оформляются и другие документы, которые отражают весь процесс исполнения тружеником обязанностей по занимаемой должности. Здесь имеются в виду прежде всего распоряжения руководителя. К ним отнесены приказы о:

назначении на должность;
переводах и перемещениях;
предоставлении перерыва для отдыха и восстановления;
премиальных выплатах и иных мерах поощрительного характера, которые применялись к труженику;
мерах воздействия, которые применялись к человеку за допущенные нарушения взятых на себя рабочих обязательств;
освобождении от занимаемой должности и исключении из штата компании;

К такой документации также отнесены:

сведения о полученных доходах в период деятельности в организации;
данные о выплатах страхового характера;
взносах в специальных бюджетный фонд, занимающийся финансовой поддержкой людей в связи с уходом на заслуженных отдых.

Следует отметить, что на руки человеку будут выданы только те данные, которые касаются его самого. Например, если в приказе об увольнении из организации фигурировало несколько работающих, то труженику будет выдана выписка относительно толь его.

Порядок предоставления документов

Из правил, установленных действующими нормами, следует, что инициировать выдачу указанной документации, может только сам работающий. Исключением здесь является передача рабочей книжки в случае ухода из организации.

Поводом для начала реализации процедуры выдачи является ходатайство.

Способ передачи в данном случае общими положениями не определен. По сложившейся практике такое можно сделать как лично, так и при помощи почты. Пересылка посредством информационных ресурсов интернета встречается крайне редко.

Следующий этап реализует руководитель компании. В данном случае начальник обязан отдать указания ответственным исполнителям о выполнении всех необходимых действий. В оригинале выдается рабочая книжка и то только в случае увольнения. Также при любых поводах человеку будут выданы оригиналы справок о полученных доходах и произведенных выплатах. Что же касается распоряжений руководителя, то труженику выдаются их копии или выписки.

Составление заявления о выдаче

Как было указано, поводом для начала реализации всего процесса является обращение заинтересованного человека.

По общим правилам оно должно быть оформлено в письменном виде. Его труженик обязан передать в компанию. Следует отметить, что обязательство по передаче в данном случае возложено на работающего.

Руководитель, в свою очередь, будет должен выполнить все необходимые действия только после фактического получения обращения.

Сам текст письма составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать:

наименование адресата, то есть организации, куда просьба направляется;
данные руководителя;
сведения об инициаторе — как зовут, где фактически проживает;
какие документы желает получить на руки заинтересованный;
в случае с рабочей книжкой, на какой временной период владелец желает её получить;
причины, по которым возникла необходимость направления просьбы;
дата составления письма;
личная подпись инициатора.

Чтобы исключить возможность утери письма, можно составить его в двух экземплярах. В этом случае на оставленном у себя экземпляре следует зафиксировать номер, под которым будет зарегистрировано переданное письмо.

Удостоверение копий документов

Согласно положениям статьи 62 ТК РФ, все копии документов, которые передаются человеку, должны быть заверены.

Такие бумаги удостоверяются в компании, которая их выдает. Заверительную подпись ставит руководитель организации, который управляет ею на момент обращения человека. Здесь не имеет значения, кто возглавлял организацию в процессе деятельности инициатора обращения.

В некоторых компаниях с большим документооборотом такое обязательство может быть возложено на кого-то из заместителей начальника либо на компетентного специалиста.

Подпись уполномоченного должностного лица должна быть заверена печатью компании. Допускается использование специального оттиска, изготовленного для этих целей.