Книга учета трудовых книжек

Такая разновидность документации в компании обязана вестись в особой книге или журнале. Большое значение имеет строгий формат, отступления от которого ни в коем случае не допускаются.

Правила учета трудовых книжек

Статья 66 ТК РФ говорит о функциях работодателя выполнять строгий учет книжек. Требования по учету говорят о введении на предприятии:

• Приходно-кассового документа, где учитываются бланки, а также вкладышей. Данные обязанности лежат на сотрудниках бухгалтерии, туда необходимо вносить число бланков новых вкладышей, указывать их цену.
• Непосредственно книга учета трудовых книжек и их вкладышей. Эта обязанность лежит уже на кадровом подразделении компании.

Журнал учета трудовых книжек по формату обязан соответствовать Инструкции по заполнению, которая утверждена Постановлением Мин. труда от 10.10.2003 г. №69.

Что подразумевается под учетом трудовых книжек в компании?

Для начала поймем, что именно работодатель может делать с трудовой документацией сотрудника:

• Прием документа от принятого на работу нового человека.
• Заведение нового документа, если лицо только начало свой путь в трудовой деятельности и до этого момента книжка у него отсутствовала. Необходимо заполнить основную страницу документа — титульную. Записи выполняются по строгим правилам. Когда заводится новый документ, работник оплачивает стоимость его создания, и данные о получении конкретной суммы должны быть внесены под подпись в книгу учета.
• В официальный бланк должна быть внесена информация о данной работе, переводе на другую должность, о награждениях.
• Хранить журнал регистрации трудовых книжек нужно в особом месте, исключающем его порчу. Книжка не должна попасть к посторонним лицам.
• В этот официальный документ должна быть внесена запись при расторжении договора, когда лицо уходит из компании.
• При смерти сотрудника документ выдается его родственникам.

Несмотря на то что в законодательстве нет четкого требования по этому вопросу, журнал учета движения трудовых книжек и его ведение на практике включает следующий ряд действий:

• регистрация документа при принятии сотрудника в конкретную организацию и на конкретную должность в существующее подразделение компании;
• регистрация вновь заведенного документа на нового работника;
• фиксация хранения документа;
• фиксация факта отдачи документа, если трудовой договор прекращает свое действие.

Где регистрируются трудовые книжки

Ключевым контрольным инструментом считается журнал учета выдачи трудовых книжек или журнал движения. Его также часто называют регистрационным журналом или реестром.

Иметь такой реестр обязывает сороковой пункт Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Форма продиктована Приложением№3 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Правовой акт говорит о том, что все действия, связанные с книгами, должны осуществляться строго должностным лицом в организации, которое специально назначено приказом руководства. Такой сотрудник знает правила ведения, хранит, делает записи и выдает документы.

Регистрационный журнал — регистр, который накапливает информацию о манипуляциях с документами. Он приобретается в нужном формате. Листы обязаны быть прошиты, обязательна нумерация. Должен присутствовать штамп компании и подпись главы организации.

Иногда книга учета движения трудовых книг заводится в организации своими силами. Она должна вестись в определенной унифицированной форме. Журнал должен находиться в бухгалтерии компании, поскольку он учитывает именно движение самих документов.

Ведение и заполнение бланков может быть предоставлено выборочно одному из представителей бухгалтерии в компании. Данная обязанность прописана у него в договоре, и он несет материальную ответственность за движение трудовых книжек и вкладышей.

Особую важность имеет хранение и ведение журнала:

• для него, как правило, отводят отдельное место в сейфе или полку в шкафу, чтобы документ не мог потеряться и был защищен в случае ограбления;
• к журналу ограничивается доступ, воспользоваться им могут лишь работники бухгалтерии.
• выдаются бланки о трудовой деятельности лишь через кадровое подразделение:
• предоставлены могут быть лишь тем сотрудникам, кто несет ответственность и контроль за ними;
• чтобы получить их, необходимо в письменном виде подать заявление;
• должна быть подвержена инвентаризации ежемесячно.

Сотрудника, который занимается книжками, должны уведомить приказом о лежащей на нем ответственности за эти бланки.

Ежемесячно назначенное лицо должно представлять отчет, в котором указывается:

• какое количество документов и книг учета движения трудовых бланков находятся у него;
• что получено за них;
• ксероксы кассовых чеков, подтверждающих расчет за трудовые книги.

Как оформляется журнал учета

Сорок первый пункт (Правил ведения и хранения трудовых книжек) говорит о требованиях к оформлению и ведению книги движения трудовых книжек. Листки обязаны содержать номера, как и вкладыши к ним, обязательно наличие шнурка, на них должна стоять подпись руководителя, должна быть сургучная печать и пломба.

Попробуем разобраться, как прошить журнал. Точной инструкции для прошивки книги учета движения трудовых книжек нет. Шнур, который используется для прошивки журнала, должен быть не слишком плотными, чтобы была возможность опломбирования и постановки печати.

На сегодня достаточно сложно найти этот вид печати, поэтому многие наклеивают на концы шнура лист с печатью «Прошито и дата». Но это не является гарантией того, что не будет никаких претензий в случае проверки, поэтому как прошить книгу учета в организации сотрудники должны продумать заранее.

Какие данные вносятся в журнал учета

На сегодняшний день есть форма журнала, которую можно скачать в интернете. Стандартный образец журнала учета трудовых книжек имеет тринадцать граф, которые заполняются внутри компании при каждом перемещении любого трудового документа:

1 графа — отмечается нумерация. Вкладышам уделяется отдельная строка и пункт.

2, 3, 4 графы отражают даты, когда документ поступил. Здесь указывается, когда лицо было принято на работу, или когда была заведена новая книга.

Дата указывается строго в формате «15.10.2003».

5 графа нужна для внесения Ф.И.О. работника в полноценном формате с расшифрованными инициалами.

6 графа нужна, чтобы фиксировать серии и номера документа.

7 ячейка отражает сведения по должности.

Графа 8 говорит о том, в каком подразделении работает сотрудник.

9 графа отражает реквизитные данные.

10 ячейка нужна для подписи сотрудника отдела кадров, который ответственен за данную сферу на предприятии.

В ситуации, когда компанией оформляется документ на сотрудника без предыдущего опыта, происходит заполнение 11 графы. Здесь же прописывается сумма за оформление нового документа.

12 и 13 графы заполняются, когда лицо покидает организацию. Там указывается дата возврата сотруднику документа, а в 13 ставится подпись.

Если в компании уже существует отработанная форма по ведению документа учета, то будет правильно не трогать ее, не менять на документ нового типа до того момента пока она не закончится и не будет полностью заполнена.

А вот если книга существовала, но велась в свободном формате, то работу с ней стоит завершить, указав причину. Необходимо завести новую, нужного образца.

Исправление возможных ошибок

Бывают случаи, когда в процессе ведения журнала произошла ошибка, тогда необходимо:

• отдельной строкой внести такую запись «Запись №Х считается недействительной», а рядом ставится подпись корректирующего лица;
• далее, дополнительно идет корректная запись и подпись о ее действительности от лица, которое вносит корректировки и исправления.

Ответственность за нарушения в ведении учета книжек

Если учет в компании отсутствует или выявлены грубые нарушения по ведению журнала со стороны Госинспекции, компания может быть привлечена к административной ответственности по ст.5.27 КоАП.

Наличие даже небольших погрешностей в ведении журнала учета может стать поводом для наложения штрафа. Чтобы подобных ситуаций не случалось, работодатель должен тщательно соблюдать все требования закона по ведению трудовых книжек сотрудников, это позволит избежать дополнительных вопросов при проверках.

Журнал хранится наряду с другими бумагами особой важности. Лучше выбрать максимально надежное место для хранения: это может быть сейф или несгораемый шкаф. Записи, вносимые в журнал, в любой момент могут понадобиться как работодателю, так и работнику, если книжка утеряна.