Заявление на выдачу трудовой книжки

Заявление на выдачу трудовой книжки поступает от сотрудника руководителю, если владелец документа по каким-то причинам желает получить его на руки.

В большинстве случаев такое происходит, когда человек увольняется из организации. Однако выдачу документа может инициировать и сам владелец, с целью решения вопросов личного характера. Родственники усопшего также могут обратиться к его руководителю с просьбой подобного характера.

Трудовая книжка при увольнении

Увольнение – самая распространенная причина выдачи рабочей книжки её владельцу.

Следует отметить, что в ситуации ухода из организации книжка может быть выдана и представителю работающего, у которого имеется доверенность, оформленная надлежащим образом. В данных обстоятельствах не требуется написание отдельного обращения.

Человеку необходимо направить заявление об увольнении за две недели до момента планируемого ухода. Именно на основании такого документа книжка и будет выдана в последующем.

Увольнение труженика может состояться не только по личному намерению, но также по инициативе руководителя и по обстоятельствам, которые от воли сторон не зависели, например, привлечение к исполнению обязательств по воинской службе, а также другие случаи, которые создают препятствия для дальнейшего исполнения обязанностей по занимаемой должности. В таких ситуациях основанием для возврата рабочей книжки её владельцу будет являться распоряжение руководителя. Исключение здесь составляют случаи, когда труженик умер. Тогда документ будет вручен его родственникам на основании поданной просьбы.

Главным условием в любой из указанных ситуаций является тот факт, что в документе должна быть сделана запись о дате и причине ухода человека со ссылкой на нормы ТК РФ.

Срок выдачи

Согласно действующим нормам, трудовой документ, заведение которого обязательно на всех предприятиях, должны выдать работнику на руки в день ухода из компании. В случае ухода человека из жизни или использования услуг законного представителя, книжка выдается в день обращения такого лица либо родственников покойного.

В некоторых случаях человек может не иметь возможности явиться за своим документом в установленный день выдачи. В таких обстоятельствах книжка будет выдана в момент фактической явки.

Чтобы не нарушить сроки выдачи, установленные действующими нормами, руководитель обязан направить владельцу документа письменное уведомление о необходимости получения книжки. С момента отправки указанного извещения считается, что свои обязательства, по передаче документа владельца начальник выполнил в полном объеме. Извещение составляется в произвольной форме. Содержание должно отражать суть уведомления. Правильным будет отразить в нем следующее:

• Регистрационный номер и дата отправки извещения.
• Данные об отправителе – полное название, месторасположения.
• Сведения об адресате – как зовут, где фактически проживает. Указывается последний известный адрес, который был сообщен тружеником. За достоверность таких данных руководитель ответственности не несет.
• Необходимость явки.
• Обязательное наличие доверенности у представителя, в случае если книжку будет получать не владелец, а доверенное лицо.
• Место и время выдачи документа, любая передача происходит только в рабочее время.
• Подпись руководителя.

Если вы занимаетесь этим вопросом впервые, то должны знать, что правильным будет направить извещение специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением о доставке получателю. Такой подход вполне логичен, поскольку позволяет избежать проблем в последующем.

Способы получения

Следует отметить, что любой вариантов может выбираться получателем по своему усмотрению. В данном случае не имеет значения, кто получает документ – сам владелец, его доверенное лицо либо близкие усопшего.

Действующие нормы определили два возможных способа получить личную рабочую книжку.

Во-первых, заинтересованный получатель может явиться за документом лично. Если выдача будет произведена постороннему человеку, он должен документально обосновать свою возможность на получение книжки.

Во-вторых, действующие нормы установили направление книжки почтовой корреспонденцией, как способ передачи. Для этого в тексте обращения, необходимо отразить просьбу такого характера.

В обоих вариантах руководитель не может отказать обратившемуся при наличии у последнего необходимой подтверждающей документации.

Лично в руки

Увольняемый сотрудник, как и любой другой обратившийся заинтересованный инициатор может получить рабочую книжку, явившись за ней лично.

Самый простой вариант передачи – это явка владельца документа. В этом случае никаких дополнительных сведений не требуется. Хотя некоторые руководители могут попросить предъявить паспорт.

Для законного представителя, помимо своего паспорта, в обязательном порядке, требуется наличие доверенности, которая должна быть оформлена надлежащим образом и удостоверена у нотариального специалиста. В тексте такой бумаги должно быть указано, что её предъявитель имеет возможность получить трудовую книжку вместо её владельца.

Если книжка выдается на руки родственникам покойного труженика, то таким заинтересованным лицам необходимо представить документальные доказательства, которые подтвердят родственную связь с усопшим и факт его ухода из жизни.

К таковым можно отнести:

• Сведения о вступлении в семейные отношения, в случае если на получение документа претендует супруг или супруга труженика.
• Данные о появлении на свет малышей. Они актуальны, когда книжку хотят получить дети усопшего.
• Данные о появлении на свет самого работающего. Они берутся в случае, когда на получение книжки рассчитывают родители усопшего либо его братья или сестры.
• свидетельство о смерти самого владельца книжки.

Когда получить трудовую желают лица, которых покойный полностью финансово обеспечивал, заинтересованным нужно будет представить официальное заключение, подтверждающее их статус.

По почте

Как было указано любой заинтересованный, независимо от его статуса может не приходить сам за получением рабочей книжки. Он может ходатайствовать перед руководителем организации о её направлении по почте. Такую просьбу необходимо отразить в заявлении о выдаче документа.

Следует отметить, что и саму просьбу можно не передавать лично. Любой заинтересованный имеет возможность направить и обращение по почте. Вместе с ним будет необходимо переслать всю документацию, которая подтвердит право на получение документа.

Правильным будет направить весь информационный пакет специальной почтовой корреспонденцией с подтверждением о вручении адресату.

Заявление на выдачу трудовой книжки

В некоторых случаях заинтересованный человек стремится получить книжку для решения личных вопросов. В таком случае также необходимо будет написать заявление на выдачу.

По правилам действующих норм инициатива такого характера может исходить как от самого владельца, так и от других лиц – представителя или родственников.

Такой документ должен быть оформлен в письменном виде.

От сотрудника

Просьба о временном получении чаще всего поступает от человека в случае необходимости представления информации в госбюджетный фонд для оформления пенсии.

Книжку выдают человеку в течение трех суток. После её получения в аналогичный временной промежуток он должен решить свои личные вопросы и вернуть документ руководителю.

Труженик может просить выдать ему трудовую и по другим поводам, например, для поисков новой работы. Но в таких обстоятельствах начальник выдавать владельцу книжку не обязан, работающий может получить отказ. В большинстве таких случаев человеку выдается заверенная копия документа.

Обращение составляется в письменной произвольной форме. В тексте необходимо указать:

• название организации;
• данные об инициаторе;
• повод для выдачи;
• дата и подпись составителя.

Чаще всего такая бумага передается лично самим заинтересованным. Направление по почте или через представителя также не запрещается.

От родственников умершего сотрудника

По действующим правилам смерть владельца трудовой тоже является причиной для того, чтобы требовать передачу трудовой. В данном случае выдача носит постоянный характер, то есть документ будет выдан безвозвратно.

С таким ходатайством могут обратиться родственники покойного труженика. Как было указано выше, для реализации такого намерения заинтересованные лица должны будут представить документацию, которая подтвердить родственные отношения либо тот факт, что усопший полностью обеспечивал обратившихся.

В данном случае отказ будет невозможным, поскольку это может привести к жалобе в надзорные инстанции либо стать поводом для судебного иска.

От доверенного лица

Наравне с другими претендентами законный представитель также может ходатайствовать о предоставлении трудовой.

Помимо письменной просьбы, такому человеку необходимо иметь при себе оформленную правильно доверенность. В ней должно быть отражено право получить трудовую вместо её владельца.

Расписка в получении

В любой компании за ведение и обеспечение сохранности личных рабочих книжек тружеников, назначаются ответственные лица. Чаще всего таковыми являются кадровые специалисты.

Когда происходит временная или безвозвратная передача, получатель ставит свою личную роспись о выдаче документа в специальной учетной форме – книге или журнале. Так подтверждается факт передачи.

Хотя действующие нормы такого не требуют, в большинстве случаев ответственные специалисты берут у получателя расписку. Такой подход используется для дополнительной страховки. Все дело в том, что указанная бумага не только подтверждает факт передачи, она свидетельствует о том, что человек проинформирован о том, что необходимо выполнить возврат.

Владельцу документа следует помнить, что, когда он получает трудовую, специалист компании снимает с себя ответственность за обеспечение сохранности трудовой.

То есть в случае утери либо приведения документа в негодность, восстановление и выдача дубликата книжки происходит за счет лица её получившего.

Для удобства можно изготовить бланки расписок. Однако подписывать их человек должен собственноручно.

Следует отметить, что в случае, если за получением документа обратился представитель в тексте необходимо указать сведения о доверенности, на основании которой он действует.