Стоимость трудовой книжки в 2023 году

Ее обязательно заводить при первом устройстве на работу и затем передавать следующим работодателям, чтобы они вели учёт стажа. Сколько стоит трудовая книжка, где её можно приобрести, как осуществляется её хранение, учёт и восстановление?

Назначение трудовой книжки

Ценность трудовой книжки в её содержании – после того как работник достигает пенсионного возраста, он может выйти на пенсию, и размер выплат будет напрямую зависеть от его стажа. Именно в трудовой и хранятся сведения о нём. Чтобы оформить пособие, её нужно представить в Пенсионный фонд. Помимо стажа, в ней могут содержаться сведения о работе во вредных условиях или на Севере, дающей право на повышенную пенсию.

Но трудовая – не единственный источник сведений о стаже: если в ее данных есть сомнения, ПФ делает запрос в организацию, в которой трудился работник, и проверяет сведения. Конечно, не всегда эти данные можно найти, если речь идёт о давней работе, но теперь, когда всё компьютеризировано, даже если предприятия уже нет, все данные о работе на нём остаются в электронных архивах. В связи с этим, а также с частыми случаями подделки трудовой, в последнее время всё активнее обсуждают отмену этого документа. При этом, даже если решение будет принято, всё равно их не отменят в одночасье, и последует долгий переходный период, ведь сейчас они всё же нередко необходимы.

Оформление при первом трудоустройстве

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то трудовую нужно оформить в течение 7 дней с момента начала работы. Данные в книжку должен заносить сотрудник отдела кадров либо контроля персонала. Впоследствии при увольнении документ должен быть выдан на руки работнику, а тем передан следующему работодателю.

Сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых, получает в бухгалтерии компании бланк трудовой книжки для внесения данных, при этом с сотрудника, на которого заводится книжка, может быть удержана её стоимость (либо нет – на усмотрение организации). Есть случаи, в которых предприятие должно будет поменять трудовую за свой счёт:

• Если документ был заполнен неверно, и в него оказались внесены ошибочные данные.
• Если он был испорчен не по вине владельца.
• Если документация работников была массово утрачена.

Приобретение документа

Бланк трудовой приобретается работодателем, с работника взимается его стоимость, к сумме удержания могут добавляться и расходы на доставку. Сотрудник и сам может приобрести бланк вместо работодателя – в киосках Роспечати и в канцелярских магазинах они свободно продаются. При этом трудовые новой формы (действует с 2004) имеет право производить только «Госзнак», на них имеется специальная защита. Но трудовые старых образцов – ещё советские, также остаются действительными.

Если речь идёт о компании, то закупка производится в массовых количествах, и заказ делается у одной из организаций, занимающейся закупкой у «Госзнака», осуществляющего печать.

Заключив с «Госзнаком» договор, они становятся официальными распространителями. Также приобрести бланки и непосредственно у «Госзнака».

Что касается доставки, то она обычно выполняется службой, получившей право перевозить защищённую полиграфическую продукцию. Необходимо, чтобы приобретающая трудовые компания вела их учёт – для этого заводится специальный журнал. Использованные книжки, испорченные, подлежащие замене – все они заносятся в отчёт, контролируются отпускаемые на них суммы.

Стоимость бланка и вкладыша

Какова стоимость трудовой книжки? Цена может колебаться от региона к региону, но в среднем она невысока, составляя примерно от 200 до 300 рублей. В Москве они стоят дороже, цена может составлять вплоть до 400 рублей. Оптовые клиенты получают скидки, и стоимость трудовой оптом может оказаться сильно ниже – примерно 100–170 рублей. Оптом они покупаются работодателями, приобретающими их по договору с указанием стоимости. Иногда руководитель может решить немного обогатиться на завышении цены на трудовую, пользуясь тем, что она была приобретена по оптовой цене. Ведь если с одной трудовой таким образом прибыли будет получено немного, то со временем, с нескольких сотен, она окажется вполне ощутимой.

Если листы для внесения сведений уже заполнены, то не нужно заводить новый документ – вместо этого используется вкладыш. Его форма также утверждена законодательством, и вкладыш должен ей строго соответствовать – это официальный документ, тоже выпускаемый лишь «Госзнаком» и защищённый от подделки. Приобретается он в киоске «Роспечати» или в канцелярском магазине. Стоит примерно столько же, сколько и бланк, или немного меньше – около 180-250 рублей.

Помимо этого, вкладыш можно запросить у работодателя, поскольку обычно они закупаются вместе с трудовыми. Соответственно, при запросе он выдаётся, а его стоимость вычитается из заработной платы.

Отметим: недопустимо внесение изменений кем-либо, кроме уполномоченного лица, не только в саму трудовую, но и во вкладыш. Полностью недопустимо замазывание слов при помощи штриха и вырывание страниц – если подобные манипуляции будут замечены, то документ становится непригодным для использования, а обязанность заменить его возлагается на виновного.

Восстановление трудовой

Иногда трудовая книжка оказывается утеряна либо испорчена. В таком случае требуется восстановить сам документ, а иногда отдельного восстановления требуют и сведения из него. На это необходимы средства. Как производится и кем оплачивается восстановление этого документа?

В первую очередь определяется виновник, допустивший порчу или утрату. Это зависит в основном от того, у кого хранилась книжка – если у работодателя, то вину несёт он, если у работника – соответственно, виноват будет он. Не получится ссылаться на грабителей, случайно прихвативших вместе с более ценными вещами и трудовые из офиса – ведь не им же заниматься восстановлением? И тем более неприродной стихии, если повинен пожар.

Заниматься восстановлением и оплачивать его будет сам виновник – тот, у кого хранилась книжка. Способов восстановления несколько:

• Обращение к предыдущим работодателям – иногда придётся посетить их лично, чтобы внести записи о своей работе в этих компаниях.
• Запрос в ПФ – конечно, это гораздо удобнее, но проблема в том, что персонифицированный учёт ведётся лишь с 2016 года, а значит и сведения в ПФ могут внести лишь о недавней работе.
• Запрос в архив – если обратиться напрямую к работодателю не получается из-за ликвидации компании либо происшествий сведения о вашей работе в ней утеряны, придётся отправиться в архив по месту нахождения компании и надеяться, что сведения найдутся в нём.
• Обращение в суд – если ничего из предыдущего не помогло, остаётся лишь в судебном порядке определить стаж.

Если мест работы у гражданина много и стаж его велик, а тем более, если при этом он ещё и поездил по стране, то восстановление трудовой может оказаться делом чрезвычайно хлопотным и затратным. Затраты компенсирует виновник, значит, если утеря произошла по вине предприятия, то даже поездку куда-нибудь во Владивосток, если иным способом восстановить стаж нельзя, придётся оплачивать ему. Но в любом случае хлопот не оберётся и сам гражданин, которому, скорее всего, придётся заниматься непосредственно поездками с целью восстановить информацию. К тому же остаётся риск, что часть её восстановить вовсе не удастся и будет потерян ценный стаж. Потому стоит озаботиться снятием заверенной копии, чтобы в случае утраты оригинала можно было куда проще восстановить документ.

Учет и хранение

Бланки и вкладыши должны сберегаться в компании как документы строгой отчётности и выдаваться по заявке ответственному лицу. Если бланк испорчен, то он должен быть уничтожен, но не просто так – при этом составляется акт. Форма оформления акта свободная. Испорченные бланки списываются в бухгалтерском учёте, отчёт от ответственного за ведение книжек и хранение бланков для них лица должен предоставляться в бухгалтерию ежемесячно, с указанием затраченных и полученных сумм, при этом прикладывается приходный ордер из кассы компании. Отчёт также выполняется в произвольной форме (в компании могут быть собственные утверждённые образцы).

Сами книжки хранятся в отделе кадров либо у руководителя, трудящемуся они должны выдаваться при увольнении, если же сотрудник намерен устроиться по совместительству, то ему предоставляется заверенная копия.