Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Запись на страницах трудовой книжки о приеме на работу является завершающим действием по оформлению человека в штат компании.

Прежде чем человек допускается к исполнению функциональных обязанностей в своей должности, необходимо документально оформить начало его трудовой деятельности.

Только после завершения процедуры трудоустройства претендент будет иметь возможность полноценно трудиться и как следствие получать доход. Сам процесс оформления оговаривается в статьях главы 11 ТК РФ. Там определены все тонкости и нюансы начала профессиональных взаимоотношений специалиста с работодателем.

Непосредственные действия по составлению всей необходимой документации по оформлению человека в компанию находятся в компетенции кадровых специалистов. Именно им придется выполнить все необходимые практические мероприятия. Все они завершаются тем, что вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу.

Заполнение трудовой книжки

Чтобы сделать все необходимое и завершить процедуру начала трудовых отношений при приёме исполнителя, нужно обратить внимание на ряд актуальных моментов:

  • как реализуется сам прием на работу;
  • по каким правилам вносится запись в трудовой книжке о приеме на работу;
  • как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу людям, которые утратили такой документ или не осуществляли профессиональную деятельность ранее;
  • порядок аннулирования или исправления ошибок в трудовой книжке записи о приеме.

Такие моменты крайне важны для каждой из сторон отношений. Правильное начало взаимодействия позволит избежать разногласий и претензий в последующем. Это выгодно как для работника, так и для работодателя. Поскольку судебные разбирательства отнимают много времени и сил у всех.

Стоит отметить, что важность рабочих отношений заключается в том, что они затрагивают материальные интересы людей и связаны с получением денежных средств.

Оформление приема на работу

Запись о приеме является завершающим этапом оформления в организацию, то есть трудовая книжка заполняется в последнюю очередь.

Все начинается с проведения предварительного собеседования. В ходе такой процедуры выясняется уровень подготовленности претендента и наличие у него необходимой квалификации, чтобы в он мог осуществлять свои рабочие функции.

После этого руководитель компании принимает решение, и начинается процесс оформления необходимых бумаг для включения кандидата в число работников организации. Человеку разъясняется, какие сведения и данные он обязан представить. В такой информации, согласно статье 65 ТК РФ, относятся:

  1. Документ, подтверждающий личность обратившегося. Таковыми могут быть: общегражданский паспорт, паспорт для выезда за пределы страны, удостоверение военного, временная справка, заменяющая утраченный документ.
  2. Трудовая книжка. В ней отражается вся история профессиональной деятельности человека. Отражены все организации, в которых кандидат трудился, а также поощрительные меры, которые применялись в ходе деятельности.
  3. Данные, подтверждающие осуществление выплат в страховочные инстанции.
  4. Сведения о постановке на специальный военный учет.
  5. Бумаги, которые свидетельствуют о получении необходимых для труда знаний.
  6. Подтверждение отсутствия фактов привлечения к ответственности криминального характера.
  7. Данные, которые отражают тот момент, что к человеку не применялись административные меры воздействия за употребление, без медицинского заключения, наркотических и психотропных веществ.
  8. Заключение медицинского профессионала, что претендент способен выполнять рабочие функции. То есть он является полноценным индивидуумом в физическом и психическом плане.

По указанным данным, работодатель будет иметь возможность понять, что представляет из себя кандидат, и сможет ли справляться с порученной работой.

Такой перечень исчерпывающим не является. Внутренними правилами некоторых компаний может быть предусмотрено предоставление дополнительного объема сведений. в итоге все зависит от характера деятельности и специфики должностных функций, которые будет выполнять принятый специалист.

Оформление

После представления всех данных, последние детально и скрупулезно изучаются специалистом по кадрам. Когда установлено, что представленная информация полная и достоверная, обратившийся должен составить заявление, содержащее:

  • полное название организации;
  • данные о ее главе;
  • сведения об инициаторе обращения;
  • дата и место оформления ходатайства;
  • просьбу с указанием, на какую должность претендует, и с какого числа желает приступить к работе;
  • личная роспись составителя.

Оформленная бумага вместе с информационным пакетом документов передается на рассмотрение руководителю. После ознакомления руководитель обязан поставить отметку на обращении о принятом решении.

После того как это было сделано, все возвращается в службу кадров для исполнения. На основании распоряжения руководства составляется приказ о принятии кандидата на должность, в котором человек лично расписывается. Затем, согласно статье 67 ТК РФ, составляется текст трудового соглашения, который подписывается обеими сторонами. По одному экземпляру такой бумаги получает каждый подписавшийся.

И только после этого делается соответствующая отметка в трудовой о приеме. На этом процедура приема считается завершенной.

Правила внесения записи в трудовую книжку

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, личная рабочая книжка представляет основной источник информации о профессиональной деятельности человека.

В ней отражаются данные о том, где и кем работал претендент, по каким причинам прекращал отношения, какие поощрения имел от руководства. Все указанное характеризует человека, как специалиста.

Это, пожалуй, самый важный документ для устройства в организацию. Именно на его содержание обращают внимание еще на предварительном собеседовании. От сведений, содержащихся в нем, в большинстве случаев зависит положительный результат усилий человека.

По указанным причинам весь порядок оформления рабочих книжек и внесения в них любых отметок, четко оговаривается действующими нормами, а именно постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В документ, помимо сведений о профессиональной деятельности, вносятся личные данные: как зовут владельца документа, когда родился. Если в ходе жизни такая информация претерпевала изменения, это тоже отмечается, со ссылкой на основании изменений.

Трудовая книжка

Имя, фамилия и отчество указываются на государственном языке. Дата появления на свет пишется арабскими цифрами. День и месяц должны быть указаны двузначными цифрами, а год четырехзначными. Под такими данными человек ставит свою личную роспись.

Что касается сведений об исполнении рабочих функций, то здесь отражается более полная информация. Должно быть указано следующее:

  • дата начала взаимодействия;
  • полное название организации;
  • точное обозначение занимаемой должности;
  • дата и номер распоряжения главы о принятии в компанию;
  • сведения о переводах на другие должности и места;
  • момент прекращения взаимодействия;
  • причины, послужившие этому;
  • ссылка на статьи ТК РФ;
  • приказ об окончании отношений.

В личном рабочем документе еще имеется раздел о поощрительных мерах, которые применялись к человеку. В таких строках указывают:

  • дата применения поощрения;
  • основания для этого, то есть приурочено поощрение к памятной дате или профессиональному празднику;
  • распоряжение работодателя – номер и дата вынесения.

Содержание любой пометки должно соответствовать формулировке приказа руководителя, который был основанием для ее внесения.

Все отметки производятся с использованием канцелярской ручки. Для этого могут применяться чернила или паста черного, фиолетового или синего цветов. Другие цвета не разрешаются. В записи не допускаются сокращения, исключение слов или фраз. Все названия должны быть полными.

Каждая отметка имеет свой номер. Нумерация распределяется по мере внесения данных.

Как исправить неправильную запись?

Нередко возникают ситуации, когда приходится делать исправления сведений личного характера, в том числе и даты рождения в трудовой книжке.

В первой части рабочего документа всегда указываются сведения о самом человеке – как зовут, когда родился. Поскольку такие данные являются личной информацией, после их внесения ставится роспись владельца документа. Этим самым подтверждается достоверность внесенных сведений.

Однако нередки случаи, когда в сведениях может содержаться неточность, например, в дате появления на свет. Например, женщины могут изменить свою фамилию, вступая в семейный союз.

Чтобы исправить личную информацию, человек должен сам прибыть в кадровую структуру и сообщить об это специалистам. Но все свои слова необходимо обосновать документально. То есть нужно будет предъявить бумагу, на основании которой данные были изменены. Это может быть документ, выданный организацией, которая занимается вопросами создания семейных ячеек, либо заключение судебной инстанции.

Представленная бумага должна быть детально и скрупулезно изучена.

После этого прежняя отметка перечеркивается сплошной линией. Действующие нормы допускают такое.

Затем производится надпись, содержащая в себе новые данные. В ней делается ссылка на документ, это подтверждающий.

Заполнение

В этой части отражается прием на работу, уход, а также все переводы и перемещения на другие рабочие места, в процесс нахождения в штате организации.

Чаще всего неточности могут содержаться в датах либо в наименовании занимаемой должности.

Чтобы исправить описку такого характера, необходимо изучить текст распоряжения, на основании которого делалась отметка. Если отметка в личном документе не соответствует содержанию решения, то исправления будут сделаны на основании последнего. Если неточность имелась в самом приказе, сначала нужно исправить его, путем издания нового.

Затем, на основании нового документа и будут внесены необходимые исправления.

Ошибки в разделе о трудовой деятельности тоже не редкость. В этом случае ошибочные отметки не перечеркиваются. Специалист будет обязан произвести новую запись, в свободной строке. Там должна содержаться новая информация и ссылка на распоряжение главы организации либо на судебное заключение.

Сначала должно быть установлено, какую надпись и каким образом следует изменить. Будет ли она изменена частично или аннулирована полностью. Затем необходимо проверить содержание изданного приказа, на основании которого запись вносилась, и нет ли расхождений между ними.

После того как все детально проверено, нужно будет оформить распоряжение нового содержания либо внести исправления на основании старого. Все изменения и дополнения подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации.

Следует отметить, что любые дополнения и пометки должны быть полными и отражать свою суть. То есть сокращения каких-либо слов не допускается.

На практике, иногда возникают ситуации, когда заинтересованный человек, обратившись за внесением изменений в личный рабочий документ, может получить отказ.

Такое случается в основном при смене собственника компании либо по истечении довольно длительного временного периода. В таком случае любой имеет возможность исправить неточности, без решения главы компании.

Все проблемы можно решить, обратившись в официальную судебную инстанцию. Сама процедура довольно простая. Прежде всего, нужно будет составить текст обращения. В нем необходимо указать:

  • наименование судебной инстанции, которая будет рассматривать ходатайство;
  • сведения о составителе обращения;
  • подробности приема и ухода из организации;
  • в чем заключается пожелание инициатора;
  • дата оформления и личная роспись.

Следует отметить, что обязательная оплата для обращений такого рода не определена. Трудовые разногласия обсуждаются без оплаты. Затем следует направить составленную бумагу судебному чиновнику.

Само рассмотрение происходит стандартно. В судебную инстанцию вызываются обе стороны разногласий. С ними проводят подробную беседу, а также изучают все представленные документы.

После этого судебный специалист выносит заключение. Такая бумага высылается инициатору обращения, а также компании, которая допустила неточность.

Именно на основании такого документа будут внесены изменения и устранены все неточности.

Следует отметить, что данные личного рабочего документа, являются первостепенным в случаях обсуждения трудовых вопросов. Это подтверждается сложившейся практикой рассмотрения.

Примеры внесения записей

Внести данные в рабочий документ довольно просто. Все дел в том, что каждый раздел и его строки имеют названия. Просто нужно отражать в них требуемую информацию.

Например:

— раздел первый – Иванов Иван Иванович, 01.01.1960, подпись;

— раздел второй – 10.10.2015 принят на работу в Общество с ограниченной ответственностью салют (ООО «Салют»), в качестве сторожа. Заключен контракт сроком на один год. Основание – приказ от 09.10.2015 № 71-к. 20.09.2016 уволен по собственному желанию. Пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Основание – приказ от 16.09.2016 № 87-к;

— раздел третий – 20.05.2016 объявлена благодарность за добросовестную работу, в связи с пятилетием основания компании. Основание – приказ от 19.05.2016 № 34.

Образцы документов

Образец заполнения трудовой книжки

Евгений Усачев

Практикующий юрист, опыт 15 лет. Кандидат юридических наук. Руководитель и ведущий юрист ООО «ЮристКонсалт». Специализируется на трудовом праве, в частности, на решении трудовых споров.

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург

Подписывайтесь на нас в Fecebook