Учет трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек определяют ряд мероприятий по правильности заполнения и обеспечению сохранности личных рабочих документов людей.

Именно она является отправной информационной точкой для оформления отдыха. Обязательность её ведения установлена статьей 66 ТК РФ. Данные в трудовой книжке содержат в себе сведения обо всем периоде профессионального функционирования любого человека. Там отражена вся трудовая биография работника.

Иными словами, там написано – где, в качестве кого и как долго индивидуум трудился, по каким причинам прекратил свое профессиональное взаимодействие с компанией. Из таких данных видно, сколько времени в сумме отработано сотрудниками.

Поскольку рабочая книжка представляет из себя бланк строгой отчетности, уполномоченным специалистам необходимо разбираться в ряде следующих актуальных вопросов:

• каков порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• должна ли в компании быть разработана своя инструкция о порядке ведения трудовых книжек;
• где должны храниться трудовые книжки работников;
• как хранить трудовые книжки;
• кто осуществляет ведение трудовых книжек;
• какие специалисты организации отвечают за учет и хранение трудовых книжек;
• обязательно ли вести бухгалтерский учет трудовых книжек.

Соответствующие профильные специалисты должны детально и скрупулезно разбираться в указанных моментах. Это связано с тем, что личная рабочая книжка затрагивает, прежде всего, финансовые интересы человека.

Законодательное регулирование вопроса

Статья 66 ТК РФ определяет основные моменты, касающиеся личных рабочих книжек. В частности, она говорит, что такая бумага является основным документом, который характеризует профессиональную деятельность человека и содержит данные об общей продолжительности функционирования.

Работодатель обязан оформить бланк такого характера на любого, кто проработал в компании более пяти дней. Помимо сведений о включении в штат компании, в бланк еще вносятся данные об изменениях занимаемой должности, переводе в другие места, поощрительные меры, которые применялись к человеку.

По намерению индивидуума можно вносить отметки о том, что он исполняет функциональные обязанности параллельно и в другой организации. Такие данные фиксируются на основании документального основания.

Однако указанная норма не содержит исчерпывающую информацию по использованию трудовых книжек на предприятии. В ней указаны лишь основные моменты, но конкретных сведений очень мало.

В связи с этим упомянутая норма делает отсылку на другие официальные положения, в которых оговорены все тонкости и нюансы, касающиеся обращения с документами такого рода.

Порядок оформления и хранения трудовой регламентирует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

В нем оговариваются основные моменты, которые связаны с:

• определением формы бланков;
• изготовлением соответствующих бланков;
• передачей отпечатанных бланков работодателю;
• порядком учета трудовых книжек;
• определением места хранения трудовых книжек;
• установлением круга специалистов, которые будут отвечать за учет трудовых книжек.

Следующим не менее важным положением является Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем отражена информация о заполнении в организации рабочих книжек.

Указанные правила являются основными нормами, которые определяют порядок получения, внесения отметок и хранения трудовых книжек.

Именно указанными положениями должны руководствоваться профильные специалисты организации, так как условия упомянутых правил распространяются на все без исключения компании.

Бланки трудовых и порядок их приобретения

Поскольку обязательства по использованию личных рабочих книжек людей возложены на работодателя государственными структурами, то и передача соответствующих бумаг обеспечивается в общем для всех организаций порядке.

Следует отметить, что такая услуга оказывается на платной основе. Работы подобного характера может выполнить типографская инстанция по месту расположения офиса компании. Прейскурант на услуги определяется централизованно бюджетной структурой.

Прежде всего, руководителю необходимо определить количество книжек, которые нужно будет заказать. Затем вносится необходимая оплата. После этого будет изготовлена необходимая партия бумаг, каждая из них будет иметь определенную защиту в виде номера и специальных знаков. После этого происходит выдача заказчику.

В связи с тем, что услуги подобного рода оказываются за деньги, то и при выдаче документа работающему, последний тоже вносит оплату.

Если со стороны работодателя были допущены ошибки во внесенных данных или не обеспечена сохранность, восстановление происходит за его счет.

Основные правила работы

После получения в необходимой партии бумаг на работодателя возложена обязанность четко следовать процедуре, установленной действующими нормами.

Прежде всего, руководитель должен издать приказ. В нем должны быть отражены следующие важные моменты:

• Лицо, ответственное за учет трудовых книжек, поступивших из типографии. Обычно это кто-то из специалистов бухгалтерии;
• Место, где хранятся трудовые книжки. По сложившейся практике таким местом является отдел кадров;
• Кто будет ответственным за ведение, оформление и выдачу книжек. Обычно этим занимаются работники кадров.

Как было указано, рабочая книжка является источником сведений о том где, как долго и кем трудился человек.

Когда работника принимают в штат организации, в книжку вносится пометка, подтверждающая этот факт. Работодатель обязан внести её любому, кто осуществлял свою деятельность в организации более пяти дней.

Бывают случаи, когда работник не имеет такой книжки. Это случается если претендент до этого нигде не трудился. В таком случае книжка на него должна быть заведена через пять дней функционирования.

Книжку заводят только компании или индивидуальные предприниматели. Если взаимодействие происходит в рамках гражданско-правовых отношений, отметка в книжку не вносится, а новый документ не оформляется.

В книжку вносится информация, касающаяся назначений на должности, переводов в другую местность. Отражаются также данные, когда, как и по какому поводу человек поощрялся организацией. Здесь указывается приказ работодателя.

Что касается мер взыскания, то они в книжку не вносятся. Исключение составляют ситуации, когда к человеку увольнение было применено в виде наказания.

Все отметки вносятся с использованием государственного языка.

В случае возникновения необходимости выдачи копии книжки, каждая из сторон рабочих отношений должна выполнить ряд довольно простых действий. Работающий должен направить руководителю ходатайство, с указанием просьбы такого характера. Тот обязан передать обращение человека для исполнения в отдел кадров. Работник кадров должен в течение трех дней вручит человеку копию.

Ведение

При оформлении рабочей книжки в нее вносится информация следующего характера:

• как зовут будущего владельца, когда он появился на свет;
• какую специальность или профессию получил по завершении обучения.

На первой странице документа должна стоять печать организации, которая его выдала.

Как было указано, все сведения, касающиеся рабочей истории человека тоже должны быть отражены.

Все отметки при ведении должны быть полными, содержательными и отражать суть приказа руководителя. Сокращения и исключения слов, и фраз – не допускаются. Каждая пометка имеет свой порядковый номер. О любой пометке, которая вносится в рабочую книжку, владелец документа должен быть проинформирован. Об это будет свидетельствовать личная роспись в учетной карточке работающего.

Любая внесенная информация должна быть записана с использованием авторучки, чернилами фиолетового, синего или черного цвета.

Все отметки, касающиеся начала, изменения или прекращения профессионального взаимодействия должны содержать в себе ссылку на нормы ТК РФ, ведь именно они являются обоснованиями намерений каждой из сторон. Исключением здесь является освобождение от исполнения обязательств по заключению судебной инстанции. В таком случае ссылка будет сделана на такое решение и нормы УК либо КоАП РФ.

В рабочей книжке должны быть отражены сведения о военной службе и периодах обучения во внешкольных заведениях по изменению квалификации и подготовке кадров.

В обязательном порядке должны быть отражены сведения о мерах поощрения, которые применялись к человеку.

Сюда будут входить данные о поощрениях:

• государственного уровня в виде наград, присвоения почетных званий, вручения орденов и медалей;
• руководителем в виде грамот, званий, нагрудных значков, повышения в должности или в звании.

Отметки о денежном премировании в книжку не вносятся.

Учет

Любой глава компании обязан организовать учёт личных рабочих книжек. Для этих целей в каждой организации ведется следующая учетная документация:

1. Журнал учета поступлений и расходования бумаг. Сюда включаются данные во всех бланках и вкладышах рабочих книжек, которые поступили в организацию. Также здесь отражаются все операции по их израсходованию, например, передаче работающим, порче, утрате. Такой документ применяется при бухучете.
2. Учетный перечень, отражающий продвижение таких документов. В нем содержится информация обо всех книжках, которые были переданы принятыми в организацию. Здесь также указываются серийные номера и даты переданных документов. При прекращении взаимодействия и уходе из компании, в списке делается соответствующая пометка, а человек ставит подпись за получение личной книжки.

Указанный перечень должен быть прошит, скреплен печатью и заверен подписью главы. Каждая его страница должна иметь порядковый номер.

Хранение

Чистые бумаги находятся на ответственном хранении в сейфе главного финансиста организации, либо хранятся у специалиста, который назначен приказом руководителя ответственным за хранение незаполненных трудовых.

По мере надобности они должны быть выданы кадровику. Для этого последний направляет ходатайство главе, в котором указывает необходимое количество и причину выдачи бумаг.

Ежемесячно получивший бумаги обязан отчитываться и направлять финансистам следующую информацию:

• сколько было израсходовано;
• каков остаток;
• объем денежных поступлений за выдачу;
• количество единиц, которые пришли в негодность, были утрачены или неверно оформлены.

Все попорченные бумаги должны быть уничтожены. Такой факт оформляется актом, с указанием причин и количества уничтоженных единиц.

Книжки, которые по каким-то причинам не были получены владельцами при увольнении либо уходе из жизни, находятся в компании до того момента пока не будут истребованы заинтересованными людьми, например, близкими усопшего.

Действующие нормы обязывают любого главу компании постоянно иметь в наличии необходимое количество незаполненных книжек.

Кто является ответственным за организацию работы?

Безусловно, в любой компании за все отвечает руководитель. Именно он организовывает деятельность инстанции по всем направлениям. Не исключение здесь и использование документации различного характера.

Однако один человек не может охватить все. Начальник осуществляет общее руководство. Вникать детально во все мелочи он не обязан и физически не сможет.

Для этого у каждого руководителя есть ряд подчиненных. Это его заместители по направлениям функционирования организации, а также профильные специалисты, которые непосредственно подчинены главе – юристы, кадровики, финансисты, экономисты, бухгалтера.

Чтобы возложить обязательства и ответственность по реализации всех направлений начальник может издавать приказ, регулирующий любые функции работающих.

Такой принцип распространяется и на все действия по использованию рабочих книжек как заполненных, так и нет.

На практике осуществление всех мероприятий и ответственность возлагаются на одного человека. Как правило, это специалист по кадрам. Но этим все не ограничивается. Чаще всего этим же распоряжением на непосредственного начальника специалиста возлагается контроль действий последнего.