Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка заполняется, когда человек принят на работу. Записи в трудовой книжке – это своего рода отметки обо всей истории профессиональной деятельности человека.

Когда люди оформляются в качестве специалистов, независимо от того, кем это делается компанией или индивидуальным предпринимателем, обязательным условием является заполнение трудовых книжек.

Зачастую у некоторых специалистов возникают определенные трудности с заполнением рабочей книжки при приеме человека на работу.

Безусловно, ТК отвечает на некоторые вопросы о том, как происходит внесение записи в трудовую. Однако детально этот процесс раскрывает инструкция по заполнению трудовых книжек. Это сборник положений и норм следует детально и скрупулезно изучить, в особенности кадровым специалистам. Он регулирует ряд очень важных и актуальных моментов:

  • каковы правила заполнения трудовых книжек;
  • как правильно сделать запись в трудовой книжке;
  • нужно ли делать запись в трудовой книжке ИП;
  • нужны ли записи в рабочей книжке директора;
  • какой ручкой заполнять трудовую книжку;
  • как заполнить новую трудовую книжку;
  • какие записи вносятся в трудовую книжку;
  • где ставиться дата заполнения трудовой книжки;
  • кем могут составляться инструкции по заполнению трудовых книжек;
  • что должна содержать в личной книжке первая запись;
  • какое отношение имеет рабочий договор к записи в личной книжке;
  • каким образом заполняется титульный лист рабочей книжки;
  • где можно позаимствовать образец заполнения трудовой книжки;
  • кто заверяет запись, внесенную в трудовую книжку генерального директора;
  • как выглядит правильное заполнение трудовых книжек без ошибок;
  • что содержат в себе записи в трудовой книжке на титульном листе;
  • можно ли человеку сделать запись в трудовую книжку самостоятельно;
  • как еще, кроме инструкции, имеются правила внесения записей в трудовую книжку;
  • на основании чего делаются записи в трудовую книжку.

Как видно изучив детально необходимые положения и нормы можно скрупулезно разобраться практически во всех аспектах и выяснить, как правильно заполнить трудовую.

Законодательство о трудовых книжках

Как было указано, заполнение трудовой, а также внесение каких-либо записей в последующем в трудовую книжку работника оговорено в инструкции о порядке и правилах ведения, и осуществления отметок в трудовых книжках.

Также на многих информационных ресурсах имеются сведения, как сделать запись в трудовой и заполнить трудовую книжку.

Безусловно, основные источники информации по этому вопросу  — ТК, Правила ведения и хранения тр. книжек и соответствующая Инструкция.

Однако не стоит забывать и о других документах, которые содержат в себе данные о том, как заполнять трудовую и внести запись в трудовую книжку.

К таким источникам можно отнести, прежде всего, заключение высшей судебной инстанции, которая уточняет разные актуальные моменты по правилам заполнения трудовой книжки.

Периодически такие заключения выносятся. Это происходит по следующим причинам. Все дело в том, что в каждой конкретной ситуации приема человека на работу в организацию имеются свои нюансы и особенности. Соответственно и заполнение рабочей книжки может иметь свои отличия.

Содержание таких постановлений обуславливается практикой обсуждения обращений, которые поступают в официальные судебные инстанции от людей.

Причинами таких обращений являются, прежде всего, ошибки и неточности в порядке заполнения трудовых книжек.

Исходя из описываемых в ходатайствах жизненных ситуациях, делаются определенные выводы, и выносится очередное заключение о том, как необходимо правильно заполнять трудовые книжки работников.

Как было указано выше, информацию об этом можно получить из различных источников. Это могут быть ресурсы интернета, а также разъяснения, полученные в бюджетных или частных инстанциях у специалистов соответствующего профиля.

Во многих компаниях практикуется обучение и повышения уровня подготовки для кадровых работников.

Именно в ходе такой подготовки и изучается содержание не только действующих норм и положений, но и вынесенных судебных заключений.

Обсуждается масс нюансов, в том числе:

  • как заводить трудовую книжку впервые при приёме для трудоустройства;
  • можно ли пользоваться при заполнении гелевой ручкой;
  • чернилами какого цвета заполняются строки документа;
  • как внести запись задним числом и какова правильность таких действий;
  • где хранятся сами книги;
  • что указывается на титульном листе;
  • что предпринять, если имела место неправильно внесённая информация, в том числе в строках титульников;
  • на основании какого приказа руководителя заносятся все данные в рабочий документ.

Такое обучение крайне полезно для специалистов. Оно помогает повысить профессиональный уровень и избежать ошибок в ходе осуществления деятельности.

Для чего необходима трудовая книжка?

Некоторых людей интересует, а зачем нужен личный рабочий документ. Такой вопрос вполне логичен.

До того, как человек приступит к выполнению своих функциональных обязанностей, происходит процедура оформления всей необходимой документации.

На претендента заполняют специальную карточку, он пишет заявление, издается соответствующее распоряжение, формируется отдельный счет для зачисления финансовых средств. Казалось бы, документов более чем достаточно и в случае возникновения каких-либо проблем необходимую информацию можно будет довольно просто истребовать.

Однако не все так просто. Все дело в том, что трудовая является личным документом. И хотя на период осуществления деятельности в компании человек на руках её не имеет, при уходе из организации документ возвращается владельцу.

За весь временной период своего существования любая компания может претерпевать изменения. Они могут коснуться не только принадлежности или формы собственности, но и самого существования организации в целом. Проще говоря, она может прекратить своё функционирование.

Не всегда распадающиеся структуры сохраняют или передают на государственное хранение свою документацию, в том числе и сформированную по вопросам трудовых отношений. Оставленная информация может быть неполной, бумага может прийти в негодность с течением времени.

Если возникнет необходимость в каких-нибудь сведениях или данных, получить их будет крайне затруднительно. А вот рабочий документ в большинстве случаев содержит полную и исчерпывающую информацию о профессиональной деятельности человека.

На практике содержание документа дает любому заинтересованному индивидууму решить любые проблемы, связанные с трудовыми отношениями. В ходе официальных разбирательств именно данные из личного трудового документа принимались во внимание, и на их основании ходатайство обратившегося удовлетворялось полностью.

Бланк строгой отчетности

Личная рабочая книжка, по сути своей — это источник достоверной и полной информации о профессиональной деятельности человека.

Информация, взятая из неё, используется в качестве основополагающих доводов в пользу индивидуума.

В связи с этим и сами бланки таких документов подлежат детальному и скрупулезному учету. В любой компании имеется кадровая структура, специалисты которой занимаются вопросам включения и исключения людей из штата организации. В их функциональные обязанности включен весь спектр мероприятий по такому поводу. Не исключение здесь и ведение соответствующей документации.

Когда происходит оформление в штат, прежде всего, необходимо выяснить имеется ли у кандидата рабочая книжка. Иногда в качестве специалиста человек предлагает себя 1 раз, поэтому документа у него может и не быть.

Когда в компанию принимаем нового человека, нужно такой документ завести.     Для этих целей в любой организации формируется своего рода резервное хранилище с бланками соответствующих документов. Каждая такая бумага или книжка имеет свой уникальный номер.

Наличие таких бланков периодически проверяется, в том числе и главой организации.

По действующим нормам и положениям заполненные документы должны находиться отдельно от новых.

Когда используется новый бланк, в специальном учетном перечне кадровый работник делает отметку соответствующего характера. За получение такого документа нанятый человек расписывается.

Следует отметить, что новый личный документ выдается человеку не просто так. За его выдачу по действующим правилам установлена обязательная оплата. Средства такого рода получатель документа может внести сам наличными деньгами либо стоимость будет высчитана из его дохода.

Оплата установлена по причине того, что изготовление бланков также осуществляется на платной основе и любой работодатель стремится погасить свои расходы.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Информация, содержащаяся в трудовом документе, полностью отражает всю историю профессиональной деятельности человека.

Поэтому и перечень широк, а все данные содержащиеся в нем достоверны и могут использоваться в качестве обоснованных доводов при возникновении разногласий.

Поскольку, в большинстве случаев достоверность таких сведений не вызывает сомнений, согласно установленным правилам ничего не вносится в книжку задним числом. Исключение в такой ситуации составляют только лишь данные, которые будут записаны на основании судебного заключения. В такой ситуации запись задним числом допускается, ведь пока решения будет получен для исполнения, может пройти определенный временной период.

Само содержание рабочего документа начинается с раздела о личных данных. Здесь содержание довольно простое. В таких строках указывается, как зовут человека — его фамилия, имя и отчество, а также дата рождения. Вся информация отражается полностью. Какие-либо сокращения и исключения не допускаются. В нижней части такого раздела владелец документа ставит свою личную роспись.

Следующей частью личной рабочей книжки являются данные о профессиональной деятельности.

Здесь указывается все, что касается выполнения человеком его обязанностей за все время деятельности. Большинство считает, что отражается только приход и уход, но это не совсем правильно. Помимо приема и увольнения, в жизни любого работника могут происходить и другие трудовые события. Человека могу переводить на другое рабочее место, повышать его квалификацию, направлять на обучение, назначать на другую должность. Все эти моменты также четко указываются в соответствующих строках.

Завершающим, но не менее важным является раздел о поощрительных мерах, которые применялись к специалисту. Эти сведения не менее важны, чем период деятельности. Они характеризуют человека с профессиональной стороны. Такая характеристика может оказать положительное влияние на трудоустройство в последующем. Работодатель обращает внимание, в том числе и на содержание этого раздела.

Трудовая книжка

Что же касается мер взыскания, они в трудовом документе не отражаются. Такой принцип определен действующими нормами.

Правила внесения записей

Любые отметки в личный рабочий документ вносятся по определенным правилам. Все необходимые условия оговорены в соответствующей инструкции.

Как было указано, записи задним числом недопустимы. Прежде всего, надо знать, что определены специалисты, в обязанности которых входит внесение таких пометок. Ими являются кадровые работники.

Делая очередную надпись, нужно быть очень внимательным и аккуратным. Все должно быть написано четко, разборчиво, без сокращений и ошибок.

Все данные вносятся вручную с использованием авторучки, пастой чёрного или синего цвета. Чернила черного и синего цвета также определены нормами.

Некоторые специалисты испытывают определенные сложности при исправлении ошибок.

В таких ситуациях допускается исправление задним числом. Но только лишь на основании соответствующего распоряжения руководителя либо судебного заключения.

Образцы документов

Трудовая книжка

Евгений Усачев

Практикующий юрист, опыт 15 лет. Кандидат юридических наук. Руководитель и ведущий юрист ООО «ЮристКонсалт». Специализируется на трудовом праве, в частности, на решении трудовых споров.

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург

Подписывайтесь на нас в Fecebook