Недостача при инвентаризации

Возникновение недостачи зачастую крайне неприятно как для работодателя, так и для сотрудников, и иногда ведёт к порче отношений. Ведь нередко работодатель грешит на работников, и иногда предпринимает решительные меры.

Определение недостачи

Недостача – это нехватка товаров либо денег в сравнении с тем, сколько их согласно расчётам.

Изменяется недостача как разница в реальной стоимости товара, и той, которую он должен суммарно иметь по бухгалтерским книгам. На деле же причины, по которым возникает недостача товара, могут оказаться разными. Когда необходимо проведение и оформление инвентаризации, чтобы зафиксировать недостачу?

Причины образования

Причины, из-за которых возникает недостача, многообразны, но понятно, что её источником становится потеря товара на одном из этапов. Все эти потери делятся на две категории: естественные и обусловленные человеческим фактором.

Естественные потери

Инвентаризация

Сюда входят те потери, которых практически невозможно избежать, по крайней мере, без дополнительных затрат. Причинами для таких потерь становятся:

  • Транспортировка и хранение товара – потери возникают из-за усушки, выветривания, раскрошки во время продажи, утечки и так далее. Для всех видов товара, подверженного такого рода потерям, следует устанавливать нормы естественной убыли, меняющиеся в зависимости от периода года (зимний и летний), а также способов транспортировки и хранения.
  • Скидки и акции – иногда возникает накладка с их отражением в отчётах, в результате чего возникает «недостача», устраняющаяся при внимательной проверке.
  • Логистические проблемы – потери при транспортировке могут оказаться выше обычных из-за того, что не соблюдаются её нормы, поскольку для обеспечения этого не выделено оборудования или средств. Также могут сказываться недостаточные объёмы складских помещений, проблемы с работой холодильного оборудования, расходные материалы низкого качества, необорудованные зоны приёмки и тому подобное – чаще всего такого рода факторы возникают из-за экономии со стороны владельца магазина, но иногда даже при достаточном расходе средств на обеспечение логистики случаются накладки. Это приводит к повышению потерь по сравнению с расчётными за счёт порчи товара, в результате чего возникает недостача.

Человеческий фактор

Работник проверяет

Отметим, что хотя эта категория гораздо обширнее, но вовсе не всегда виноваты именно сотрудники магазина – это могут быть и другие лица. Но сначала рассмотрим именно те потери, которые возникают по вине работников:

  • Хищения – в первую очередь возможны в коллективах с высокой текучкой кадров, в которых работники не склонны держаться за место или сохранять репутацию, а также нет сформированного коллектива, который бы предотвращал подобное – ведь пострадать из-за нечистоплотных сотрудников могут и невиновные, если они несут материальную ответственность за товар. Соответственно, чтобы бороться с этим следует заняться формированием костяка коллектива и прислушиваться к мнению входящих в него работников относительно причин недостачи.
  • Низкий уровень коллектива – необязательно к потерям приводит прямое хищение товара. Если в магазине трудятся неквалифицированные кадры, то даже при их добросовестности это чревато потерями: так, уже на этапе приёмки имеющий соответствующие навыки сотрудник сумеет отсеять дефектный товар, а тот, у кого такие навыки отсутствуют, пропустит – в результате придётся списывать. На последующих этапах потери тоже окажутся выше, чем при квалифицированных сотрудниках, и в результате это приведёт к недостаче – даже при том, что никто ничего не расхищал.
  • Недостаточная безопасность – речь здесь о безопасности товара, ведь покупатели тоже не все кристально честны, среди них попадаются склонные к краже товара, его поеданию непосредственно в магазине или порче. Но слишком сильное увлечение безопасностью отпугивает и добросовестных клиентов, потому обычно магазины мирятся с этим фактором и на нечестных клиентов делается поправка.
  • Неправильно подобранные нормативы списания – они должны отталкиваться от технического оснащения магазина и других факторов. Желательно устанавливать собственные нормативы в каждом магазине, но иногда это не выполняется, и просто берутся стандартные. Они могут не соответствовать реальным возможностям, отчего и возникает недостача. Ещё один фактор – постепенное повышение износа техники, изменение условий функционирования, которые также следует учитывать, время от времени меняя нормативы.
  • Не выполненное вовремя списание – если товары просрочены, повреждены, ушли на нужды магазина и т.д., но их забыли списать, то также может обнаружиться недостача.
  • Ошибки в ходе инвентаризации – уже при её проведении может быть не посчитана часть товаров, на деле имеющаяся в магазине; то есть в действительности они есть – а в документах нет.
  • Смежная проблема – после прибытия товара он оплачивается, но затем не производится его учёт, после чего, притом что в действительности он есть, в документах товар таинственно исчезает.

Инвентаризация

Порядок проведения

Записи

Иногда недостача выявляется при плановой проверке, в иных случаях, наоборот, её проводят для проверки, есть ли недостача. Первым шагом для проведения становится создание инвентаризационной комиссии. Именно она проводит проверку, после чего нужно составить опись и оформить результаты. Стандартный порядок проведения инвентаризации таков:

  • Собирается комиссия для её проведения – для этого руководитель издаёт соответствующий приказ (по форме ИНВ-22, образец прилагается к статье).
  • Выполняется инвентаризация.
  • Составляется опись по форме ИНВ-3 (смотрите образец), результаты которой подписываются членами комиссии.
  • Проводится сверка результата и данных учёта, составляется сличительная ведомость (образец также прилагается), по поводу расхождений составляются пояснительные документы.
  • Выполняется подведение итогов, делаются организационные выводы, с виновных взыскивается ущерб.

Оформление результатов

О том, какие документы необходимо будет заполнить, уже рассказано ранее, здесь же следует добавить, что итоговым документом станет ведомость по форме ИНВ-26, в которой будут подведены результаты проверки. На основании этой ведомости у сотрудников, ответственных за недостачу, запрашиваются объяснительные.

Если по итогам разбирательства какой-либо из них будет признан виновным, то ему делается уведомление о возмещении убытков, которые принёс его проступок предприятию.

Если он не возмещает убытки, но необходимо будет составить акт об отказе, после чего останется лишь взыскивать средства через суд – именно в его ходе и потребуются те документы, которые были описаны ранее, и небрежность в их оформлении не позволит призвать виновного к ответу.

Образцы документов

Евгений Усачев

Практикующий юрист, опыт 15 лет. Кандидат юридических наук. Руководитель и ведущий юрист ООО «ЮристКонсалт». Специализируется на трудовом праве, в частности, на решении трудовых споров.

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург

Подписывайтесь на нас в Fecebook