Составление графика отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется каждому работнику в обязательном порядке. Причем данное обязательство ложится на нанимателя вне зависимости от его желания. Раз в год человек должен отдыхать, он имеет право также разделить предоставленный период на несколько частей.

Действующее законодательство позволяет также по желанию самого работника взять вместо отпускных дней денежную компенсацию, но не чаще чем один раз в два года.

То есть один год можно компенсировать время, а во второй придется в любом случае отдыхать. Отпускной период выдается человеку на восстановление своих физических дел, а также на осуществление иных планов. В организациях работает от нескольких десятков до нескольких тысяч человек, и каждый из них желает самостоятельно определиться со временем, которое ему было бы удобно взять для отпуска. По этому поводу на многих предприятиях разыгрываются нешуточные баталии. График отпусков решает данную проблему, заранее планируя отдых для каждого сотрудника на весь год.

График отпусков

В крупных организациях при заполнении графика отпусков ориентируются зачастую именно на производственную необходимость, но никак на пожелания самих работников. Составление графика отпусков — это обязанность работодателя, она должна выполняться в указанные сроки.

Срок составления графика

Трудовое законодательство Российской Федерации устанавливает обязательность ежегодного ведения графика отпусков по установленной форме. Такой порядок определен в ТК РФ,  статьей 123.

По установленным правилам порядок составления графика отпусков подлежит четкому исполнению. Данный факт отражен в статье 123, и обязует подчиняться ему обе стороны трудовых взаимоотношений как нанятого работника, так и самого нанимателя. Конечно, большая часть ответственности лежит на работодателе. Именно наниматель обязан знать законодательную составляющую и в соответствии с ней:

  1. Соблюдать сроки, в которые составляется график отпусков.
  2. Использовать унифицированную форму Т 7 для написания графика отпусков.
  3. Вносить данные в графике отпусков в соответствии с достигнутой договоренностью между работником, начальником и профсоюзом предприятия.
  4. Давать возможность внести изменения в график отпусков.
  5. Своевременно уведомлять сотрудников о начале отпуска по графику.
  6. Принимая от сотрудников заявление на отпуск.
  7. Издавать приказы.
  8. Вносить отметки во всю сопутствующую документацию.

На нанимателе лежит огромная ответственность, и даже такой небольшой учетный участок, как утверждение графика отпусков в организации, требует серьезной подготовки.

Календарь

График отпусков утверждается обязательно заранее на следующий год. В Трудовом кодексе указано, что ежегодное утверждение должно проводиться не позднее чем за 15 календарных дней до начала нового года, то есть 1 января. Следует понимать, что прежде чем утвердить графики отпусков необходимо их предварительно составить. А составление занимает немало времени, особенно если организация большая. Каждый отдельный участок составляет свой график отпусков по установленной форме, затем эти бланки формируются в общий свод. Каждый такой бланк подписывается начальниками участков и профсоюзными деятелями. После общей комплектации график отпусков отдается на рассмотрение директору. Директор рассматривает поданный документ и просит откорректировать отдельные моменты или оставляет его без изменений. После подписи директора издается приказ на утверждение графика отпусков. Именно приказ на утверждение графика отпусков и должен быть издан не позднее, чем за 15 дней до наступления 1 января.

Ввиду того что документ составляется в несколько этапов, его написание необходимо начинать заранее.

Срок разработки напрямую зависит от численности штата конкретной организации, и чем она больше, тем больше времени может понадобиться на оформление графика отпусков.

Какие данные вносятся в график?

График отпусков составляется на узаконенном бланке. Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ еще в 2004 году. Называется утвержденная форма график отпусков Т 7. Именно бланк Т 7 используется повсеместно при составлении таблиц отпускных периодов на будущий год.

График отпусков пишется по установленным правилам составления. Чтобы правильно заполнять обязательный отпускной график необходимо придерживаться такого порядка:

  1. В первой колонке будет проставляться название структурного подразделения, к которому относится тот или иной сотрудник.
  2. После пишется должность работающего. Название должности должно полностью соответствовать написанному в трудовом договоре сотрудника.
  3. Далее следует поименный список из всех сотрудников, которые работают постоянно, сезонно, временно или по совместительству. Указываются все работающие, с которыми заключены срочные или бессрочные договора.
  4. Следующая колонка содержит информацию о табельном номере человека, который был присвоен ему при приеме на работу.
  5. В последующем разделе указывается положенное количество дней отпускного периода на следующий год. Должен быть учтен весь объем отдыха, предусмотренного по трудовому соглашению, который должен быть выдан  в течение года. Сюда войдет и  основной и дополнительный период. Следует не забыть о тех днях, которые были не отгуляны в прошлом периоде, они также плюсуются к общему количеству дней на предстоящий календарный год. Обычно данная колонка содержит несколько включенных в нее строк. Первая строка — это общее количество дней отпуска по графику. В последующих строках прописывают разделенные части отдыха, и даты их начала. По закону каждый сотрудник имеет право разделить свой отпускной период на несколько составляющих частей. Главное, чтобы одна из этих частей, а вернее первая, была не меньше 14 дней. Поэтому если человек планирует разделить положенное ему время отдыха он должен это заранее предусмотреть и утвердить.
  6. Далее в график отпусков вносятся собственно сами даты начала отдыха. То есть напротив каждой части отпускного периода проставляется день, месяц и год, когда он начнется.
  7. Седьмая колонка призвана отражать фактическую дату взятия отпускного времени. Ведь планы могут меняться как по желанию самого работника, так и по производственной необходимости. Поэтому не всегда, получается, отгулять согласно графику. Очень часто от сотрудников поступают заявления на отпуск с просьбой о переносе ранее утвержденной даты. Переносить отпускной период можно, потребуется лишь согласование с руководством организации.
  8. В восьмой колонке обязательно вносится отметка об основании для перенесения запланированных дней. Как уже говорилось, это должно быть заявление на отпуск от сотрудника или распоряжение руководства фирмы.
  9. Последующий отдел несет информацию о запланированной дате перенесенного отдыха.
  10. Ну и последняя графа по установившимся правилам называется «примечание», в нее при необходимости вносят сведения, не запланированные в шаблоне.

Бланк графика отпусков подписывается и утверждается в установленном порядке.

Порядок утверждения графика

Утверждается график отпусков по нормам, прописанным в статье 123 ТК РФ.

Чтобы документ мог утверждать директор фирмы, как последняя главная инстанция, перед изданием приказа об утверждении графика отпусков, следует пройти несколько предварительных этапов.

Утверждение

Пошаговое подписание графика отпусков обязательно должно быть выполнено в следующем порядке:

  1. Бланк составляется на каждом отдельном участке. При его составлении согласование сроков и времени выхода проводится как горизонтально между сотрудниками, так и вертикально с учетом мнения начальника участка.
  2. Затем заполненный образец отдается в отдел кадров, где кадровик сличает указанную информацию и просматривает правильность составления бланка. Кадровый работник должен подтвердить, что бланк заполнен с соблюдением всех норм. Начальник отдела кадров ставит под документом свою подпись.
  3. После этого следует сделать согласование с профсоюзным комитетом, действующим в организации. Данная мера призвана защитить права работников, если при внесении данных их мнение не было учтено или зафиксировано несоблюдение законодательных норм. Для этого работник должен предварительно уведомить профсоюз о своем несогласии с указанными периодами.
  4. Если все предварительные ступени успешно пройдены, то документ успешно отправляется на стол директору фирмы. Именно руководитель организации является утверждающей стороной. Его роль неноминальная, он может корректировать ранее внесенные сведения и вновь отправлять его на пересмотр.
  5. После полученного согласия директора с установленной очередностью издается приказ на утверждение графика отпусков. Он является завершающей стадией при создании обязательного бланка отпускных периодов.

После того как приказ о графике отпусков издан всех работников целесообразно ознакомить с утвержденной версией бланка. Сделать это лучше под роспись. Для письменного ознакомления можно в бланк внести дополнительную графу или распечатать отдельно листы с пофамильно указанными сотрудниками. В таком документе нужен обязательно столбец для личной подписи и для проставления даты ознакомления.

Внесение изменений в график

Внесение изменений в уже составленный документ неизбежно. Ведь в течение года кто-то увольняется, другие, наоборот, принимаются на работу. Есть и такие работники, которые по особым причинам или без наличия таковых решили перенести свой отпускной период на другую дату. Принимаемых сотрудников необязательно вносить в бланк ведь они могут взять дни отдыха не раньше, чем отработают полгода. И возможно, что их период припадет уже на другой год. Бывают и исключения из правил, например, совместители могут взять дни отдыха раньше, если в это время у них преподает основной отпускной период на основном рабочем месте. К исключениям относят и женщин, которые планируют выйти в отпуск по беременности и родам, им тоже предоставляется отдых до истечения первого рабочего полугодия.

Все изменения вносятся в соответствии с принятыми от сотрудников  заявлениями на отпуск или изданном распоряжении руководства. Если инициатива исходит от наемного лица, то он обязан написать заявление с указанием сведений о причине переноса и желаемых датах нового периода.

Документ согласовывается с непосредственным руководителем, отделом кадров и директором организации. Если никаких препятствий для переноса нет, то в бланк Т 7 вносятся изменения. Приказ об изменении графика отпусков издается после того как директор подписывает заявление на перенос.

Отпуск

Вносить изменения нужно заранее. Для этого есть установленные сроки, в течение которых составляется заявление и вносится изменение в график. Данная мера позволяет бухгалтерии вовремя произвести соответствующие начисления и выплатить компенсационные суммы в указанные по закону сроки. Ведь нарушение сроков выплаты грозит работодателю немалыми штрафными санкциями.

Ответственность за отсутствие графика

Наниматель должен знать:

  • как составить бланк Т 7;
  • как правильно заполнить все графы;
  • как перенести отпуск;
  • как составить извещение работнику о начале его отдыха, и в какие сроки это необходимо сделать;
  • а также, как и сколько хранятся бланки прошлых лет.

Все эти пункты имеют определяющее значение, а малейшее их несоблюдение ведет к ответственности работодателя. Важно не только до середины декабря текущего года утвердить документ, но и своевременно производить уведомление работников об отпуске. По трудовым нормам оповещение работнику выдается за две недели до начала отпускного периода. Если таковые сроки не были соблюдены, то сотрудник имеет право отказаться от запланированного отдыха и перенести его на другое время. Если несвоевременно будут начислены и выплачены отпускные деньги, то работодателю грозит штраф.

При отсутствии утвержденного на год графика отпускных периодов по форме Т 7 нанимателю грозит:

  1. Наложение штрафов на саму фирму в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
  2. Присуждение штрафных сумм должностным лицам, выявленных как виновные в данном нарушении. Обычно это сам директор фирмы и начальник отдела кадров. Им грозит штраф от одной до пяти тысяч рублей.
  3. Индивидуальным предпринимателям выносятся иные штрафные санкции – от 1 до 5 тысяч рублей.

Указанные суммы прописаны в КоАП РФ в статье 5.27.

Образцы документов

График отпусков (образец)
Приказ о составлении графика ежегодных отпусков

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Подписывайтесь на нас в Fecebook

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург