Евгений УсачевНо далеко не все предприятия имеют сферы интересов за пределами Российской Федерации. Но если на предприятии практикуются заграничные командировки, то следует изучить порядок их предоставления и оплаты, так как он отличается от аналогичного порядка, установленного внутри страны. Главное отличие заключается именно в начислении и оплате расходов на поездку.
Немаловажными являются правила оформления виз и загранпаспортов для командировочных, а также приема от них отчетности о проделанной работе. Все эти нюансы будут досконально рассмотрены ниже.
Заграничные командировки
Загранкомандировка – это поездка, организованная с целью достижения поставленной перед командировочным работником задачи. Ее основным отличием от обычной стандартной командировки является место назначения, оно лежит за пределами границ Российской Федерации. Поездки могут быть организованы в ближнее или дальнее зарубежье. Особых отличий при оформлении документации нет, а вот расходы на поездку будут зависеть напрямую от того, куда, зачем и на сколько едет работник.
Командировка за рубеж может иметь различные конечные цели. Чаще всего такими целями являются:
- Обмен опытом.
- Повышение профессиональной квалификации.
- Закупка оборудования или партий товаров.
- Доставка купленных услуг или продукции.
- Получение важных консультаций.
От самой цели, а также от конечного результата по ее достижению не зависят обязательства работодателя по:
- Сохранению рабочего места за командировочным.
- Выплате ему средней заработной платы за время его отсутствия на основном рабочем месте.
- Оплаты ему проезда, проживания, компенсирования иных расходов.
Все перечисленные гарантии закреплены в статье 167 Трудового кодекса РФ.
Возможность отправки сотрудников за границу для выполнения особых поручений руководства организации, а также нюансы по их оформлению и оплате должны быть прописаны в коллективном договоре предприятия. Суммы гарантируемых выплат регулируются самим нанимателем и прописываются в локальной документации организации.
Особенности оформления
Действующие законодательные нормы значительно упростили порядок оформление командировочных поездок как внутри страны, так и за рубеж. Многие документы, которые были раньше обязательными атрибутами при оформлении поездки, сегодня применяются лишь на усмотрение работодателя. Например, служебное задание более не считается обязательной нормой. Но далеко не все бланки стали добровольными, приказ к таковым не относится.
Он печатается на стандартном бланке Т-9, а при оформлении групповых командировок Т-9а. Приказ содержит всю исчерпывающую информацию о том, куда, зачем и на сколько едет работник. В тексте распоряжения также оговаривается цель отправления и сроки прибытия назад. По желанию нанимателя в приказе можно прописывать даже вид транспорта, на котором сотрудник имеет право добираться до места назначения, но обычно такие нюансы закрепляются в коллективном договоре. Кроме приказа, командировочному может быть выдано служебное задание с уточнением всех важных деталей и указанием миссии поездки.
Процедура оформления загранпаспорта и визы для сотрудника также ложится на плечи руководства организации. Расходы по всем оформительным процедурам компенсируются нанимателем.
Последним шагом при оформлении, но самым важным для самого работника, является расчет предполагаемых расходов и выдача авансового платежа на их погашение. Командировочные расходы компенсируются нанимателем только в оговоренной части, все, что было потрачено по инициативе самого командировочного, официальными расходами не считается.
Служебное задание
Сегодня не все понимают, является ли служебное задание обязательным к заполнению и выдаче. Если обратиться к действующим законодательным нормам, то несложно проследить, что установленная ранее обязательность по выдаче служебных заданий каждому направляемому в поездку сотруднику, ныне упразднена.
При оформлении командировочных поездок наниматели руководствуются нормами, изложенными в статьях Трудового кодекса и Постановлении № 749. В Постановлении приведена форма служебного задания. С 01.01.2015 года в этот нормативный документ были внесены поправки, которые упразднили данный документ и разрешили пользоваться им исключительно на усмотрение руководства. Справедливости ради следует сказать, что большинство предприятий пользуется данной формой регулярно, так как она очень удобна, и позволяет прописать в ней все самые важные аспекты и нюансы.
В служебном задании указывается:
- Юридическое название предприятия.
- Номер бланка и дата его составления.
- Фамилия и инициалы сотрудника, а также его табельный номер.
- Данные о должности командируемого и подразделения, к которому он причисляется.
- Адрес, по которому работник должен прибыть для выполнения задания.
- Название фирмы, которая будет принимать командировочного.
- Даты начала командировочного пути и его окончания. Здесь включаются и дни, выделяемые на поездку до места назначения и обратно.
- Продолжительности отсутствия общее и конкретное без учета дороги.
- Данные о том, кто несет расходы на компенсацию поездки.
- Основание для оформления, проставляется номер и дата приказа о направлении за рубеж.
- Цели, которые в идеале должны быть достигнуты за время посещения зарубежной организации.
Служебное задание подписывается руководителем организации, направляющей сотрудника и самим командировочным.
Оформление загранпаспорта
Организации, в которых командировка за границу является обыденной повседневностью, обязывают своих сотрудников не только иметь загранпаспорта в наличии, но и тщательно следить за их сроками действия. Однако бывают случаи, когда командировка организуется довольно спонтанно, а заграничного паспорта у командируемого нет. Тогда наниматель имеет право компенсировать расходы на получение данного документа.
При оформлении загранпаспорта следует учитывать такие моменты:
- Подачу документов на его получение необходимо осуществлять заранее, потому что даже ускоренная выдача требует определенных временных затрат.
- Работодатель обязан сам указать, какой вид загранпаспорта – биометрический или обычный, следует заказывать. Этот момент крайне важен, так как разность стоимости между этими двумя документами составляет более 100%. Заграничный паспорт старого образца выдается на пять лет и стоит 1500 рублей, а биометрический обойдется в 3500, но будет действовать в два раза больше.
Кроме расходов на оформление самого паспорта, не стоит забывать о необходимости сделать фото. Эти расходы также может оплатить организация. Сотруднику также может понадобиться свободное время в течение рабочего дня для посещения паспортно-визовой службы. Все эти нюансы следует учитывать.
Сложность и длительность оформления загранпаспорта может поставить под удар саму поездку, поэтому сотрудники, часто направляемые за границу, обязаны следить за сроками действий индивидуальных удостоверений личности.
Получение визы
Многие зарубежные страны требуют не только наличия загранпаспорта, но и оформления визы. Сложность ее получения, как и конечная стоимость, зависит от страны, в которую она берется. Если загранпаспорт может быть оформлен работником и за свой счет, то виза — это всегда обязанность компании, которая направляет сотрудника за рубеж.
Для получения визы необходимо обращаться с обязательным пакетом документов в посольство, консульство или представительство нужной страны. Крупные компании стараются перекладывать бремя оформительной процедуры на специальные компании, которые за отдельную сумму оказывают посреднические услуги. На самом деле личная подача документов и получение ответного результата может занять огромное количество времени. Не говоря уже о сборе все документации и заполнении обязательных бланков.
При подаче заявки на оформление визы следует учитывать индивидуальные характеристики командируемого: нет ли у него запретов на выезд из страны.
Запреты могут быть выставлены по причине:
- Наличия задолженностей перед банковскими организациями.
- Скопившихся долгов по алиментам.
- Принадлежности командируемого к особым работникам, которые не могут покинуть пределы родины по причине владения особо ценных знаний (речь о государственных и военных тайнах).
Срок визы зависит от страны получения и от наличия или отсутствия ранее выданных визовых нареканий.
Командировочные расходы
Статья 168 ТК РФ регламентирует обязательные компенсационные выплаты, которые должны быть произведены нанимателями при направлении сотрудников в командировочные поездки.
К обязательным выплатам относят:
- Расходы на поездку. Это графа уточняется колдоговором организации, например, может быть разрешено добираться только поездами и автобусами, но не самолетами, или уточняется класс полетов. Поездка на такси не считается обоснованным расходом, поэтому не компенсируется.
- Затраты на проживание. Чаще всего командировочные арендуют гостиницы, хотя принимающая сторона может предоставить проживание в общежитие или хостеле. Также по согласованию с нанимателем командировочный может арендовать отдельную квартиру или комнату.
- Оплата суточных расходов. Каждые сутки командировки должны быть оплачены по установленному тарифу. Размер суточных в частных организациях устанавливается самостоятельно руководством фирмы, а в государственных эта цифра регламентирована законодательно. Считать суточные можно исходя из установленных норм, которые отличаются в зависимости от страны пребывания.
- Иные расходы. По согласованию с нанимателем оплачиваться могут любые расходы, главное заранее оговорить границы возможного.
Расходы подсчитываются перед поездкой по примерному прейскуранту и выдаются авансом. Выдавать средства можно как наличными, так и безналичными на расчетный счет командируемого.
По приезде из командировки сотрудник дает отчет по расходам, который подкрепляется платежными документами. Бухгалтерия подбивает финансовый итог, а рассчитанную разницу удерживает из сотрудника или доплачивает ему.
Предоставление отчета о поездке
Рассчитать сумму потраченных средств можно по предоставленному отчету, но не только для этого заполняется данный бланк.
Письменный отчет о поездке дает возможность работодателю оценить результат командировки.
Он сравнивает выданное задание и итоги его выполнения и прогнозирует будущие расходы, а также необходимость дополнительных командировок по этой же теме.
Если при оформлении поездки руководство организации выдавало командируемому служебное задание, то отчет заполняется на этом же бланке. В специально отведенных графах прибывший работник ставит отметки о результатах поездки и прописывает суммы потраченных средств.
При отсутствии задания отчет может быть составлен в произвольном порядке или писаться на специальных разработанных в фирме бланках. По законодательным нормам, представить отчет следует в трехдневный срок после прибытия.
Отчет сдается руководителю организации, а уж затем отправляется в бухгалтерию для окончательного расчета затраченных сумм.
Добавить комментарий