Понятие служебной командировки

Когда человек вступает в рабочие отношения с компанией, с ним заключается договоренность о сотрудничестве. По правилам такого документа человек берет на себя ряд обязательств, которые должен будет выполнять на протяжении всего периода сотрудничества с организацией.

Для каждого работающего определяется место, где он будет выполнять свою работу. Однако в деятельности каждого человека может возникнуть ситуация, когда свои должностные обязанности он будет выполнять за пределами компании. Такое происходит только по распоряжению руководителя. Это условие должно быть отражено в рабочем соглашении.

В таких ситуациях работающего могут интересовать следующие актуальные моменты:

• что такое служебная командировка:
• в каких случаях она возможна;
• как начисляются и выплачиваются заработанные средства;
• кто берет на себя расходы по проезду и питанию;
• какую документацию необходимо оформить;
• можно ли отказаться от поездки;
• каков распорядок трудового дня;
• внутренние правила какой компании обязан выполнять человек во время отъезда;
• какие категории работающих в командировки направлять не допускается.

Все указанные моменты отражены в главе 24 Трудового кодекса РФ, а также в Постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие поездки считаются командировкой?

Определение командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ. Суть такого процесса заключается в том, что работающий будет обязан исполнять свои должностные обязанности за пределами компании, то есть вне своего места труда.

Следует отметить, что в данном случае меняется только лишь место фактического нахождения. Взятые на себя обязательства, специфика деятельности, правила должностной инструкции остаются неизменными.

Сама поездка всегда должна быть четко ограничена во времени. Работающий не только обязан посетить какую-то другую организацию, но и может задержаться там на некоторое время. В случае командирования человек будет обязан соблюдать внутренние правила этой организации. Безусловно, что исполнение распоряжений другого руководителя не является обязательным условием, поскольку командированный не состоит с ним в рабочих отношениях. Однако человек будет обязан соблюдать распорядок трудового дня, общие нормы безопасности и не разглашать сведения закрытого характера, доступ к которым он может получить.

Периодически некоторые работающие выезжают за пределы организации, однако не всегда такие выезды являются командировкой.

Такое понятие не может применяться в случаях:

• если работающий исполняет свои функциональные обязанности постоянно находясь в пути следования, например, водитель дальнобойщик;
• когда профессиональная деятельность человека изначально предусматривала разъездной характер труда, например, экспедитор;
• выезды специалистов, которые не состоят в трудовых отношениях с компанией, а действуют на основании гражданско-правового соглашения. В основном это касается строительного подряда, поставки и оказания услуг.

Таким образом, такой процесс, как командировка возможен при наличии следующих отличительных признаков:

• поездка должна происходить по распоряжению руководителя;
• человек должен состоять в рабочих отношениях с руководителем, который направляет его в поездку;
• выезд должен быть ограничен временными рамками;
• свои должностные обязанности работающий обязан будет временно исполнять за пределами компании;
• подписанная договоренность не должна содержать в себе условия постоянных поездок или выполнения обязательств при нахождении в пути следования.

Кто может быть направлен в командировку?

То есть по смыслу указанной нормы руководитель может организовать служебную поездку в интересах организации только того работающего, с которым осуществляется деловое сотрудничество на основании имеющейся подписанного рабочего соглашения.

Есть отдельные категории работающих, которых направлять в служебную командировку не допускается.

Прежде всего, это женщины в состоянии беременности. Они не могут быть направлены в служебную поездку, даже если сами высказывают просьбу подобного характера. Такой же принцип распространяется на тех, кто не достиг восемнадцатилетнего возраста. Некоторые категории работающих, младше восемнадцати лет, можно направить в командировку. Но это касается тех, кто осуществляет творческую деятельность, либо трудится в СМИ, театрах, концертных и цирковых организациях.

Еще одной категорией работающих, на которую распространяется ограничение, являются люди, воспитывающие малышей, которым не исполнилось трех лет. Сюда же входят и те, кто воспитывает отпрысков один, без матери, либо имеющие физически и психически неполноценных детей. Таких работающих можно отправить в служебную поездку только с их согласия. При этом каждый должен быть проинформирован о возможности отказа от поездки.

Сроки служебных командировок

Положение о командировках, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 регулирует вопросы, касающиеся временного периода нахождения в служебной поездке.

Продолжительность нахождения в отъезде определяет руководитель компании. В расчет берутся объем работ, которые необходимо выполнить, их сложность и отдаленность пункта назначения.

Период поездки начинает исчисляться с определенного момента. Таким моментом считается день отъезда человека. В данном случае отъезд – время отправления транспорта, которым человек добирается до места назначения. Днем прибытия из командировки признается день, когда пребывает транспорт, на котором работающий вернулся.

В случае отправления транспорта до истечения суток, началом отъезда будет считаться текущий день. Если сутки истекли, то период будет исчисляться со следующего дня. Станция отправления может находиться и за пределами населенного пункта, где располагается организация. В этом случае, при определении продолжительности, учитывается время, которое понадобится работнику, чтобы добраться до станции.

По такому же принципу определяется время прибытия человека из командировки.

Действующие нормы не оговаривают обязан ли работающий сразу по возвращении явиться на свое место труда или он может это сделать в следующий ближайший рабочий день. Такой вопрос решается по взаимному согласию между работающим и руководителем.

Нередки случаи, когда человек может использовать свой личный автомобиль для проезда. В основном это происходит, когда пункт назначения находится не слишком далеко, а транспортные расходы на покупку топлива компенсирует компания. В этом случае период определяется датами, указанными в распоряжении руководителя.

Фактическая продолжительность служебной поездки определяется по документам, по которым человек проехал к месту назначения и обратно. Такие документы представляются работающим по возвращении.

В случае если использовалось личное или корпоративное транспортное средство, продолжительность будет определена другой подтверждающей документацией. К таковой можно отнести: служебные записки, путевой или маршрутный лист, квитанции или чеки на оплату топлива.

По каким-то причинам человек может проездные документы не представить. В такой ситуации период командировки будет определяться документами, касающимися найма жилого помещения – квартиры, комнаты, номера в гостинице. Это может быть квитанция об оплате, договор найма или аренды жилого помещения.

Иногда могут возникать ситуации, когда работающий утерял подтверждающие документы, либо они пришли в негодность. В случае отсутствия указанной документации, подтвердить поездку и определить её продолжительность можно будет исходя из бумаг, которые оформит и утвердит принимающая организация. Из таких сведений будет видно, когда человек прибыл в командировку и убыл из неё.

Следует отметить, что действующие общие нормы не определили максимальную длительность служебной командировки.

Основные документы на командировку

Чтобы процедура служебной поездки соответствовала требованиям действующих норм ТК, должны быть оформлены определенные командировочные документы.

Их можно условно разделить на те, которые должны быть оформлены до отъезда и те, которые составляются по возвращении из поездки.

В первом случае должна быть составлена следующая документация:

1. Рабочее задание. Это отправная точка составления всех последующих бумаг. Именно в задании отражаются те цели, для достижения которых и направляется специалист. Там же отражаются результаты выполненной работы. Их вносит сам работающий по возвращении.
2. Распоряжение руководителя компании. В нем должно быть отражено:

• повод для поездки;
• её продолжительность, то есть время начала и окончания;
• сведения о командированных —  как зовут, какие должности занимают.

1. Командировочное удостоверение. Бумага должна быть подписана руководителем. В ней должно содержаться подтверждение о периоде нахождения человека в другой организации. Такое подтверждение выражается в виде заверяющей подписи и печати принимающей компании. О возвращении на место труда тоже должна быть сделана отметка. В документе отражается краткая информация следующего:

• откуда выехал человек и куда направляется;
• цель поездки;
• срок пребывания в месте назначения.

При оформлении указанной документации допускается составление служебной записки самим работающим, в которой он может обосновать необходимость поездки. Хотя это не является обязательным условием.

После возвращения из рабочей поездки необходимо выполнить следующие действия:

1. Подписать у своего руководителя и поставить печать компании на командировочном удостоверении и рабочем задании.
2. Представить все подтверждающие документы – билеты на проезд, квитанции за оплату топлива и гостиницу, договор найма жилого помещения.
3. Составить отчетный финансовый документ, чтобы иметь возможность получить денежные средства, предусмотренные статьей 168 Трудового кодекса. Он должен быть представлен в течение трех трудовых дней после возвращения. В такой бумаге указывается:

• какую сумму денежных средств человек получил на руки;
• сколько и на какие нужды было израсходовано;
• какова сумма остатка. Неизрасходованные или использованные не по назначению суммы работник обязан вернуть. В случае невозврата руководитель может удержать такие средства из будущего заработка человека.

Гарантии командированным работникам

Действующие нормы ТК РФ установили ряд гарантий тем, кого направляют в служебные поездки. В частности, статья 167 определила следующий перечень гарантий:

1. За работником сохраняется должность, которую он занимал до отъезда.
2. Уровень получаемого дохода тоже не должен быть сохранен. На время отсутствия выплачивается усредненный заработок. Оплачиваются все дни, которые определены как рабочие согласно графику по месту основной деятельности. Заработанные средства, по просьбе работающего могут пересылать по месту его фактического нахождения. Все расходы по пересылке берет на себя компания, с которой человек состоит в рабочих отношениях.

Еще одну важную гарантию для работающего установила статья 168 ТК РФ. В ней указано, что человеку должны быть компенсированы все расходы, связанные с:

• проездом к месту назначения и обратно;
• затраты на аренду жилья;
• дополнительные затраты, которые были вызваны отсутствием на месте фактического проживания. Такие средства начисляются за каждый день отсутствия. Сюда включаются не рабочие дни – выходные и общие праздники, а также период заболевания человека. В случае, если человек имеет возможность ежедневно возвращаться к месту проживания, такие средства выплачены не будут;
• другие затраты, которые возникли по распоряжению или с ведома руководителя.

Все компенсации выплачиваются работнику в ближайший день выплаты заработка.