Командировочные расходы

Во многих компаниях иногда возникает потребность решить рабочие вопросы в географически удалённом месте с личным присутствием одного из сотрудников. Правильно оформить такую поездку очень важно не только для самого отправляющегося в неё сотрудника, но и для компании тоже. Что может быть включено в командировочные расходы, как они оформляются и возмещаются, как считать суточные – во всём этом немало важных тонкостей.

Состав командировочных расходов

При отправлении сотрудника на работу в удалённую местность на работодателя возлагаются все сопутствующие расходы. Есть несколько видов выплат, которые он должен будет делать. Это:

  • заработная плата;
  • оплата проезда в обе стороны;
  • арендные траты на жильё;
  • суточные за каждый день командировки, включая сюда и время пути; исключением здесь будут однодневные командировки либо такие, при которых сотрудник может возвращаться домой ежедневно – за них выплачивать суточные необязательно;
  • оплата дополнительных расходов; они могут быть самыми разными – скажем, сюда включаются представительские расходы либо же затраты на оформление документов для заграничной поездки – они потому и называются дополнительными, что при договорённости с работодателем в их состав могут быть внесены любые расходы, связанные с командировкой и при этом не попадающие в перечисленные ранее.

Деньги и калькулятор

Все эти расходы, если они подтверждены документами, могут включаться в соответствующую графу при расчёте налога на прибыль, а также суммы выплат при использовании упрощённой системы налогообложения.

Заработная плата

Базой для её расчёта станет средняя заработная плата работника за день, а чтобы получить общую сумму за время командировки, нужно умножить её на число проведённых в командировке дней. Стандартный расчётный период для вычисления средней заработной платы будет равен 12 месяцам. Как и этот срок, все остальные нюансы расчёта останутся неизменными по сравнению со стандартным алгоритмом, выполняемым, например, когда нужно определить сумму отпускных.

Приведём примера расчёта. Сотрудник А.О. Романовский пробыл в командировке семь дней с 1 по 7 апреля 2017 года. Его общий заработок за расчётный период в 12 месяцев составил 420 000 рублей. Отработано им было 287 дней.

Значит, среднедневной заработок составит: 420 000 / 287 = 1 386,14 рубля.

Заработная плата за время командировки = 1 386,14 x 7 = 9 702,97 рубля.

Пачки денег

Обратите внимание, что при работе в выходные или праздники оплату сотруднику следует делать в двойном размере. Если на это время ему был дан отгул, то оплата будет стандартной. То есть, если в приведённом примере на 3 и 4 апреля пришлись выходные, в которые сотрудник работал, то за 5 дней он получит расчёт, согласно среднедневному заработку, и ещё за два в удвоенном размере. Расчёт будет таким:

1 386,14 x 5 + 1 386,14 x 2 x 2 = 12 475,26 рубля.

Оплата жилья и проезда

Какими могут быть расходы на проезд, определяется действующими в компании локальными актами. Именно в них должны содержаться предписания насчёт того, например, какого класса билеты будут доступны сотруднику при проезде или какому виду транспорта должно отдаваться предпочтение. В рамках определённых в документах компании должна быть компенсирована полная стоимость проезда к месту выполнения работы и обратно.

Чтобы получить компенсацию, необходимо представить подтверждение понесённых затрат.

Авиабилет должен быть подтверждён квитанцией и посадочным талоном (либо контрольным купоном), железнодорожный билет – контрольным купоном. Если билет электронный, то он подтверждается специальной квитанцией электронного билета либо посадочным талоном, также в электронном виде.

Возмещению в полном объёме подлежат также траты работника, связанные с жильём, будь это траты на номер в гостинице или на аренду квартиры. Относительно гостиницы компенсироваться должны все необходимые траты, однако, если сотруднику понадобился дополнительный сервис, то за него платить придётся уже самостоятельно.

Оплата проезда

Суточные

Законом понятие суточных не конкретизируется, а на что их тратить не указывается. Это значит, что тратить их работник может по собственному усмотрению, и отчёт об этом предоставлять не должен – то есть, хоть под суточными в первую очередь подразумеваются расходы на питание, чеки работодателю предъявлять не нужно, и права контролировать, насколько уместными были траты, у работодателя нет. Не должно быть отражено, на что потрачены суточные, и в авансовом отчёте.

Размер их определяется по воле работодателя и фиксируется в нормативных актах компании. Законодательство лишь устанавливает, что не облагаются налогом суточные в размере до 700 рублей для поездок по России и до 2500 рублей для поездок за рубеж. Но это не значит, что установлено жёсткое ограничение: при превышении установленных рамок с суммы превышения просто будет взят налог. То есть, если работник получает 1200 рублей суточных, значит, НДФЛ будет следующим:

(1200 – 700) x 0,13 = 65 рублей.

Суточные должны возмещаться за каждый проведённый в командировке день, включая сюда праздники и выходные, а также время, проведённое в поездке. Если произошла вынужденная остановка, и работник задержался на сутки или более, то это время тоже оплачивается.

При однодневной командировке по России оплата суточных не предусмотрена, хотя у многих работодателей принято выплачивать другие компенсации вместо них для таких случаев, ведь даже за короткую командировку полагается сделать определённое вознаграждение.

Расчет на калькуляторе

Есть спорный нюанс с обложением таких выплат налогом. Так, согласно Письму Минфина № 03-04-07/6189, компенсация расходов по однодневной командировке при их подтверждении документами должна быть освобождена от НДФЛ. Если расходы не подтверждены – освобождается в стандартном размере выплат за сутки (700 или 2500 рублей). А вот у Высшего арбитражного суда иное мнение – согласно постановлению Президиума № 4357/12, поскольку эти выплаты не являются суточными, они не должны освобождаться от налогов. При этом если будет сделано соответствующее обоснование, возможно признание их компенсацией понесённых расходов, а значит и исключение из состава прибыли – то есть НДФЛ они облагаться не будут, но лишь если есть подтверждающие израсходованные суммы документы. Как видно, у ВАС выше требования к документальному подтверждению.

Если однодневная командировка совершается за пределы страны, сумма суточных должна составить половину от стандартной (то есть 1250 рублей).

Наконец, есть нюанс при поездке в страну СНГ – в данном случае при пересечении границы командированный не получит отметку в загранпаспорт, а значит начисление суточных будет происходить по проездному документу.

Дополнительные расходы

Деньги в руках

К их числу могут относиться самые разные. Так, если есть необходимость использовать машину для выполнения рабочих обязанностей, то сюда может быть отнесена плата за её аренду. Либо, если этого не было сделано – затраты на использование такси. Сюда же могут быть отнесены расходы на оформление командировки. И так далее – всё будет зависеть от договорённостей работника с компанией и её внутренних документов. Есть, однако, и такие расходы, которые рискованно относить к числу затрат во время командировки, поскольку налоговые органы, когда компания пытается списать их при подсчёте налога на прибыль, смотрят на это без энтузиазма.

Именно к этим статьям расходов стоит отнестись с особым вниманием как работнику, так и компании. Они должны быть заранее согласованы. Перечислим основные из них:

  • Оплата полисов добровольного страхования при покупке билетов. Как правило, их оплачивает компания, но при этом не всякий раз налоговые службы соглашаются учесть эти выплаты при расчёте налога на прибыль.
  • При отправлении работника на своём транспорте затраты, что он понёс на топливо, могут быть учтены лишь в установленных пределах. Смотрите подробнее в Письме ФНС № ШС-37-3/2199.
  • Суточные, если командировка продолжается дольше шести месяцев. Как следует из Письма Минфина № 03-03-06/1/304, при работе за границей в течение столь длительного времени это не будет считаться командировкой – вместо этого будет зачтено, что именно там находится место работы сотрудника. Следовательно, он не будет считаться находящимся в командировке, а суточные не войдут в размер командировочных расходов. А с другой стороны, есть судебные постановления, в которых предписывается учитывать такие суточные в расходах предприятия – словом, вопрос крайне неоднозначный.
  • Затраты на аренду жилья, если нет документальных подтверждений, что они были сделаны. Согласно принятой практике, если нет подтверждений арендных расходов, предписывается считать их равными 700 рублям в день в пределах России и 2500 рублям за границей – всё что сверх этой суммы будет облагаться НДФЛ.
  • Стоимость проезда при несовпадении дат на билетах с датами командировки. Иногда у налоговых органов появляются претензии к этому – а будут ли они, и как разрешатся, зависит обычно от того, в чём причина несоответствия дат, и на сколько дней произошло расхождение.
  • Привлечение сотрудника контрагента и возмещение ему командировочных затрат. Как гласит Письмо Минфина № 03-03-06/1/54684, привлечение специалиста со стороны не будет считаться командировкой, а значит затраты на неё не должны учитываться как расходы в налоговой базе.

Нормы возмещения расходов

Доллары

Их установление возложено на сами организации, как правило, они указываются в специальном положении о командировках. В законодательстве имеется лишь уже упомянутый норматив по суточным, не облагаемым НДФЛ (700 рублей по России, 2500 при командировке за границу). Остальные же расходы должны выплачиваться и учитываться в налоговой базе по нормативам в документах компании.

Если сотрудник заболел, то за время болезни ему положено возместить суточные и затраты на аренду. Также оплачивается больничный лист.

Командировочные документы

Чтобы выполнить оплату расходов, необходимо оформить все соответствующие документы – в первую очередь это нужно для самой компании, компенсирующей расходы работника, чтобы затем учесть их при налогообложении. Вот эти документы:

Ещё перед началом командировки и отъездом сотрудника оформляются:

  • служебное задание;
  • приказ;
  • командировочное удостоверение (не является обязательным, используется только в некоторых компаниях).

Командировочные документы

При возвращении нужно будет предоставить (на это даётся трое суток):

  • командировочное удостоверение, если оно используется;
  • авансовый отчёт – в нём перечисляются расходы, произведённые на командировку,и указывается общая сумма, которую надлежит выплатить сотруднику, либо удержать из заработной платы (если затраты оказались меньшими, чем выданный ему аванс);
  • документы для подтверждения расходов, обычно они прилагаются к авансовому отчёту;
  • отчёт о выполнении служебного задания.

Учет командировочных расходов

До отъезда в большинстве случаев работник получает аванс, его сумма рассчитывается исходя из приблизительной оценки будущих затрат, однако заранее точно подсчитать все расходы обычно нельзя.

Выдаётся аванс либо наличными, либо на карту, а точный порядок выдачи, равно как и все прочие нюансы, должны регулироваться самой компанией. Иногда часть расходов организация оплачивает сама, без передачи денег сотруднику – тогда эти расходы вычитаются из аванса.

Учёт будет важен при расчёте налога на прибыль. К вычету произведённые расходы принимаются, только если соблюдены следующие условия:

  • их оплатил сам работник или компания;
  • по ним имеется необходимая фактура.

Если сотрудник направляется в командировку в рамках отделений одной организации, то НДФЛ должен быть перечислен в бюджет из головного офиса организации, а не филиала, в который он направился.

Если применяется упрощённая схема налогообложения, расходы будут учитываться на разные даты: при оплате за счёт аванса – на дату утверждения авансового отчёта, при оплате самим работником – на дату выплаты ему возмещения.

Евгений Усачев

Практикующий юрист, опыт 15 лет. Кандидат юридических наук. Руководитель и ведущий юрист ООО «ЮристКонсалт». Специализируется на трудовом праве, в частности, на решении трудовых споров.

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург

Подписывайтесь на нас в Fecebook