Отчет по командировке

Командировка – это рабочая поездка, которая преследует абсолютно конкретные цели.  Поэтому работодатель устанавливает список задач, которые должны быть достигнуты за отведенный промежуток времени. А сотрудник обязан по истечении отведенного срока отчитаться о проделанной работе.

На сегодняшний день многие командировочные бланки условно упразднены, то есть работодатель может их применять лишь по своему усмотрению. Как же в этом случае составляется отчет о командировке и стоит ли его вообще составлять?

Обязанность представить отчет о командировке

Ранее, до 2014 года, командировка сопровождалась обязательным набором документов, которые оформлялись по унифицированным формам.

В обязательный командировочный перечень документов входило:

  1. Задание на командировку.
  2. Отчет по командировке.

Сумка в руках

С января 2015 года пункт, обязывающий нанимателя оформлять задание отдельным бланком, был отменен и теперь это не больше чем рекомендация. То есть каждое отдельное юридическое лицо вправе самостоятельно для себя определять форму назначения заданий, которая будет требоваться при оформлении командировочных поездок. Внутренние правила закрепляются в локальных документах организации.

Как показывает практика, большинство организаций по-прежнему придерживаются ранее установленного вида выдачи документов. Отчёт обязателен к предоставлению, ведь он помогает следить за расходами и вести учет результативности командировок.

Составление отчета по окончании поездки позволяет:

  1. Четко в письменном виде изложить результаты командировки.
  2. Отчитаться о выданных ранее средствах.
  3. Бухгалтерия имеет доказательства целевого отсутствия работника на рабочем месте.
  4. При проверке легко поднять всю документацию, связанную с выполнением командировочных заданий.

Поэтому использование данного вида отчетности не только оправдано, но и удобно.

Правила составления отчета

Отчет о командировке – это не просто документ, который предоставляется работодателю в виде пояснения о нюансах проделанной работы.

Этот бланк, который несет в себе четкую финансовую информацию. Командировочные расходы делятся на две группы, те, которые облагаются налоговыми вычетами и которые не облагаются. Все что связано с налоговыми отчислениями в бюджет серьезно проверяется контролирующими органами. Поэтому данный вид бланков обязан, хранится на предприятиях в течение 5 лет, когда речь идет о поездках в пределах Российской Федерации и 10 лет, если командировка была заграничной.

Составление отчета

Наниматель, ориентируясь на статью 168 ТК РФ, обязан возмещать командированному сотруднику:

  1. Время, проведенное вне рабочего места. Компенсация должна выплачиваться из расчета по среднему доходу работника, но не меньше того, что он бы получил, если остался в организации.
  2. Расходы на дорогу до места следования и обратно.
  3. Проживание по месту выполнения задания.
  4. Суточные расходы не ниже того уровня, который принят в РФ как дневной минимум.

Кроме этого, могут возмещаться и иные расходы:

  1. Парковки.
  2. Оплата багажа.
  3. Представительские траты и многое другое.

В зависимости от назначения платежа эти расходы относят на разные счета, а значит, по-разному исчисляют с них налоговые выплаты. Для пояснения произведенных расходов и составляется отчет о поездке.

Так как командировочная отчетность имеет стратегически важное для предприятия значение, то ее заполнение должно производиться по строго установленным правилам.

Форма авансового отчета

Ручка и отчет

Обязанность заполнять бланки отчетности закреплена законодательством за работодателями, а вот форма отчета по командировке не имеет строго регламентированного образца.

Каждая организация вправе сама решать в каком виде  будет заполняться отчетность ее сотрудниками.

Большинство предприятий по ранее установленным традициям пользуются унифицированными формами Т-10а. Эти бланки были обязательными, но уже несколько лет как официально даны указания о необязательности их применения. Форма Т-10а имеет свои преимущества и недостатки. Главным ее недостатком является то, что она состоит из двух частей. Первая часть — это командировочное задание, а вторая, собственно сам отчет. То есть, отчитаться отдельно не представляется возможным. Если наниматель не желает прописывать в специальном документе цели поездки, то ему данный бланк явно не подойдет.

На сегодняшний день в РФ разрешается отчитываться о поездке и произведенных тратах в свободной форме. Поэтому если командировочной просто от руки напишет произвольной формы резюме о поездке, то это также будет считаться правильной формой. Но для самого работодателя гораздо удобнее составить собственную электронную форму, которая будет служить примером для написания и позволит придерживаться одной выбранной модели отчетности.

Порядок заполнения формы

Заполнение

Отчитываясь о поездке, следует уделить должное внимание двум аспектам:

  • тому как было выполнено поручение нанимателя;
  • сколько средств было потрачено.

Для того чтобы не упустить важные детали при разработке собственной формы, необходимо придерживаться общих рекомендаций об обязательных графах в документе.

Образец отчета о командировке позволяет проследить порядок заполнения этого бланка.

В нем следует указать:

  1. Наименование бланка.
  2. Личные данные сотрудника, а именно его ФИО, должность и отдел, в котором он работает.
  3. Установленные сроки поездки – дата начала командировки и ее окончания.
  4. Куда ездил командировочный.
  5. Каковы были цели поездки, и каких результатов удалось достичь по ним. В этом пункте очень важно давать развернутые ответы, а не выражаться формально. Описывается поэтапно, что сделано, какие мероприятия проведены, и какие результаты получены.
  6. Сведения о произведенных тратах не требуют развернутого описания, если все они подтверждены соответствующими документами.

Документ заканчивается датой его заполнения, указанием должности и ФИО отчитывающегося, а также его личной подписью.

Какие документы прилагаются к отчету?

Командировка выполняется всегда по желанию нанимателя, а потому должна быть им оплачена из прибыли организации. Траты на поездку выдаются авансовыми платежами, то есть до того, как человек отправится по заданию. Такая мера оправдана, ведь сотруднику необходимо не только оплачивать свой проезд туда и обратно, но и арендовать жилье или оплачивать гостиницу на месте. К тому же ежедневно предстоит питаться, тратить деньги на проезд от места временного проживания до принимающей организации. Существуют и иные попутные траты, без которых не обойтись.

Документы

По этой причине перед тем как работник поедет по заданию, ему выдаются денежные средства наличными или на банковский счет. Требуемая сумма подсчитывается весьма приблизительно, а по окончании поездки должна быть подтверждена документально. Единственно за что не придется отчитываться командировочному, это за суточные, вне зависимости от их размера.

К документам, подтверждающим траты, относят:

  1. Билеты на проезд. Это могут быть автобусные, авиа- или железнодорожные бланки. Единственно, что не оплачивается это такси.
  2. Договор об аренде жилья или гостиничные выписки о проживании.
  3. Чеки за парковку.
  4. Плату за перевозку и/или хранение багажа.
  5. Выписки с банков о совершении валютных операций, для компенсации средств, потерянных на обмене.

По согласованию с нанимателем могут оплачиваться и иные траты. Разрешается также дополнительные траты на командирование не подтверждать документально, если для самого директора это неактуально.

В какой срок нужно представить отчет?

До 2014 года, когда отчетность о командировочных поездках носила обязательный и регламентированный порядок.

Сроки по сдаче всех документов ограничивались тремя рабочими днями после их окончания. Сегодня эти сроки не так строго ограничены. Собственно именно наниматель указывает в своих локальных нормативных актах, когда необходимо отчитаться. Время заполнения бланка может быть различным, но не должно превышать периода в один месяц.

После заполнения формы отчетности и подкрепления ее документами о совершенных тратах командировочный может:

  1. Получить доплату за потраченные деньги из собственного кармана.
  2. Оказаться должным, если выданный аванс больше чем подтвержденные чеками траты.

Излишне выданные средства удерживаются из заработной платы на общем основании.

Образцы документов

Форма T-10a
Форма отчета

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург

Подписывайтесь на нас в Fecebook