Евгений УсачевПричём, помимо самого сотрудника, который должен отправиться в неё, в дело вовлечена также и кадровая служба, на которую ложится большая часть забот по оформлению. Ведь оформить всё нужно правильно, то есть в соответствии с законодательством, что не так-то и просто. Оформление командировки требует немалого количества документов.
Служебные командировки работников
Для начала стоит разобрать само понятие. Итак, служебной командировкой называют поездку, выполняемую по распоряжению работодателя с целью выполнить его поручение вдали от места постоянной работы. Однако оговоримся, что если работник по самой своей деятельности находится в разъездах постоянно, в этом и заключается его работа, то командировками такие поездки не будут. К таким сотрудникам относятся водители, курьеры и представители некоторых других профессий. Но им всё равно возмещаются расходы на проезд, съём жилья и прочие, которые они несут в связи с тем, что находятся не в месте постоянного жительства. Но оформление будет другим.
Для всех остальных нахождение и работа в другой местности по сравнению с тем офисом, в котором они трудятся, можно считать командировкой. В том числе ею будет, например, поездка из филиала в главный офис компании по рабочим делам.
Кого можно отправить в командировку?
Есть несколько важных ограничений относительно работников, которых разрешается отправлять в командировку. Первое – с направляемым сотрудником должен быть подписан трудовой договор. В действительности это требование нередко нарушается, и в поездки отправляются граждане, сотрудничающие с компанией без заключения трудового договора, в рамках гражданско-правового, либо же и вовсе сотрудники других компаний, состоящих в дружественных отношениях с организацией-отправителем. Но тогда командировка сотрудника не будет официально оформляться, то есть специальные документы не понадобятся. А вопрос компенсации затрат в данном случае нужно будет прорабатывать другими путями.
Есть и другие ограничения. Так, в Трудовом кодексе указывается, что отправлять в командировку запрещается:
- сотрудников, не достигших совершеннолетнего возраста;
- работающих по ученическому договору, если командировка не имеет связи с обучением;
- беременных женщин.
Исключение из данных правил делается для творческих работников – то есть артистов театра и кино, журналистов и так далее, а также спортсменов.
Помимо этого, имеются и такие работники, которые имеют полное право на отказ от командировки без последствий:
- сотрудницы с детьми до трёхлетнего возраста;
- родители, в одиночку воспитывающие детей возрастом менее пяти лет;
- сотрудники с детьми-инвалидами;
- сотрудники, ухаживающие за членами семьи, нуждающимися в этом по медицинскому заключению.
Документы для оформления командировки
Если сотрудник может отправиться в служебную поездку, а сама она полностью соответствует всем критериям и должна рассматриваться именно как командировка, то нужно будет обеспечить ей оформление, чтобы задокументировать все расходы и обосновать соответствующие выплаты сотруднику.
По обновлённому законодательству у работодателя есть право в широких пределах варьировать документы, использующиеся при оформлении командировки, и потому организациями используются разные документы. Всё зависит от того, каков масштаб деятельности компании, её структура и просто традиционно сложившиеся в ней порядки оформления.
Служебное задание
Согласно уже упоминавшимся изменениям в законодательстве, служебная записка на командировку необязательна. Тем не менее многие компании продолжают применять этот документ. Если такая практика сохранилась, то она должна быть установлена локальным актом, в котором также нужно указать и форму для служебного задания. Иногда применяется стандартная, то есть форма № Т-10а, в других случаях специальная, разработанная в самой компании.
В первую очередь использование служебного задания уместно в крупных и разветвлённых компаниях, имеющих большое число подразделений для большего упорядочения работы. Тогда служебка на командировку нужна для того, чтобы руководитель подразделения обосновал в ней, для чего она требуется. Помимо причины, в ней также обычно указывают цель, которая должна быть достигнута, место, в которое отправляется сотрудник, и срок, на который он командируется. После рассмотрения записки руководитель всей организации решает, необходима ли эта поездка и, если решение положительное, издаёт соответствующий приказ.
Если же организация невелика и не имеет сложной структуры, то служебная записка на командировку не нужна, потому как информация, содержащаяся в ней, имеется и в других документах. Потому за её счёт можно уменьшить волокиту и сделать процедуру оформления быстрее, в малых компаниях их практически не используют. Образец служебной записки на командировку прилагается к статье – это унифицированная форма.
Командировочное удостоверение
В командировочные документы входит также удостоверение по форме № Т-10. Раньше его оформление было обязательным для подтверждения времени пребывания, в нём ставились все отметки о прибытии и отбытии. По новым правилам удостоверение стало необязательным, подтверждать же срок нахождения работника на задании можно при помощи билетов или служебной записки с приложенными к ней документами, если проезд осуществлялся при помощи личного транспорта.
Хотя удостоверения и перестали быть обязательными, их никто не запрещал, а потому они могут продолжать использоваться в некоторых компаниях. Несмотря на то что целью их отмены было упрощение документооборота, нередко оказывается, что использовать удостоверения проще. Потому, обозревая документы для командировки, коротко расскажем и об особенностях удостоверений.
В них должно быть зафиксировано, а также подтверждено подписью и печатью время, когда работник прибыл в пункт назначения, а также время его отбытия. Именно на их основании будут рассчитываться выплаты. Однако отметим, что если день отправления и день прибытия не совпадают, то расчёт ведётся именно со дня отправления (это верно и для возвращения). Если до пункта отправления нужно ещё добираться, то и это время включается в длительность командировки. Приведём пример: сотрудник должен отправиться на самолёте, вылетающем в 00:20 24 апреля. Однако, добираться до аэропорта ему необходимо минимум в течение часа, поскольку до него 50 километров. Тогда днём начала поездки будет считаться 23 апреля, и этот день тоже оплачивается.
Срок командировки жёстко не регламентируется, так что её минимальная длительность составляет один рабочий день, а максимальная измеряется месяцами. Также она может продлеваться при необходимости, но жёстко закреплённой процедуры для продления нет.
Приказ руководителя
Отправляется в служебную командировку сотрудник на основании приказа руководителя. Составляться этот приказ должен либо по стандартной форме № Т-9 (прилагается к статье), либо по собственной форме компании.
Рассмотрим содержание приказа. К его обязательным элементам относятся реквизиты компании, ФИО и должность работника, его подразделение, место, срок и цель командировки.
Отдельно нужно рассмотреть основание для составления приказа – стандартная форма подразумевает его обязательное указание. В этом качестве указывается служебное задание, если оно было составлено. В ином случае основанием может послужить другой документ, например, договор с контрагентом, по которому необходим выезд работника к нему.
Если служебная записка о направлении в командировку необязательна, то приказ является основным документом, без которого отправление в командировку невозможно.
Отражение в табеле учета рабочего времени
Отражена должна быть командировка в табеле учета рабочего времени. Она отмечается либо буквой (К), либо в цифровом виде (06). Время не указывается. Отдельные коды применяются при попадании дней командировки на праздники либо выходные. Если в этот день сотрудник работал, то обозначаться это будет как РВ (работа в выходной), если отдыхал – В. Для иллюстрации изложенного прилагается образец внесения данных о командировке в табель учета рабочего времени.
Отчетные документы о командировке
Отчёт о выполнении служебного задания теперь необязателен – точно так же, как и сама служебная записка на командировку, в которой это задание формулируется (её образец прилагается). Тем не менее локальными актами в компании может быть предусмотрено составление отчёта, а также не стоит забывать и о таком документе, как авансовый отчет по командировке. Для чего требуются отчёты?
- Работник отмечает факт выполнения служебного задания.
- Представляет результаты работы, если было дано соответствующее поручение.
- При неисполнении обязанностей в командировке сотрудник по итогам отчёта может быть привлечён к ответственности.
Авансовый отчет по командировке – на расходы, которые будут понесены в ходе командировки, работник заранее получает аванс. Затем, после окончания поездки и прибытия обратно, он должен будет отчитаться о понесённых тратах. Образец отчёта вы также можете найти в приложениях к статье. Отметим, что если потраченная сумма превысит аванс, то необходимо компенсировать дополнительные расходы при их признании целесообразными. И наоборот, если потрачено в итоге меньше, чем было выдано, то разницу нужно будет вернуть предприятию.
К авансовому отчёту обычно прилагаются документы, подтверждающие расходы. Их перечень устанавливается нормативными актами, действующими в компании. Подаётся отчёт в течение трёх суток после прибытия.
Ещё один важный документ – журнал учёта командированных сотрудников. В отличие от многих других рассмотренных выше документов, эти журналы (их два – отдельный для сотрудников, что были отправлены предприятием, и для прибывших на него, соответственно, журнал выбытия и журнал прибытия) всё ещё требуются законодательством, а потому нельзя пренебрегать их ведением.
Добавить комментарий