Уведомление о заключении трудового договора

Существуют отдельные случаи, когда о заключаемых трудовых отношениях работодатель обязан своевременно сообщать в соответствующие органы.

Данный порядок применяется далеко не ко всем работникам и является скорее исключением, чем правилом, но избежать процедуры нельзя, а несоблюдение требований может грозить административными наказаниями.

 

Необходимость уведомления

Уведомление о заключении трудового договора – это довольно специфичный документ, он составляется для того, чтобы уведомить службы миграции о приеме на работу гражданина другой страны. Такая мера позволяет следить за миграционными потоками и систематизировать информацию о занятости данных пластов населения.

По закону каждый иностранный гражданин обязан не только пройти регистрацию в миграционных службах при переезде в Россию, но и купить соответствующий патент или получить разрешение для возможности работать на территории РФ. Требования о покупке патента не распространяются на граждан дружественных государств, которые входят в Евразийское содружество. К этим странам относится Беларусь, Казахстан, Армения.

Печать на листе

Уведомлять ФМС следует как при заключении трудовых договоров, так и при подписании гражданско-правовых соглашений. Соответствующее оповещение производится и при расторжении контракта. Обязательства по предоставлению достоверных и своевременных сведений ложатся на работодателя. Он должен сообщать о найме и увольнении иностранных граждан во всех случаях, вне зависимости от причины и срока трудовых отношений и их расторжения.

Существует и еще один тип уведомлений, который подразумевает оповещение о приеме на работу бывшего государственного служащего. В этом случае оповещать следует не ФМС и МВД, а непосредственно бывшего работодателя. Целью оповещения является возможность контроля за деятельностью госслужащего, который обязан осуществляться в течение двух лет после увольнения. На бывших работников госструктур налагаются определенные обязательства, которых они должны придерживаться и после ухода с должности.

Категории работников

Уведомительная процедура соблюдается только для отдельных категорий работников.

В эти категории входят:

  1. Иностранные граждане, кроме граждан Белоруси, Казахстана, Армении.
  2. Лица, не имеющие гражданства.
  3. Бывшие госслужащие, которые уволились с государственной службы не позднее двух лет.

Иностранец, получивший вид на жительство в Российской Федерации считается временным гражданином, а потому отчитывать за его прием и увольнение не нужно.

Лица, ответственные за оформление

Вопрос ответственности за выполнение того или иного действия в организации решается самим руководителем. 

В некоторых случаях обязательства закрепляются трудовым законодательством, но говоря о составлении уведомлений, таких предписаний не существует. Поэтому ответственность за своевременное заполнение бланка и его передачу в соответствующие инстанции может лежать на любом работнике организации. Чаще всего такие обязанности возлагаются на кадровых сотрудников, но с таким же успехом этим может заниматься секретарь или юрист, а то и сам директор организации. При заключении гражданско-правовых отношений это может быть даже физическое лицо, являющееся работодателем или заказчиком услуг.

Руководитель за ноутбуком

Для руководителя крупной компании целесообразно возложить ответственность за оформление документации на одного из работников, чтобы иметь возможность следить за сроками выполнения данного обязательства. Такой порядок позволяет не только систематизировать систему оформления уведомлений, но и иметь возможность применять дисциплинарные взыскания в случае несвоевременного выполнения этой работы. Данная мера может понадобиться, если работник пропустит сроки предоставления уведомительной информации.

Сроки составления

Уведомления должны подготавливаться и передаваться по месту назначения в довольно короткие сроки:

  1. При приеме на работу иностранного гражданина на оформление бланка и его передачу отводится всего три рабочих дня с момента заключения трудового договора. Столько же дается и на оповещение миграционной службы о расторжении трудовых отношений.
  2. Когда речь идет об уведомлении, о приеме на работу государственного служащего, то здесь сроки немного больше. На оповещение бывшего работодателя дается семь дней с даты подписания обеими сторонами трудового соглашения, контракта о приеме на работу.

Подтверждать прием работников следует только после того, как договор был подписан, а приказ о приеме издан. Подписание контракта возможно по предъявлении положенного пакета документов.

Правила подготовки документа

Для подготовки уведомления о найме иностранца или лица без гражданства на работу организация обязана прибегнуть к заполнению унифицированной формы Т-19. Оформлять документ в произвольном порядке нельзя.

При заполнении бланка следует обратить внимание на некоторые обязательные нюансы:

  1. Бланк заполняется на русском языке, вне зависимости от страны, из которой прибыл работник.
  2. Вся информация вносится четко и разборчиво печатными буквами.
  3. При компьютерном наборе текста бланк выполняется в двухстороннем виде, а не печатается на отдельных листах.
  4. Все строки и ячейки должны быть заполнены без пропусков.
  5. Не допускаются ошибки, помарки, коррекция, исправления.
  6. Вся информация пишется в полном виде, без применения сокращений и аббревиатур.

Готовый документ должен быть заверен соответствующим образом при помощи подписей составителя и руководителя организации, а также проставления печати организации.

Уведомительная бумага на госслужащего носит менее официальный характер. Она подготавливается на фирменном бланке предприятия и носит информационный характер, то есть не подлежит каким-то обязательным канонам.

Форма и содержание

Форма уведомления о приеме иностранного гражданина жестко регламентирована, ее можно найти в Приказе ФМС России от 28.06.2010 N 147, приложение №19. Бланк Т-19 строго разграничен и требует лишь ответственного подхода к внесению необходимой информации.

Оформление

Содержание уведомления должно быть следующим:

  1. Наименование отделения ФМС, к которому относится организация.
  2. Данные, о работодателе начиная от названия организации, заканчивая банковскими реквизитами, ИНН и КПП.
  3. Юридический адрес предприятия и контактные номера телефонов.
  4. ФИО иностранного гражданина.
  5. Гражданство принятого работника.
  6. Дата рождения и место, где он родился.
  7. Пол.
  8. Данные удостоверяющего документа.
  9. Сведения из миграционной карты о дате ее выдачи и номере бланка.
  10. Место регистрации и жительства, а также дата постановки на миграционный учет.
  11. Сведения о наличии разрешения, патента на работу или иного разрешающего документа.
  12. Профессия, специальность, должность наемного лица.
  13. Сведения о заключенном соглашении или договоре.
  14. Адрес непосредственного рабочего места.

Все сведения должны соответствовать действительности и быть предоставлены только на основании официальных документов, способных их подтвердить.

Способы передачи

Крайне короткие сроки ставят перед работодателем вопрос о способах передачи заполненной бумаги. Оформленное уведомление можно подать в соответствующие органы несколькими способами:

  1. Лично.
  2. Почтовым отправлением.
  3. Электронным сообщением.

Рассмотрим каждый из этих способов.

  • Отдать документ лично в руки сотруднику миграционной службы кажется наиболее логичным и правильным способом передачи. Но такой метод не всегда осуществим. Многие организации имеют достаточную удаленность от нужного отдела МФС, к тому же командирую работника, работодатель рискует нецелесообразно расходовать рабочее время. Поэтому такой способ передачи удобен только тем, кто располагается в шаговой доступности от миграционной службы или тех, кто может с оказией передать бланки.
  • Отправляя документы по почте, не следует беспокоиться о сроках, главное, чтобы письмо было отправлено вовремя, а то, что получено оно будет на день или два позже роли уже не играет. Почтовая передача должна быть оформлена в виде заказного письма.
  • Электронный способ передачи также возможен, но только при условии, что юрлицо зарегистрировано на сайте Госуслуг. При наличии регистрации уведомление заполняется сразу в электронном виде, таким же образом проставляется подпись руководителя.

Способ передачи выбирается самим работодателем для ФМС, главное – это своевременное уведомление.

Образцы документов

Бланк уведомления о приеме на работу
Бланк уведомления об увольнении

Добавить комментарий

Рассылка новостей

Подпишитесь на нашу рассылку. Только актуальные новости и измнения трудового законодательства!

Согласен на обработку ПДн

Подписывайтесь на нас в Fecebook

Получите бесплатную консультацию юриста

+7 (499) 938-45-19
Москва

+7 (812) 467-30-91
Санкт-Петербург