Журнал учета трудовых договоров

При приёме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, а если затем нужно изменить условия работы, то ещё и дополнительное соглашение к нему.

Это крайне важные документы, ведение которых необходимо упорядочить, для чего и нужен журнал регистрации трудовых договоров.

О том, как вести этот журнал и обязателен ли он, мы и расскажем.

Регистрация трудовых договоров и соглашений

Специальный журнал для неё даёт возможность учёта и контроля договоров. Если возникнет такая необходимость, с его помощью очень просто найти сведения о любом из них и проверить всё, что требуется. Правильно оформленный журнал учёта (иногда также его называют книгой учёта), должен содержать всю важную информацию о трудовых договорах, которые заключало предприятие, причём не только действующих, но и уже завершившихся – это иногда тоже может оказаться важным. Помимо этой, главной функции, он также может выполнять и ещё минимум одну – с его помощью легко высчитать средний срок действия договора в компании, а это может стать важной информацией для определения стратегии развития и выявления недочётов при работе с персоналом.

Не всегда журнал регистрации договоров на предприятии один, иногда отдельные применяются для регистрации соглашений разного типа. Например, один для срочных, второй для бессрочных.

Обязательность ведения журнала учета

Вести журнал необязательно – нигде в законодательстве не указано, что при его отсутствии к предприятию могут быть применены какие-либо особые меры. Но несмотря на это он есть почти везде – это касается и государственных учреждений, и частных. В первую очередь он требуется для компаний достаточно крупного размера, или даже для относительно небольших, если они характеризуются частой сменой кадров. Иначе в трудовых договорах и дополнениях к ним можно запутаться. Хотя проверяющими органами его наличие и не требуется, но стоит отметить также и то, что он может ускорить проверку.

Трудовые договоры в любом случае необходимо регистрировать, а потому лишним журнал не будет, ведь он представляет собой удобный документ, позволяющий не искать нужный договор для проверки сведений. Помимо этого, он может быть важен если начался суд с одним из бывших сотрудников, в то время как его отсутствие сразу же ослабляет позиции работодателя. С его помощью проще будет и выдавать справки бывшим сотрудникам о прошлом месте их занятости, которые нередко требуются их новым работодателям.

Лица, ответственные за оформление

Как правило, обязанности по ведению журнала возлагаются на одного из работников кадрового отдела, занимающегося заключением трудовых договоров. Однако в некоторых случаях эти обязанности может выполнять и другой сотрудник – секретарь, заместитель руководителя либо кто-либо ещё по распоряжению руководителя. Всё зависит от размеров штата компании.

Правила ведения журнала

Несмотря на название – «журнал» либо «книга», по сути, этот документ обычно просто лист бумаги или несколько, скреплённых при помощи степлера. Только в крупных компаниях требуется действительно увесистый журнал. Тем более что желательно ежегодно заводить новый.

Нет особого стандарта, которому должна строго соответствовать книга регистрации трудовых договоров. Обычно она оформляется либо так же, как и уже имеющаяся в компании книга, либо как удобнее непосредственно составляющему сотруднику, поскольку и в компаниях обычно этот вопрос не является жёстко фиксированным внутренними нормами. К статье прилагается образец, в соответствии с которым её можно составить, а также ещё один, показывающий, как она обычно заполняется.

Есть сведения, которые обычно должны содержаться в документе, это:

• наименование организации;
• название самого журнала;
• дата, с которой он ведётся, и дата закрытия;
• время, в течение которого должен храниться.

Как видно из образца, она составляется как таблица (это самая удобна форма, хотя допускаются и другие) из нескольких колонок. Стандартные колонки такие:

• номер договора;
• дата его регистрации;
• подразделение, в которое устроился новый работник (если в компании их несколько);
• должность сотрудника;
• его ФИО;
• сведения об изменениях.

Может быть добавлен столбец о типе соглашения, если не заведены отдельные журналы для каждого; столбец для примечаний, куда вносятся различные важные сведения, не относящиеся к предыдущим столбцам; столбец о дате прекращения действия договора; другие столбцы.

Хотя форма журнала и свободная, и он может быть всего лишь несколькими листками, но в компаниях покрупнее предпочтительнее более серьёзный подход – журнал в них прошивают. Перед тем как внести первую запись, ставят печать и подпись директора. В таком случае это уже будет солидный документ, который можно будет без стеснения использовать при проверках.

Преимущества электронной формы

Помимо обычной, бумажной формы, всё чаще ведут журнал и в электронной. В компании может быть представлен как один из этих вариантов, так и оба сразу – в этом случае при расхождении данных преимущество отдаётся тем, что записаны на бумаге.

Электронный формат ведения документа имеет явные преимущества перед обычным. Это:

• высокий уровень конфиденциальности, ведь все данные можно защитить паролем;
• проще и быстрее оформлять;
• легче хранить данные, а если осуществляется резервное копирование и хранение на облачном сервисе, то нет никакого риска их потери даже в случае возникновения чрезвычайной ситуации в компании;
• на это расходуются меньшие средства;
• легко вносить изменения;
• информацию искать куда быстрее и удобнее.

Именно последнее преимущество следует назвать основным.

Чаще всего электронный журнал учета трудовых договоров ведут в программе Microsoft Excel, возможности которой позволяют быстро отыскать нужный договор по номеру или фамилии работника.

В бумажном варианте поиск будет дольше, в особенности если речь идёт о крупной компании с сотнями сотрудников.

Минусы электронного варианта во многом являются продолжением его плюсов. Так, лёгкость внесения изменений и вообще работы с журналом делают более важным человеческий фактор, что чревато неисправленными ошибками, которые могут отразиться при смене ответственного за учёт сотрудника. Помимо этого, такой формат открывает поле и для злоупотреблений со стороны работодателя. Именно поэтому в некоторых компаниях журналы дублируются – ведётся и электронный, и обычный. Часто принят порядок, по которому в течение года ведётся электронный журнал, а в конце года он распечатывается, после чего сдаётся на хранение – таким образом данные фиксируются и вносить правки  уже невозможно.

Внесение изменений в документ

В журнал могут вноситься самые разные изменения: самое очевидное – проводится регистрация каждый раз после того, как заключён трудовой договор. Помимо этого, в нём отражаются переводы сотрудника, отстранения, изменение условий договора и так далее. Чаще всего изменения происходят в дополнительном соглашении, потому, чтобы постоянно не менять данные в основном журнале, иногда заводят ещё один, специально для учёта дополнительных соглашений. Такое обычно происходит на крупных предприятиях. Этот журнал будет заполняться по тем же правилам, что и основной.

Но одно дело дополнения, и другое – исправление ошибок. Допускается корректировать мелкие ошибки, порядок исправления такой: неверная запись перечёркивается, но лишь одной линией, без густого зачёркивания. Над ней делается исправление, при необходимости добавляется подпись ответственного лица. Недопустимо использование штриха, чтобы закрыть запись. При обнаружении действительно грубой и важной ошибки в журнале он должен быть закрыт, а на последней странице необходимо сделать запись о том, что он закрыт досрочно из-за найденной ошибки. После этого заводят новый документ. Обычно закрытие одного журнала и открытие другого отражается в письменном распоряжении руководителя.

Образцы документов