Справка о доходах для расчета больничного листа

Изменения в законодательстве затронули способ определения средней заработной платы. Изменения привели к утверждению нового оформления справки для расчета оплаты по больничным листам, выдаваемой при смене места работы. Изменения произошли в апреле 2013 года.

Для чего необходима справка?

Справка для определения суммы компенсации по листку нетрудоспособности — документ определенной формы. Его принято считать бухгалтерским, так как он необходим для определения суммы, причитающейся человеку за период отсутствия на рабочем месте, если он подтвержден листом нетрудоспособности.

В бухгалтерской речи данный документ называют по-разному:

справка 182н для расчета больничного листа;
форма 182н.

Оба наименования связаны с нормативным актом, который утвердил форму, содержание и порядок работы с данными о зарплате человека. Кто может потребовать бухгалтерскую форму:

сотрудник;
руководитель;
представитель бухгалтерской службы организации.

Форма справки для расчета больничного и структура бланка закреплены Приказом МТ РФ 182н. Бланк состоит из 4 разделов:

Юридические сведения о предприятии или компании, предоставившей форму. Название в строгом соответствии с учредительными документами.
Данные о сотруднике, которому данная информация предоставляется: фамилия, имя, отчество; номер по табелю учета рабочего времени; индивидуальный номер налогоплательщика, СНИЛС; профессия или должность; место выполнения трудовых обязанностей (отдел или подразделение).
Данные о денежных средствах, которые получил сотрудник с учетом страховых перечислений. Сведения расписаны по календарным годам, каждый из которых для удобства поиска расположен в отдельном столбце (графе). Здесь отражаются сведения о текущих периодах. Для конкретного года устанавливается лимит, исходя из него,рассчитываются страховые выплаты. Учитываются взносы в фонды социального страхования и пенсионного обеспечения. Средства сверх лимита в справке не отражаются.
Данные о больничных днях, по которым работник получал по среднему без учета страховых начислений. Называется такой промежуток времени — «исключаемый период». Это время, когда была зафиксирована документально нетрудоспособность. Исключаемые периоды ограничены датами: начало б/л и выход с б/л. Количество дней, которое отсутствовал человек, записывается с расшифровкой: цифрами и словами.

Периоды для больничного листа обозначаются:

ВР (временная нетрудоспособность);
отпуск по БиР (беременности и родам);
ОУ (отпуск по уходу за ребенком).

Два последних раздела формы должны быть сопоставимы по содержанию, дополняют друг друга.

Справка для больничного листа позволит получить с предыдущего места трудоустройства сведения, по которым подсчитывается компенсация на новом предприятии.

Данные, требующиеся для бухгалтерских действий:

время нахождения на больничном;
количество дней отсутствия на рабочем месте;
причина (указывается код по мед. классификации):
стаж страховой деятельности;
сумма, установленная формулой расчета в % отношении (20, 60,100%);
расчет за весь период.

В справке с места работы для больничного указывается сумма пособия, которое получает работник за счет средств фонда СС. Размер пособия указывается без начислений подоходного налога, данная сумма прописывается отдельно.

Организация оплачивает не весь больничный лист, а 3 дня. Оставшаяся часть оплачивается ФСС. Лист нетрудоспособности по беременности и родам полностью оплачивается средствами ФСС. Данное пособие не облагается налогом на доходную часть физических лиц.

Порядок оплаты

Для получения компенсации сотруднику нужно сдать в бухгалтерию оригинал листа нетрудоспособности. Справка 182н для начисления больничного листа потребуется, если работник не был сотрудником учреждения 2 года. Когда человек трудится на предприятии длительное время, он может запросить данную документацию только для проверки начислений в сторонней организации. Больничный лист и бухгалтерские данные рассматриваются в течение 10 дней. Но это максимальный срок. При нормальной работе бухгалтерии, все происходит гораздо быстрее. Работник получает причитающуюся ему сумму компенсации с первой выплатой средств, которые в это время проводятся: аванс, зарплата. Материалы, направляемые в Фонд социального страхования, находятся в производстве 10 дней. Затем человек должен получить пособие.

Правила заполнения справки

Порядок оформления справки утвержден Приказом №182н Минтруд РФ от 30.04.13г.

Правила заполнения:

Заполнение не ограничено способами (Пункт 5 Порядка). Можно вывести печатную форму и заполнить ее шариковой ручкой. Есть ограничения по цвету пасты: синие и черные чернила. Более распространенный вариант — печатный.
Данные, которые необходимо внести в Справку (п.6 Порядка), берутся из бухгалтерских программ, отчетности по заработной плате и другим начислениям работника.

Любой документ закрепляется печатью. Требование по ее постановке закреплено следующими документами:

ФЗ №208 от 26.12.1995 п.7 ст.2.
ФЗ №14 от 08.02.1998 п.5 ст.2.

Форма печати — круглая. Ею нельзя закрывать необходимые для прочтения сведения, она не должна мешать изучению росписи, ее расшифровки, заверивших справку лиц. Чаще в документе расписываются следующие сотрудники:

руководитель (начальник, директор);
главбух.

Есть учреждения, не имеющие гербовой (круглой) печати. Для таких случаев разработаны особые требования. Потребуется собрать пакет для сопровождения формы и доказательства ее действительности. Что входит в пакет документов (п.7 Порядка), когда предоставляются копии:

Документ, который дает право руководителю или представителю организации подписывать Справки, действовать от имени юр. лица без доверенности.
Доверенность, дающая право подписывать форму 182н и другие документы.
Документ, удостоверяющий личность человека, подписавшего Справку.
Свидетельство и регистрации физлица в налоговых органах в качестве ИП (индивидуального предпринимателя).

Любые исправления, подкрашивания корректором, помарки делают форму недействительной.

Лучший вариант — печать на бланке организации, где все основные сведения уже имеются.

Справка с предыдущего места трудовой деятельности

Встречаются на практике ситуации, которые усложняют работу бухгалтерии по новому месту приема сотрудника. Наиболее частые проблемы можно рассмотреть.

Предоставлена копия справки

Руководитель может принять копию (ксерокопию) и рассчитать пособие без оригинала, но Справка должна быть установленным образом заверена. Способы заверения утверждены ФЗ №255 от 29.12.2006 ч.7.1. ст.13:

нотариально;
работодателем, выдавшем справку.

Не предоставлена справка для расчета больничного листа

Бухгалтерия проводит работу по требованиям 182н для расчета оплаты дней, нетрудоспособности по имеющимся данным. Приказ №182н разъясняет, что исходить придется от имеющихся данных за предыдущий период в течение 2 лет, но не меньше минимального уровня оплаты труда (МРОТ) на день получения больничного. Документы, регламентирующие данный участок работы:

ФЗ №255 от 29.12.2006 ч.2.1. ст.15.
ФЗ №255 от 29.12.2006 ч.1.1. ст.14.
Информация ФСС.

Справка для больничного листа представлена позднее произведенных расчетов, после получения пособия

Согласно практике и рекомендациям «Информационных справочников ФСС», пособия подвергаются перерасчету. Срок, за который возможно истребовать возмещение недополученных средств, — 3 года до получения справки о доходах для расчета больничного листа. Даже при наличии письменного обращения от сотрудника, указаний каких-то служб, за более ранние периоды нетрудоспособности перерасчет пособий не производится.

Вместо справки, работником направлено заявление о получении информации о доходах через ПФР

Данное право закреплено за работником следующими нормативными актами:

ФЗ №255 от 29.12.2006 ч.7.2. ст.13.
ФЗ №21н от 24.01.2011 п.5,6, Приложение №3.

Заявление, направленное в кадровую службу, предоставляется в ПФР. Запрос можно пересылать в пенсионный фонд в двух видах:

почтовым отправлением;
в электронном виде.

Последний вариант должен иметь электронную цифровую печать. Запрос принимается службой и оформляется ответ в организацию. Справка для начисления больничного будет иметь совершенно иную форму. Это будет выписка о выплатах фонд. Но данный документ содержит информацию о доходах человека. В запросе можно указать период, но чаще выписку делают за весь трудовой стаж работника.

Использовать информацию, которая предоставлена ПФР, рекомендовано для расчета текущего больничного листа и перерасчета уже оплаченных.

Обязанность работодателя по выдаче справки

При увольнении с предприятия работник должен получить на руки трудовую книжку. В ней фиксируется причина, по которой увольняется человек, юридическое основание завершения трудовой деятельности. Другие обязательные документы:

Сведения о зарплате, получаемой в определенный период. Берутся для расчетов последние два года.
Справка о доходах (2-НДФЛ).

Обязанность руководителя закреплена ФЗ №255 п.3 ч.2 ст.4.1. Выдается документ увольняющемуся в день завершения трудовой деятельности на предприятии или в течение 3 дней после вручения заявления. Запросить справку по больничным листам при увольнении может также человек, который уже не является сотрудником предприятия, если таковой документ он не получил при расчете. Справка для расчета больничного листа содержит сведения за 2 календарных года до даты прекращения трудовых отношений. Если человек отработал меньше 2 лет, ему оформляют справку за отработанный период.

Трудовой кодекс РФ обязывать руководителя выдавать форму 182н в соответствии с установленным образцом по письменному или устному обращению сотрудника.

Справки находятся в архивных подшивках в течение 6 лет. Такой же срок действия у самого документа. Представить данные в бухгалтерию для перерасчета и доначисления денежных выплат советуют в течение 3 лет после закрытия и сдачи в бухгалтерию листа нетрудоспособности.

Для получения денежной компенсации за период отсутствия на рабочем месте по объективной причине потребуется справка для бухгалтерского расчета. При отсутствии такого документа сумма будет рассчитана по «минималке», то есть, с учетом уровня МРОТ.